工程檔案問(wèn)責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高工程建設(shè)管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本工程檔案問(wèn)責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的各類(lèi)工程項(xiàng)目檔案管理工作，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等形成的全過(guò)程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保工程檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)、各崗位在工程檔案管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。3.全程管控原則：對(duì)工程檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行有效管控，確保檔案質(zhì)量。4.及時(shí)歸檔原則：工程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，及時(shí)歸檔，不得積壓。二、工程檔案管理職責(zé)（一）建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本單位及參建單位的工程檔案管理工作。2.按照合同約定，督促勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位及時(shí)整理、歸檔各自工作中形成的工程文件，并對(duì)其完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)收集、匯總各參建單位移交的工程檔案，進(jìn)行系統(tǒng)整理，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)或其他有關(guān)部門(mén)移交。4.建立健全工程檔案管理制度，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。（二）勘察單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程勘察過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括勘察報(bào)告、原始記錄、圖紙等，并按要求進(jìn)行歸檔。2.對(duì)勘察文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確?？辈煳募蠂?guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的勘察檔案移交建設(shè)單位。（三）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書(shū)及設(shè)計(jì)變更文件等，并按要求進(jìn)行歸檔。2.保證設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量，對(duì)設(shè)計(jì)文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計(jì)文件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的設(shè)計(jì)檔案移交建設(shè)單位。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程施工過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全資料等，并按要求進(jìn)行歸檔。2.建立健全施工文件管理制度，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)施工文件的收集、整理和歸檔工作。3.對(duì)施工文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保施工文件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及工程實(shí)際情況。4.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案移交建設(shè)單位。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程監(jiān)理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并按要求進(jìn)行歸檔。2.監(jiān)督檢查施工單位的文件資料收集、整理和歸檔工作，對(duì)施工文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的監(jiān)理檔案移交建設(shè)單位。三、工程檔案管理流程（一）文件收集1.各部門(mén)、各崗位在工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集各自工作中形成的工程文件。2.收集的文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及工程實(shí)際情況。3.對(duì)收集到的文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）文件整理1.工程文件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.不同載體的文件應(yīng)分別整理，如紙質(zhì)文件、電子文件等。3.整理后的文件應(yīng)編制目錄，便于查找和利用。（三）文件歸檔1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的工程文件移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度對(duì)歸檔文件進(jìn)行審核，確保文件符合要求。3.審核通過(guò)的文件應(yīng)進(jìn)行妥善保管，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。（四）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)提供適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的安全。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等保護(hù)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（五）檔案利用1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.外單位人員查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（六）檔案移交1.工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)或其他有關(guān)部門(mén)移交工程檔案。2.移交檔案時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、問(wèn)責(zé)情形（一）建設(shè)單位問(wèn)責(zé)情形1.未建立健全工程檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂的。2.未按照合同約定督促參建單位及時(shí)整理、歸檔工程文件，影響工程竣工驗(yàn)收的。3.對(duì)參建單位移交的工程檔案審核不嚴(yán)，造成檔案質(zhì)量問(wèn)題的。4.未及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)或其他有關(guān)部門(mén)移交工程檔案，導(dǎo)致延誤的。（二）勘察單位問(wèn)責(zé)情形1.未按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范收集、整理勘察文件，導(dǎo)致文件不完整、不準(zhǔn)確的。2.未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將勘察檔案移交建設(shè)單位，影響工程竣工驗(yàn)收的。3.勘察文件存在弄虛作假行為的。（三）設(shè)計(jì)單位問(wèn)責(zé)情形1.未按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范收集、整理設(shè)計(jì)文件，導(dǎo)致文件不完整、不準(zhǔn)確的。2.未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將設(shè)計(jì)檔案移交建設(shè)單位，影響工程竣工驗(yàn)收的。3.設(shè)計(jì)文件存在重大質(zhì)量問(wèn)題，影響工程安全和使用功能的。（四）施工單位問(wèn)責(zé)情形1.未建立健全施工文件管理制度，導(dǎo)致文件收集、整理不及時(shí)、不規(guī)范的。2.未按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及工程實(shí)際情況收集、整理施工文件，導(dǎo)致文件虛假、不完整的。3.未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將施工檔案移交建設(shè)單位，影響工程竣工驗(yàn)收的。4.施工過(guò)程中故意隱瞞重要文件或偽造文件的。（五）監(jiān)理單位問(wèn)責(zé)情形1.未按照監(jiān)理規(guī)范收集、整理監(jiān)理文件，導(dǎo)致文件不完整、不準(zhǔn)確的。2.未認(rèn)真履行監(jiān)理職責(zé)，對(duì)施工單位文件資料審核不嚴(yán)，造成檔案質(zhì)量問(wèn)題的。3.未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將監(jiān)理檔案移交建設(shè)單位，影響工程竣工驗(yàn)收的。五、問(wèn)責(zé)方式（一）責(zé)令整改對(duì)存在一般檔案管理問(wèn)題的部門(mén)或個(gè)人，責(zé)令限期整改，確保檔案管理工作符合要求。（二）警告對(duì)違反工程檔案管理規(guī)定，情節(jié)較輕的部門(mén)或個(gè)人，給予警告處分，并要求其作出書(shū)面檢討。（三）罰款對(duì)因檔案管理問(wèn)題給公司造成一定損失的部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予一定金額的罰款。（四）通報(bào)批評(píng)對(duì)檔案管理工作嚴(yán)重失職，影響惡劣的部門(mén)或個(gè)人，在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（五）解除勞動(dòng)合同對(duì)檔案管理問(wèn)題嚴(yán)重，構(gòu)成嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度的個(gè)人，依法解除勞動(dòng)合同。（六）法律責(zé)任追究對(duì)因工程檔案管理問(wèn)題導(dǎo)致違反法律法規(guī)的行為，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、問(wèn)責(zé)程序（一）線(xiàn)索發(fā)現(xiàn)1.公司內(nèi)部審計(jì)、檢查等部門(mén)在工作中發(fā)現(xiàn)工程檔案管理存在問(wèn)題的線(xiàn)索。2.檔案管理部門(mén)在日常工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理不符合要求的情況。3.其他部門(mén)或個(gè)人舉報(bào)工程檔案管理違規(guī)行為。（二）調(diào)查核實(shí)1.對(duì)發(fā)現(xiàn)的線(xiàn)索進(jìn)行初步核實(shí)，確定是否存在問(wèn)責(zé)情形。2.成立調(diào)查組，對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入調(diào)查，收集證據(jù)。3.調(diào)查組應(yīng)與被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行溝通，聽(tīng)取其陳述和申辯。（三）責(zé)任認(rèn)定1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，認(rèn)定責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。2.明確問(wèn)責(zé)情形和問(wèn)責(zé)方式。3.形成責(zé)任認(rèn)定報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）問(wèn)責(zé)執(zhí)行1.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)責(zé)任認(rèn)定報(bào)告后，下達(dá)問(wèn)責(zé)決定。2.責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照問(wèn)責(zé)決定，認(rèn)真落實(shí)整改措施。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)問(wèn)責(zé)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。（五）申訴與復(fù)查1.被問(wèn)責(zé)對(duì)象對(duì)問(wèn)責(zé)決定不服的，可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。