制定巡察檔案制度一、總則（一）目的為加強公司巡察工作檔案管理，確保巡察檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮巡察檔案在公司監(jiān)督管理、決策支持等方面的作用，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類巡察工作所形成的檔案管理，包括巡察準備、巡察實施、巡察報告、巡察反饋、巡察整改等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：巡察檔案應如實反映巡察工作的全過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集巡察工作各階段形成的各類文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實，表述清晰，邏輯嚴謹。4.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容要求和整理方法進行檔案管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。5.保密性原則：對涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）巡察工作領導小組職責1.負責審定巡察檔案管理制度，對檔案管理工作進行宏觀指導和監(jiān)督。2.協(xié)調解決巡察檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的資源和條件。（二）巡察工作部門職責1.負責組織實施巡察工作，在工作過程中及時收集、整理、歸檔各類文件材料，確保檔案的形成與巡察工作同步進行。2.對巡察檔案進行初步審核，保證檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準確性，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好巡察檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和說明。（三）檔案管理部門職責1.負責制定和完善巡察檔案管理的具體操作流程和細則，指導巡察工作部門做好檔案收集、整理工作。2.集中統(tǒng)一管理巡察檔案，對接收的檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立巡察檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索、利用效率。4.嚴格執(zhí)行檔案保管、保密、安全等制度，確保巡察檔案的安全存放和有效利用，定期對檔案進行檢查、維護和鑒定。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供巡察檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。三、檔案收集（一）收集范圍1.巡察工作方案、計劃、通知等文件。2.巡察組人員組成及分工文件。3.被巡察單位基本情況資料，包括組織架構、人員信息、業(yè)務范圍等。4.巡察工作中形成的各類談話記錄、調查問卷、會議紀要、工作底稿等。5.巡察組與被巡察單位溝通交流的文件、函件等。6.巡察報告及相關審核、修改記錄。7.巡察反饋意見及被巡察單位的表態(tài)發(fā)言材料。8.被巡察單位整改方案、整改報告及整改落實情況的相關證明材料。9.其他與巡察工作相關的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.巡察工作部門應明確專人負責檔案收集工作，在巡察工作開展過程中及時收集各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容可長期保存，并按照規(guī)定進行備份。3.對收集到的文件材料進行初步分類整理，區(qū)分不同階段、不同類別，便于后續(xù)進一步整理歸檔。四、檔案整理（一）分類標準1.巡察準備類：包括巡察工作方案、計劃、通知，巡察組人員組成及分工文件等。2.巡察實施類：涵蓋談話記錄、調查問卷、會議紀要、工作底稿，巡察組與被巡察單位溝通交流的文件等。3.巡察報告類：包含巡察報告及相關審核、修改記錄。4.巡察反饋類：有巡察反饋意見及被巡察單位的表態(tài)發(fā)言材料。5.巡察整改類：涉及被巡察單位整改方案、整改報告及整改落實情況的相關證明材料。6.其他類：如與巡察工作相關的特殊事項記錄、上級領導關于巡察工作的批示等。（二）整理方法1.裝訂：對紙質文件材料進行分類排序后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件牢固、整齊，便于翻閱和保存。2.編號：按照分類標準，對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準確，與檔案內(nèi)容一一對應。4.裝盒：將整理好的檔案裝入專用檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、題名、保管期限等信息，便于存放和管理。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要人事任免、重大項目建設等具有長遠歷史價值和查考利用價值的巡察檔案，應永久保管。2.定期保管：其他巡察檔案根據(jù)其重要程度和實際需要，確定保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）保管場所1.設立專門的巡察檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（三）保管措施1.建立巡察檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，便于對檔案進行跟蹤管理。2.定期對巡察檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱巡察檔案的，需填寫《巡察檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領導審批同意后，方可查閱。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請進行審核，符合條件的，安排專人負責提供檔案查閱服務，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對、清點，確保檔案完整無損。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱巡察檔案的，需填寫《巡察檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，報公司分管領導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員出具《巡察檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。2.借閱人員應按照規(guī)定的期限歸還檔案，歸還時檔案管理人員應對檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（五）查閱、借閱記錄檔案管理部門應對巡察檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況等信息，記錄應妥善保存，以備查考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立巡察檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、巡察工作部門相關人員及公司內(nèi)部有關專家組成，負責對保管期滿的巡察檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素，綜合判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。2.對涉及公司核心業(yè)務、重要決策、知識產(chǎn)權等方面的檔案，應從嚴掌握鑒定標準，確保檔案的完整性和安全性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的巡察檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交鑒定工作小組進行鑒定。2.鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，提出鑒定意見，確定銷毀檔案的范圍和清單。3.對鑒定意見進行公示，公示期為[X]個工作日，公示無異議后，報公司領導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)