資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮資料檔案在公司/組織運(yùn)營管理中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在資料檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等全過程的管理活動(dòng)。（三）定義1.資料檔案：指公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件、資料、記錄等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的資料檔案按照規(guī)定的程序和要求，移交至檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)資料檔案的重要程度、性質(zhì)和歷史價(jià)值，確定其應(yīng)保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保資料檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類資料檔案，保證其齊全、完整。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止資料檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的資料檔案管理體系，便于資料檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司/組織的章程、制度、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類行政公文。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司/組織對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財(cái)務(wù)檔案類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.人事檔案類：涉及員工的入職登記表、履歷表、考核記錄、培訓(xùn)檔案、薪酬福利資料、勞動(dòng)合同等。5.項(xiàng)目資料類：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目文檔、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.技術(shù)資料類：如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)記錄、專利文件等。7.市場(chǎng)營銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。8.其他類：上述分類未涵蓋的其他具有保存價(jià)值的資料檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料檔案編號(hào)采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。2.類別代碼：根據(jù)資料檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫字母表示，如“A”代表行政文件類，“B”代表業(yè)務(wù)合同類等。3.年度代碼：用四位數(shù)字表示資料檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照資料檔案形成的先后順序，用五位數(shù)字編號(hào)，從“00001”開始。5.示例：某行政文件于2023年形成，其編號(hào)為“A202300001”。三、資料檔案的形成與收集（一）職責(zé)分工1.各部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中資料檔案的形成和收集工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保資料檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料檔案的形成與收集工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）形成要求1.資料檔案的形成應(yīng)符合公司/組織的業(yè)務(wù)流程和管理要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)，由主辦部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成資料檔案的形成工作，并明確各部門的職責(zé)分工。（三）收集范圍1.各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，全面收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類資料檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、音像資料等。2.對(duì)于外來文件，如政府部門的批復(fù)、函件，合作單位的文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。（四）收集時(shí)間1.資料檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)辦理完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完成，一般不超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于重要的資料檔案或有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保資料檔案的時(shí)效性。四、資料檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.資料檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)紙質(zhì)資料檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作；對(duì)電子資料檔案，應(yīng)進(jìn)行分類命名、存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)整理等操作。3.對(duì)于破損、褪色的紙質(zhì)資料檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）歸檔流程1.各部門資料檔案整理完畢后，填寫《資料檔案歸檔清單》，詳細(xì)記錄資料檔案的名稱、類別、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)各部門提交的《資料檔案歸檔清單》進(jìn)行審核，核對(duì)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過后，辦理歸檔手續(xù)，將資料檔案按照編號(hào)順序排列上架，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)于不符合歸檔要求的資料檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充、修改或重新整理，直至符合要求為止。五、資料檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放資料檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保資料檔案的實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子資料檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行分類備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子資料檔案的索引目錄，便于快速檢索。3.對(duì)于重要的資料檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е沦Y料檔案丟失。（三）保管期限1.資料檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和歷史價(jià)值確定，具體如下：永久保管：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的資料檔案，保管期限一般為[X]年。短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的資料檔案，保管期限一般為[X]年。2.保管期限屆滿的資料檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)資料檔案的保管情況進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括資料檔案的實(shí)體狀況、存儲(chǔ)環(huán)境、保管期限等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的資料檔案、調(diào)整存儲(chǔ)環(huán)境等。同時(shí)，應(yīng)做好檢查記錄，以備查閱。六、資料檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱資料檔案，應(yīng)根據(jù)其工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查閱。查閱權(quán)限分為一般查閱、重要查閱和機(jī)密查閱。一般查閱：僅限于查閱公開的、一般性的資料檔案，如行政文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。查閱人員應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。重要查閱：涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵信息等資料檔案的查閱，查閱人員應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。機(jī)密查閱：對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機(jī)密資料檔案的查閱，查閱人員應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料檔案內(nèi)容。2.外部單位查閱公司/組織資料檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員需提前向檔案管理部門提交《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，明確查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)《資料檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)查閱權(quán)限批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。3.查閱人員憑批準(zhǔn)后的《資料檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門查閱資料檔案。查閱過程中，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄資料檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料檔案歸還檔案管理部門，并在《資料檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員利用資料檔案開展工作，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.如需將資料檔案提供給外部單位使用，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.對(duì)于資料檔案的利用情況，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤和記錄，確保資料檔案的合理使用和安全。七、資料檔案的銷毀（一）銷毀鑒定1.保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的資料檔案，由檔案管理部門定期組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)資料檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)擬銷毀的資料檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。對(duì)于仍有保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)繼續(xù)保留；對(duì)于確無保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)填寫《資料檔案銷毀清單》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的資料檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保資料檔案的信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《資料檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，應(yīng)將《資