房產(chǎn)中介檔案制度一、總則（一）目的為加強公司房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計分析以及維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)人員及相關(guān)部門在房產(chǎn)交易活動中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)從客戶接洽、房源信息收集、交易談判到合同簽訂、款項收付等全過程的各類資料。3.保密性原則：對涉及客戶隱私、商業(yè)機密等信息嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、存儲、查閱等操作遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善房產(chǎn)中介檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案，包括接收、整理、分類、編號、存儲、保管和查閱等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.對檔案管理工作進行總結(jié)、分析，提出改進建議。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理和初步分類，在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.對本部門形成的檔案資料的真實性、完整性負責(zé)，確保檔案質(zhì)量。（三）人員職責(zé)1.房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)及時、準確地收集相關(guān)資料，并按照要求進行整理，移交本部門負責(zé)人。2.各部門負責(zé)人負責(zé)審核本部門業(yè)務(wù)檔案資料，確保資料齊全、合規(guī)后移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，認真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的各項管理工作。三、檔案內(nèi)容及分類（一）客戶檔案1.客戶基本信息：包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼、家庭住址等。2.客戶需求記錄：如購房/租房需求、預(yù)算、區(qū)域偏好、房屋類型等。3.客戶跟進記錄：與客戶溝通的時間、方式、內(nèi)容，客戶意向變化等情況。4.交易合同：房屋買賣合同或租賃合同等。（二）房源檔案1.房源基本信息：房屋地址、面積、戶型、朝向、樓層、裝修情況等。2.產(chǎn)權(quán)信息：產(chǎn)權(quán)人姓名、身份證號碼、產(chǎn)權(quán)證書編號、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)等。3.房源照片及視頻：房屋外觀、內(nèi)部各個房間照片、視頻等。4.房源委托協(xié)議：與業(yè)主簽訂的委托代理銷售或出租協(xié)議。（三）業(yè)務(wù)操作檔案1.帶看記錄：帶看時間、帶看人員、客戶反饋等。2.交易談判記錄：談判時間、參與人員、談判要點、達成的共識等。3.合同簽訂過程記錄：合同簽訂時間、地點、雙方簽字確認情況等。4.款項收付記錄：購房款/租金支付方式、金額、時間，收款憑證等。（四）其他檔案1.市場調(diào)研報告：對房地產(chǎn)市場動態(tài)、區(qū)域房價走勢等的分析報告。2.培訓(xùn)資料：公司組織的房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)培訓(xùn)相關(guān)資料。3.行業(yè)交流資料：與同行交流的信息、文件等。4.投訴處理記錄：客戶投訴內(nèi)容、處理過程、結(jié)果等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動完成后及時收集相關(guān)檔案資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于重要資料應(yīng)進行原件收集，如無法取得原件，需收集經(jīng)相關(guān)部門或人員確認的復(fù)印件，并注明復(fù)印件來源。3.資料收集過程中要注意核對信息的準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通更正。（二）整理要求1.業(yè)務(wù)部門對收集到的檔案資料進行初步整理，按照類別進行分類，去除無關(guān)的附件和重復(fù)資料。2.檔案管理人員接收業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，進一步進行細致整理。對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.按照檔案分類標(biāo)準，將檔案資料進行排序，確保同一類檔案資料排列有序。4.對檔案資料中的紙張進行檢查，去除破損、褶皺嚴重的紙張，對模糊不清的字跡進行清晰化處理。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲與紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照檔案分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（二）保管期限1.客戶檔案、房源檔案、業(yè)務(wù)操作檔案等涉及房產(chǎn)交易的檔案保管期限為自交易完成之日起[X]年。2.市場調(diào)研報告、培訓(xùn)資料、行業(yè)交流資料等檔案保管期限根據(jù)其重要性和使用價值確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.投訴處理記錄應(yīng)長期保管，直至問題徹底解決且無后續(xù)影響。（三）保管措施1.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)。每年至少進行一次全面清查，形成清查報告。2.做好檔案存儲環(huán)境的維護，保持適宜的溫度、濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強對檔案存儲場所的安全管理，限制無關(guān)人員進入，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及房產(chǎn)交易的客戶檔案、房源檔案等重要檔案，查閱申請人需為業(yè)務(wù)相關(guān)人員，且查閱范圍應(yīng)嚴格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容。3.公司高層管理人員因決策需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門應(yīng)及時提供查閱服務(wù)。（二）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審批通過后，申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在檔案存儲系統(tǒng)中查找相關(guān)檔案，并提供給申請人查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案不被損壞、涂改或帶出指定查閱場所。4.查閱完畢后，申請人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的完整性和安全性。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。4.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進行跟蹤管理，到期未歸還的，應(yīng)及時催還。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及客戶隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，嚴格限制知悉范圍。檔案管理人員和接觸檔案的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.對電子檔案設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，根據(jù)人員工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求開放相應(yīng)權(quán)限，防止信息泄露。4.定期對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識，加強對保密工作的監(jiān)督檢查。（二）安全保障1.檔案存儲場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案安全。2.對紙質(zhì)檔案進行妥善裝訂和封裝，防止檔案散失或被非法抽取。3.加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、定期更新殺毒軟件，防止電子檔案被病毒感染或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進行處理，最大限度減少損失。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的檔案，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門組