檔案定期銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與有效利用，規(guī)范檔案定期銷(xiāo)毀工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的定期銷(xiāo)毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案銷(xiāo)毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，采取必要措施保障檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。3.集中管理原則：檔案定期銷(xiāo)毀工作實(shí)行集中管理，由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一組織實(shí)施。4.鑒定準(zhǔn)確原則：對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定，確保銷(xiāo)毀檔案確無(wú)保存價(jià)值。二、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干及檔案管理人員。（二）鑒定周期檔案鑒定小組每年定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面鑒定，確定是否需要銷(xiāo)毀。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容：已完成其記錄使命，無(wú)查考利用價(jià)值的文件；文件內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已經(jīng)辦理完畢，且在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不會(huì)再被查閱的；文件內(nèi)容重復(fù)、已被其他文件替代且無(wú)特殊保存意義的。2.文件形式：文件格式過(guò)時(shí)，無(wú)法與現(xiàn)有辦公系統(tǒng)兼容且無(wú)轉(zhuǎn)換必要的；文件載體損壞，無(wú)法讀取且無(wú)備份的。3.文件時(shí)效性：時(shí)效性較強(qiáng)的文件，超過(guò)規(guī)定保存期限的；法律法規(guī)明確規(guī)定了保存期限，已達(dá)期限的文件。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.小組審議：檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案清單進(jìn)行審議，逐一分析檔案內(nèi)容、形式及時(shí)效性等，確定是否確無(wú)保存價(jià)值。3.形成鑒定意見(jiàn)：經(jīng)小組審議通過(guò)的檔案，形成鑒定意見(jiàn)，明確檔案名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。三、銷(xiāo)毀審批（一）審批流程1.部門(mén)申請(qǐng)：檔案所在部門(mén)根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的情況及銷(xiāo)毀理由。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容屬實(shí)，簽署審核意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)復(fù)核：檔案管理部門(mén)收到《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》后，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行復(fù)核，核實(shí)鑒定意見(jiàn)及申請(qǐng)材料的完整性。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：檔案管理部門(mén)將復(fù)核后的《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司檔案管理政策及實(shí)際情況，做出審批決定。5.主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息或大量檔案的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，需報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審批依據(jù)審批過(guò)程嚴(yán)格依據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)及公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀檔案的必要性和合規(guī)性。四、銷(xiāo)毀實(shí)施（一）銷(xiāo)毀方式選擇根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量及保密要求等因素，選擇合適的銷(xiāo)毀方式。1.物理銷(xiāo)毀：對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行物理銷(xiāo)毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除、格式化等操作，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。2.委托銷(xiāo)毀：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，可委托具有資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀過(guò)程安全、保密。（二）銷(xiāo)毀實(shí)施流程1.制定銷(xiāo)毀計(jì)劃：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，制定詳細(xì)的銷(xiāo)毀計(jì)劃，明確銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.準(zhǔn)備銷(xiāo)毀場(chǎng)地及設(shè)備：根據(jù)銷(xiāo)毀方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的銷(xiāo)毀場(chǎng)地及設(shè)備，確保銷(xiāo)毀工作順利進(jìn)行。如采用焚燒方式，需選擇符合環(huán)保要求的焚燒場(chǎng)地，并配備專(zhuān)業(yè)的焚燒設(shè)備；采用粉碎方式，需準(zhǔn)備合適的粉碎設(shè)備。3.組織銷(xiāo)毀工作：檔案管理部門(mén)按照銷(xiāo)毀計(jì)劃，組織相關(guān)人員實(shí)施銷(xiāo)毀工作。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。4.填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀工作完成后，參與銷(xiāo)毀的人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)自查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行自查，檢查銷(xiāo)毀計(jì)劃的執(zhí)行情況、銷(xiāo)毀記錄的完整性、銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。2.審計(jì)部門(mén)監(jiān)督：公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查銷(xiāo)毀檔案的鑒定依據(jù)、審批程序、銷(xiāo)毀實(shí)施過(guò)程等是否符合規(guī)定要求，確保檔案銷(xiāo)毀工作合法合規(guī)。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。六、保密措施（一）人員保密管理1.簽訂保密協(xié)議：參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)保密教育：對(duì)參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員進(jìn)行定期保密教育，提高其保密意識(shí)和技能，防止在銷(xiāo)毀過(guò)程中發(fā)生泄密事件。（二）銷(xiāo)毀過(guò)程保密1.選擇保密場(chǎng)所：銷(xiāo)毀場(chǎng)地應(yīng)選擇在安全、保密的區(qū)域，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.采取保密措施：在銷(xiāo)毀過(guò)程中，對(duì)銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，防止檔案內(nèi)容泄露。如采用委托銷(xiāo)毀方式，應(yīng)與受托方簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任。七、特殊檔案處理（一）涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案對(duì)于涉及公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，如專(zhuān)利文件、商標(biāo)注冊(cè)文件等，在銷(xiāo)毀前應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)及公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定進(jìn)行處理，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵害。（二）涉及訴訟檔案對(duì)于正在進(jìn)行訴訟或可能涉及訴訟的檔案，應(yīng)在訴訟結(jié)束或不再存在訴訟風(fēng)險(xiǎn)后，按照本制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。在訴訟期間，檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、附則（一）制度解釋