學校檔案制度管理一、總則（一）目的學校檔案是學校教育教學、行政管理、后勤服務等各項工作的真實記錄，是學校發(fā)展歷程的重要見證。為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組、各班級及全體教職工和學生。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案管理人員應嚴格把關，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映學校各項工作的實際情況。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立學校檔案管理領導小組，由學校主要領導擔任組長，各部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學校檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導檔案管理部門開展工作。（二）檔案管理部門學校設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施；負責學校各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；指導學校各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。（三）各部門職責學校各部門應明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。各部門檔案員應積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，確保本部門檔案的完整、準確和及時歸檔。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類、教師業(yè)務類、學生學籍類、基建檔案類、設備檔案類、聲像檔案類等十大類。具體分類如下：1.黨群工作類檔案主要包括學校黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、群團工作等方面的文件材料。2.行政管理類檔案主要包括學校行政事務管理、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事管理、財務管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.教學管理類檔案主要包括學校教學計劃、教學大綱、課程安排、教學改革、教學評估、教學成果、教師教學業(yè)務檔案等方面的文件材料。4.學生管理類檔案主要包括學生招生錄取、學籍管理、獎懲情況、綜合素質(zhì)評價、畢業(yè)就業(yè)等方面的文件材料。5.后勤管理類檔案主要包括學校后勤保障、物資采購、校園建設、房產(chǎn)管理、物業(yè)管理等方面的文件材料。6.教師業(yè)務類檔案主要包括教師個人基本情況、教學業(yè)務檔案、科研成果、進修培訓、師德師風等方面的文件材料。7.學生學籍類檔案主要包括學生入學登記表、學籍卡片、成績單、獎懲記錄、轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學等手續(xù)材料。8.基建檔案類主要包括學校基本建設項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。9.設備檔案類主要包括學校教學、科研、行政等設備的購置、驗收、使用、維護、報廢等過程中形成的文件材料。10.聲像檔案類主要包括學校在教學、科研活動、重大事件、校園文化建設等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結構，具體編號方法如下：1.年度編號采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別編號按照檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示各類檔案的類別代碼，如“01”表示黨群工作類檔案，“02”表示行政管理類檔案等。3.流水號按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示檔案的流水號，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“2023020001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍學校各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與學校工作相關的文件、指示、通知等。2.學校制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.學校各類教學活動中形成的教案、講稿、課件、試卷、成績冊、教學評估材料等。4.學生的入學登記表、學籍卡片、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。5.教師的個人基本情況、教學業(yè)務檔案、科研成果、進修培訓記錄等。6.學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等文件材料。7.學校設備的購置、驗收、使用、維護、報廢等文件材料。8.學校在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門的文件材料進行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應及時收集并向檔案管理部門移交，不得積壓或擅自銷毀。3.收集過程中，應注意文件材料的真實性、準確性和完整性，對不符合要求的文件材料應及時進行補充或修正。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，按照文件材料的時間順序、重要程度等進行分類整理。2.保持文件之間的有機聯(lián)系，將同一問題、同一事件、同一項目的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分文件材料的不同價值，將具有重要保存價值的文件材料列為永久保存，具有一般保存價值的文件材料列為長期或短期保存。4.便于保管和利用，整理后的檔案應符合規(guī)范化、標準化的要求，便于檔案的裝訂、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進行分類。裝訂：將每份文件材料按照一定的順序排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂。編頁：對裝訂后的文件材料進行編頁，標注頁碼，確保頁碼的連續(xù)性和準確性。編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，注明檔案的編號、類別、保管期限、起止日期等信息。裝盒：將編目后的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標注檔案編號、類別、保管期限等信息。2.電子檔案整理分類：按照檔案分類方案，對電子文件進行分類。命名：電子文件的命名應規(guī)范、準確，反映文件的內(nèi)容和形成時間，采用“年度類別流水號文件題名”的命名方式。存儲：將電子文件存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，確保電子文件的安全保存。編目：編制電子檔案目錄，注明電子文件的編號、類別、保管期限、存儲位置等信息。五、檔案的保管（一）保管場所建設學校應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案上架排列檔案上架應按照檔案編號順序進行排列，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。檔案架應標注檔案類別和保管期限，檔案盒應標注檔案編號和案卷題名。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括學校的重要規(guī)章制度、重大事件記錄、重要會議文件、教學科研成果總結、基建項目竣工驗收文件、設備購置合同等。2.長期保管的檔案凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括學校的一般性規(guī)章制度、工作計劃與總結、教學常規(guī)文件、學生學籍檔案、教師業(yè)務檔案等。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括學校的臨時性文件、一般性會議記錄、學生獎懲記錄等。（四）檔案定期清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、類別、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應及時進行處理。清查結果應形成書面報告，報學校檔案管理領導小組。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立學校檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐份審查檔案材料，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的存毀。2.分析比較法通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的利用情況和保存價值，為檔案鑒定提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，注明檔案的編號、類別、題名、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊報學校檔案管理領導小組審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。3.銷毀檔案銷毀應在指定的地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.備案檔案銷毀情況應及時向?qū)W校檔案管理部門備案，并存檔備查。七、檔案的利用（一）利用范圍學校檔案主要為學校各項工作服務，利用范圍包括學校內(nèi)部各部門、教職工、學生，以及校外有關單位和個人。利用檔案應遵守國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理制度，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，協(xié)助利用者查找所需檔案。查閱檔案應填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔