榮譽檔案接收制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司榮譽檔案的接收工作，確保榮譽檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮榮譽檔案在公司文化建設(shè)、激勵員工、對外宣傳等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工所獲得的各類榮譽檔案的接收管理。（三）基本原則1.真實性原則：榮譽檔案所記錄的內(nèi)容必須真實可靠，確保榮譽的真實性和嚴肅性。2.完整性原則：全面收集與榮譽相關(guān)的各類資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準進行檔案接收、整理和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及個人隱私或公司機密的榮譽信息予以保密，防止信息泄露。二、榮譽檔案的定義與范圍（一）定義榮譽檔案是指公司員工在工作中獲得的各類榮譽證書、表彰文件、獎杯、獎牌、獎狀等實物以及相關(guān)的事跡材料、照片、影像等資料的集合。（二）范圍1.公司內(nèi)部表彰：包括年度優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團隊、創(chuàng)新獎、突出貢獻獎等。2.上級主管部門表彰：如政府部門、行業(yè)協(xié)會等頒發(fā)的榮譽稱號。3.社會榮譽：在社會公益活動、行業(yè)競賽等中獲得的榮譽。三、接收職責(zé)分工（一）員工個人員工獲得榮譽后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將榮譽檔案材料提交至所在部門負責(zé)人。提交的材料應(yīng)包括榮譽證書原件、表彰文件復(fù)印件、事跡材料（如有）、照片、影像資料等。（二）部門負責(zé)人1.負責(zé)審核員工提交的榮譽檔案材料的完整性和真實性。2.將審核通過的榮譽檔案材料整理匯總后，及時移交至公司行政部門。3.跟蹤本部門員工榮譽檔案的接收情況，確保所有榮譽檔案按時提交。（三）行政部門1.制定榮譽檔案接收的具體流程和標(biāo)準，指導(dǎo)員工和部門負責(zé)人做好榮譽檔案的提交工作。2.負責(zé)接收各部門移交的榮譽檔案材料，進行統(tǒng)一登記、編號和整理。3.對榮譽檔案進行分類保管，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。4.定期對榮譽檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。四、接收流程（一）提交申請員工獲得榮譽后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《榮譽檔案提交申請表》，詳細說明榮譽名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、簡要事跡等信息，并附上相關(guān)證明材料的復(fù)印件。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）材料審核行政部門收到員工提交的申請表及證明材料后，對材料的完整性、真實性進行審核。如發(fā)現(xiàn)材料不全或不符合要求，應(yīng)及時通知員工補充或更正。審核通過后，行政部門在申請表上簽字確認。（三）檔案接收1.員工將榮譽證書原件、表彰文件原件以及其他相關(guān)實物材料一并提交至行政部門。行政部門對提交的材料進行核對，確保與申請表及審核通過的材料一致。2.行政部門對榮譽檔案材料進行編號，編號規(guī)則為：年份+部門代碼+榮譽類別代碼+流水號。例如：2023HR01001，表示2023年人力資源部獲得的第一個榮譽檔案。3.行政部門按照編號順序，將榮譽檔案材料進行整理裝訂，并在檔案封面注明檔案編號、榮譽名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、員工姓名、所在部門等信息。（四）檔案錄入行政部門將榮譽檔案的相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，包括榮譽名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、員工姓名、所在部門、簡要事跡、證書編號、檔案編號等。同時，上傳榮譽證書、表彰文件、照片、影像等資料的電子文檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（五）檔案保管1.行政部門設(shè)立專門的榮譽檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、防火設(shè)備等，確保榮譽檔案的安全保管。2.榮譽檔案按照類別和時間順序進行存放，便于查找和管理。對于重要的榮譽檔案，可單獨存放，并采取特殊的保管措施。3.定期對榮譽檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案內(nèi)容要求（一）榮譽證書1.提供榮譽證書原件，確保證書內(nèi)容清晰、完整，無涂改、損壞等情況。2.如榮譽證書為復(fù)印件，應(yīng)加蓋頒發(fā)單位公章，并注明與原件一致。（二）表彰文件及相關(guān)材料1.提交表彰文件的原件或復(fù)印件，復(fù)印件需加蓋頒發(fā)單位公章。2.如有事跡材料、獲獎感言、媒體報道等相關(guān)材料，應(yīng)一并提交，材料應(yīng)內(nèi)容詳實、真實可靠。（三）照片及影像資料1.提供與榮譽相關(guān)的照片，照片應(yīng)清晰、能夠反映榮譽獲得的場景或相關(guān)事跡。照片數(shù)量不少于[X]張，包括全景、特寫等不同角度。2.如有影像資料，如頒獎典禮視頻、事跡介紹視頻等，可以提供光盤或電子文件。影像資料應(yīng)畫質(zhì)清晰、聲音完整，能夠準確展示榮譽獲得的過程和相關(guān)內(nèi)容。六、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法榮譽檔案按照榮譽類別進行分類，具體分為以下幾類：1.年度優(yōu)秀員工類：包括公司年度評選的優(yōu)秀員工、優(yōu)秀管理者等榮譽檔案。2.團隊榮譽類：如優(yōu)秀團隊、先進集體等獲得的榮譽檔案。3.專項獎勵類：如創(chuàng)新獎、突出貢獻獎、技術(shù)能手獎等特定獎項的榮譽檔案。4.上級表彰類：政府部門、行業(yè)協(xié)會等頒發(fā)的榮譽稱號的檔案。5.社會榮譽類：在社會公益活動、行業(yè)競賽等中獲得的榮譽檔案。（三）編號與編目1.對每一類榮譽檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：類別代碼+年份+流水號。例如：YD2023001，表示2023年的第一個年度優(yōu)秀員工類榮譽檔案。2.編制榮譽檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、榮譽名稱、頒發(fā)單位及時間、員工姓名及部門、檔案內(nèi)容簡介等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)存檔，一份電子存檔，便于查詢和檢索。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱榮譽檔案的，需填寫《榮譽檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到行政部門查閱。2.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱榮譽檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并提前與行政部門預(yù)約查閱時間。查閱時，行政部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護榮譽檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印榮譽檔案材料，應(yīng)經(jīng)行政部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。復(fù)印后的材料應(yīng)加蓋行政部門公章，并注明用途。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將榮譽檔案歸還行政部門，并在《榮譽檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.原則上榮譽檔案不對外借閱，如因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管榮譽檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還行政部門，并確保檔案的完整無損。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.行政部門應(yīng)指定專人負責(zé)榮譽檔案的管理，嚴格遵守保密制度，對涉及個人隱私或公司機密的榮譽信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自對外披露榮譽檔案的內(nèi)容。3.在榮譽檔案的整理、查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強榮譽檔案保管場所的安全防范措施，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期對榮譽檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子榮譽檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。九、檔案的更新與補充（一）更新情況1.如榮譽檔案所涉及的榮譽信息發(fā)生變更，如榮譽稱號被撤銷、更正等，行政部門應(yīng)及時對檔案進行更新，并將變更情況記錄在案。2.對于因公司名稱變更、部門調(diào)整等原因?qū)е聵s譽檔案相關(guān)信息需要修改的，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行修改，并確保檔案信息的一致性。（二）補充材料1.隨著時間的推移，可能會有新的與榮譽相關(guān)的材料產(chǎn)生，如后續(xù)的媒體報道、補充的事跡材料等。員工或相關(guān)部門應(yīng)及時將這些材料提交至行政部門，行政部門對補充材料進行審核后，按照檔案整理要求進行補充歸檔。2.行政部門應(yīng)定期對榮譽檔案進行梳理，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整或需要補充的，及時通知相關(guān)人員提供補充材料。十、檔案的銷毀對象榮譽檔案因保管期限已滿、榮譽被撤銷且無保存價值或其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀程序1.行政部門定期對榮譽檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《榮譽檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《榮譽檔案銷毀申請表》經(jīng)行政部門負責(zé)人審核、公司分