政府檔案收集制度一、總則（一）目的為加強政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，維護檔案的真實性和安全性，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級政府機關、直屬機構、派出機構及所屬事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱各部門）的檔案收集工作。（三）基本原則1.依法收集原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案收集工作。2.全面收集原則：涵蓋各部門在履行職能活動中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整性。3.及時收集原則：在檔案形成后，按照規(guī)定的時間和程序及時進行收集，防止檔案散失。4.集中統(tǒng)一管理原則：各部門的檔案由本部門檔案管理機構集中統(tǒng)一管理，不得分散保存。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關來文，包括命令、決定、指示、通知、通報、報告、批復等。2.本機關形成的文件材料，如請示、報告、通知、會議紀要、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.下級機關的請示及本機關的批復。4.與其他機關單位的往來文件，如函件、協(xié)議、合同等。（二）科技檔案1.基本建設項目檔案，包括項目規(guī)劃、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。2.設備儀器檔案，包括設備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.科研項目檔案，包括科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、工資變動材料、獎懲材料等。2.專業(yè)技術人員的職稱評定材料、學歷學位材料、科研成果材料等。（四）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告，包括月度、季度、年度財務報表及附注等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務申報表等。（五）聲像檔案1.照片檔案，包括工作照片、會議照片、活動照片等。2.錄音檔案，如重要會議錄音、領導講話錄音等。3.錄像檔案，如工作匯報錄像、重大活動錄像等。（六）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件，如電子公文、電子報表等。2.業(yè)務系統(tǒng)中產生的數(shù)據(jù)文件，如行政審批數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.電子郵件、電子文檔等其他電子信息。三、檔案收集職責分工（一）檔案管理機構職責1.制定和完善檔案收集制度，明確收集范圍、程序和要求。2.組織開展檔案收集工作的培訓和指導，提高各部門檔案收集意識和能力。3.對各部門檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案收集工作規(guī)范有序進行。4.負責接收和整理各部門移交的檔案，進行分類、編號、編目等工作。（二）各部門職責1.設立檔案工作崗位，配備專（兼）職檔案工作人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。建立健全本部門檔案收集工作流程，明確各環(huán)節(jié)的責任人和工作要求。按照檔案收集范圍，及時收集、整理本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。對收集的檔案進行初步整理，編制檔案目錄，定期向本部門檔案管理機構移交檔案。（三）業(yè)務部門職責1.在業(yè)務工作中形成的檔案，由業(yè)務部門負責收集和整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交本部門檔案管理機構。2.協(xié)助檔案管理機構做好檔案收集工作，提供必要的業(yè)務資料和信息。四、檔案收集程序（一）文件材料的形成與積累1.各部門工作人員在辦理公務活動中，應按照檔案管理要求，及時將形成的文件材料進行分類整理，妥善保管。2.業(yè)務部門在開展項目建設、科研活動、人事管理、財務管理等工作過程中，要同步做好相關文件材料的收集和積累工作。（二）定期歸檔1.各部門檔案工作人員應定期對本部門形成的文件材料進行清查和整理，按照檔案分類方案進行分類，編制檔案目錄。2.每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向本部門檔案管理機構移交。（三）檔案移交1.各部門檔案管理機構接收本部門移交的檔案時，應進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。2.對符合要求的檔案，辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理機構歸檔保存。（四）特殊情況處理1.對于一些重大活動、突發(fā)事件等形成的檔案，應在活動結束或事件處理完畢后及時收集整理，并按照規(guī)定程序移交。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行收集和管理，采取必要的保密措施。五、檔案收集質量要求（一）完整性1.收集的檔案應涵蓋各部門在一定時期內形成的所有文件材料，不得遺漏重要文件。2.對于文件材料的正件與附件、定稿與修改稿、請示與批復等應一并收集齊全。（二）準確性1.檔案內容應真實準確，與實際工作情況相符，不得虛假、偽造。2.文件材料的字跡應清晰、工整，簽署完備，日期準確。（三）系統(tǒng)性1.檔案應按照一定的分類標準進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。2.同一類檔案應按照時間順序或重要程度進行排列，形成系統(tǒng)的檔案體系。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.各部門檔案管理機構應定期對本部門檔案收集工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理機構應加強對各部門檔案收集工作的日常監(jiān)督，對不符合要求的部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求報送檔案收集工作情況。2.接受同級審計、紀檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督，對檔案收集工作中存在的違規(guī)行為進行嚴肅處理。七、檔案收集工作的保障措施（一）人員保障1.各部門應配備足夠數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員，保持人員相對穩(wěn)定。2.加強檔案工作人員的培訓，提高其業(yè)務素質和工作能力。（二）經(jīng)費保障1.各部門應將檔案收集工作所需經(jīng)費納入年度預算，確保檔案收集工作的正常開展。2.檔案管理機構應合理安排經(jīng)費，用于檔案收集設備購置、整理加工、數(shù)字化建設等方面。（三）設施保障1.各部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施