檔案管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作的過(guò)程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行檢查、考核和評(píng)比。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)檔案的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。7.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、銷售合同等各類業(yè)務(wù)檔案。5.項(xiàng)目管理類：包括公司/組織各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件資料、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.客戶關(guān)系管理類：包括客戶信息、客戶投訴處理、客戶合作協(xié)議等相關(guān)文件。7.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理類：包括專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。8.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)。具體編號(hào)方法如下：1.一級(jí)類目代碼：采用大寫(xiě)字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財(cái)務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)管理類，“E”表示項(xiàng)目管理類，“F”表示客戶關(guān)系管理類，“G”表示知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理類，“H”表示其他類。2.二級(jí)類目代碼：采用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“A02”表示公司章程，“A03”表示規(guī)章制度等。3.三級(jí)類目代碼：采用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司設(shè)立申請(qǐng)書(shū)，“A01002”表示公司設(shè)立批復(fù)文件等。4.檔案編號(hào)示例：“D01001”表示市場(chǎng)營(yíng)銷類中的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將工作中形成的各類檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的文件資料。3.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.檔案整理包括對(duì)檔案的分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，編寫(xiě)頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)，并在封面和背脊上加蓋檔案章。4.電子檔案應(yīng)按照檔案分類目錄進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)安全和便于檢索利用。5.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。五、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄音、錄像帶應(yīng)存放在專門(mén)的磁帶庫(kù)中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織有關(guān)部門(mén)和人員共同進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)，并編制檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或其他有效證明文件，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門(mén)查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并填寫(xiě)檔案查閱登記表。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用效率。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換，提高工作協(xié)同效率。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行定期備份。2.使用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，確保電子檔案的檢索準(zhǔn)確性和利用便捷性。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、防火墻防病毒等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露和被篡改。（四）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織公司/組織員工參加檔案信息化培訓(xùn)，提高員工的檔案信息化意識(shí)和操作技能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)工作應(yīng)由專門(mén)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的故障應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)處理系統(tǒng)故障，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。八、檔案安全管理（一）安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理部門(mén)和人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。2.檔案安全管理制度應(yīng)包括檔案庫(kù)房安全管理制度、檔案信息化安全管理制度、檔案查閱利用安全管理制度、檔案銷毀安全管理制度等。（二）安全防范措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取加密、防火墻、防病毒等安全技術(shù)措施，防止檔案信息泄露和被篡改。3.檔案查閱利用場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保檔案查閱利用過(guò)程的安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（三）安全檢查與隱患整改1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房、檔案信息化管理系統(tǒng)等進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保安全隱患得到及時(shí)整改。3.建立檔案安全檢查和隱患整改記錄檔案，對(duì)安全檢查和隱患整改情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為檔案安全管理工作的重要依據(jù)。（四）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急