檔案工作核心制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本檔案工作核心制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)。開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。參與公司/組織重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。定期對檔案工作進(jìn)行總結(jié)和評估，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。（二）兼職檔案員1.人員配備各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行公司/組織檔案工作的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。對收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類、整理，定期移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。配合檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司/組織各部門及員工在各項(xiàng)工作活動中應(yīng)及時形成真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的文件材料，確保文件材料能夠全面反映工作過程和結(jié)果。2.文件材料的形成應(yīng)遵循公司/組織的業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和載體，便于后續(xù)的整理和歸檔。（二）收集范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程等。公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。公司/組織會議紀(jì)要、決議、決定等文件材料。公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。公司/組織人事任免、獎懲、考核等文件材料。公司/組織行政事務(wù)處理、公文往來等文件材料。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研、分析報(bào)告、營銷策劃等文件材料。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)流程中的文件材料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、銷售合同等?？蛻粜畔?、市場反饋、售后服務(wù)等文件材料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件材料。項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、招投標(biāo)、合同執(zhí)行等文件材料。3.科技研發(fā)類科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等文件材料。實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報(bào)告、技術(shù)圖紙等文件材料。知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件材料，包括專利申請文件、商標(biāo)注冊文件等。4.其他類公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件材料。公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件材料。公司/組織員工培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)資料等文件材料。公司/組織各類活動的照片、視頻、音頻等資料。（三）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對收集到的文件材料進(jìn)行整理，確保文件材料的分類準(zhǔn)確、排列有序。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.采用科學(xué)合理的整理方法，提高檔案整理工作的效率和質(zhì)量。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法按照檔案反映的問題或事項(xiàng)進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、科技研發(fā)等。4.保管期限分類法根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，使其整齊、牢固。2.分類按照確定的分類方法，對文件材料進(jìn)行分類，同一類別的文件材料集中在一起。3.編號為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，排列有序，便于查找和利用。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對霉變檔案進(jìn)行清理等。建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。2.電子檔案保管對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲安全和數(shù)據(jù)完整。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。采用先進(jìn)的電子檔案管理軟件，對電子檔案進(jìn)行加密、權(quán)限管理等操作，確保電子檔案的保密性和安全性。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.在確保檔案安全和保密的前提下，積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，提高檔案利用效率。3.檔案利用應(yīng)遵循“先批準(zhǔn)、后查閱”的原則，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱檔案。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及檔案利用的特殊情況，如司法機(jī)關(guān)查詢、檔案捐贈等，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、審批情況等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.推進(jìn)檔案信息資源的整合與開發(fā)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持，提升公司/組織的決策水平和管理效能。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和批量導(dǎo)入，支持多種格式的文件上傳，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和規(guī)范性。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全性和保密性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的形成、利用、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲和管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于