首鋼檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)首鋼檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新、文化傳承等方面的作用，保障公司和相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合首鋼實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于首鋼總公司及所屬各單位（以下統(tǒng)稱(chēng)“公司”）檔案的利用管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)大局原則：緊密?chē)@公司發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供及時(shí)、有效的檔案支持與服務(wù)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案利用效率，優(yōu)化檔案利用流程。4.保密安全原則：嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，保障公司商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密安全。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司內(nèi)部為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息支持。用于公司內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳教育、文化建設(shè)等工作。為公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、法律事務(wù)等工作提供依據(jù)。滿(mǎn)足公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的需求。2.公司外部應(yīng)政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等要求，依法提供相關(guān)檔案資料作為證明材料或參考依據(jù)。根據(jù)合作單位、客戶(hù)等的合理需求，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，提供必要的檔案信息用于業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目申報(bào)、資質(zhì)審核等。（二）利用條件1.公司內(nèi)部人員利用檔案因工作需要查閱、借閱檔案的員工，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、所需檔案名稱(chēng)及內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。查閱、借閱涉及公司機(jī)密、絕密級(jí)檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.公司外部人員利用檔案政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等依法要求查閱、借閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。合作單位、客戶(hù)等因業(yè)務(wù)需要查閱、借閱檔案的，需提交正式的申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、范圍及期限等，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核同意，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)與利用方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、檔案利用的方式與程序（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案申請(qǐng)人持經(jīng)審批的《檔案利用申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在符合保密規(guī)定的前提下，提供相應(yīng)的檔案供申請(qǐng)人查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全和完整。申請(qǐng)人如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.公司外部人員查閱檔案利用方持經(jīng)批準(zhǔn)的申請(qǐng)函及相關(guān)證明文件到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照公司規(guī)定，對(duì)利用方的身份和查閱目的進(jìn)行嚴(yán)格審核，并安排專(zhuān)人陪同查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，不得擅自擴(kuò)大或泄露檔案信息。利用方如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)按照公司要求進(jìn)行處理，確保不影響公司檔案的安全和正常管理。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽換。借閱期滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。2.公司外部人員借閱檔案借閱期限根據(jù)利用目的和實(shí)際需要確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用方應(yīng)按照公司規(guī)定，將所借檔案存放在指定地點(diǎn)，不得擅自攜帶檔案離開(kāi)公司。如需在公司外使用檔案，應(yīng)事先征得公司同意，并按照公司要求采取必要的安全保密措施。借閱期滿(mǎn)，利用方應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時(shí)通知利用方，并按照合同約定追究其責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告相關(guān)情況，采取必要的措施進(jìn)行處理。（三）出具證明1.公司內(nèi)部人員因工作需要要求檔案管理部門(mén)出具檔案證明的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行核實(shí)后，出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明出具日期和有效期。3.公司外部人員要求檔案管理部門(mén)出具檔案證明的，應(yīng)按照公司規(guī)定提交正式申請(qǐng)函及相關(guān)證明文件，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核同意，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)方可出具檔案證明。出具的檔案證明應(yīng)按照公司要求進(jìn)行格式規(guī)范和內(nèi)容審核，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。四、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案利用監(jiān)督檢查制度，明確檔案管理部門(mén)、利用部門(mén)及相關(guān)人員在檔案利用過(guò)程中的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案利用登記記錄、借閱歸還情況等進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用工作進(jìn)行定期或不定期的專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案利用審批程序是否合規(guī)、檔案信息是否安全保密、利用效果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案利用審批情況：檢查檔案利用申請(qǐng)表、申請(qǐng)函等審批文件是否齊全、規(guī)范，審批流程是否符合規(guī)定。2.檔案查閱、借閱情況：核對(duì)檔案查閱、借閱登記記錄，檢查查閱、借閱人員是否按照規(guī)定辦理手續(xù)，查閱、借閱期限是否符合要求，檔案是否按時(shí)歸還。3.檔案信息安全情況：檢查檔案利用過(guò)程中是否存在信息泄露、涂改、標(biāo)記、污損或抽換檔案等情況，保密措施是否落實(shí)到位。4.檔案利用效果：評(píng)估檔案利用對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等工作的支持作用，檢查利用方是否按照約定使用檔案，是否達(dá)到預(yù)期利用效果。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于在檔案利用監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向利用部門(mén)和相關(guān)人員發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.利用部門(mén)和相關(guān)人員應(yīng)按照整改通知要求，認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于違反檔案利用制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。五、檔案利用的保密與安全管理（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密信息，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，對(duì)涉及公司機(jī)密、絕密級(jí)檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批和監(jiān)督，確保檔案信息不被非法獲取或使用。3.在檔案利用過(guò)程中，如涉及需要保密的檔案信息，利用人員應(yīng)與檔案管理部門(mén)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播檔案機(jī)密信息，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共信息平臺(tái)上發(fā)布涉及公司檔案機(jī)密的內(nèi)容。（二）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、定期備份、訪(fǎng)問(wèn)控制等，防止電子檔案信息被篡改、丟失或泄露。3.在檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案查閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案利用人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和防范能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。六、檔案利用的信息化建設(shè)（一）信息化平臺(tái)建設(shè)1.公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案利用信息化建設(shè)，建立檔案利用信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案利用信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息檢索、權(quán)限管理、流程控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和利用人員快速、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息，提高檔案利用效率。3.加強(qiáng)檔案利用信息管理系統(tǒng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交互，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供更加便捷的檔案服務(wù)支持。（二）電子檔案利用1.鼓勵(lì)利用人員優(yōu)先查閱、借閱電子檔案，提高檔案利用效率。檔案管理部門(mén)應(yīng)確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性，及時(shí)更新電子檔案信息，為利用人員提供優(yōu)質(zhì)的電子檔案服務(wù)。2.在電子檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子檔案管理規(guī)定，采用安全可靠的技術(shù)手段，保障電子檔案信息的安全。如利用人員需要對(duì)電子檔案進(jìn)行摘錄、復(fù)制等操作，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和登記管理。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌