法院電子檔案制度一、總則（一）目的為了加強法院電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，提高法院工作效率和司法服務(wù)水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在審判、執(zhí)行及其他各項工作中形成的電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則對全院電子檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程的管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則保證電子檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映案件審理和執(zhí)行過程中的各項活動。3.安全保密原則采取有效措施確保電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.便捷高效原則充分利用信息技術(shù)手段，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義本制度所稱電子檔案，是指本院在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.案件審理過程中形成的各類訴訟文書，如起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書、調(diào)解書等。2.執(zhí)行案件中的執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行通知書、財產(chǎn)查詢清單、拍賣成交確認書等。3.司法行政管理工作中產(chǎn)生的各類文件、報告、報表等。4.其他與法院工作相關(guān)的具有保存價值的電子文件。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作中應(yīng)按照規(guī)范的格式和流程生成電子文件，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰。2.電子文件應(yīng)采用通用的文件格式，便于長期保存和利用，如PDF、DOCX等。對于特殊格式的文件，應(yīng)同時保存相應(yīng)的轉(zhuǎn)換工具或說明。3.在電子文件的形成過程中，應(yīng)同步記錄文件的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）收集職責(zé)1.案件承辦人負責(zé)收集本案件審理或執(zhí)行過程中產(chǎn)生的電子文件，并按照規(guī)定進行整理和歸檔。2.各部門指定專人負責(zé)收集本部門日常工作中形成的電子文件，并定期移交檔案管理部門。3.對于涉及多個部門的電子文件，由主辦部門負責(zé)牽頭收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時提供。（三）收集時間1.案件審結(jié)或執(zhí)行完畢后，承辦人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將電子檔案整理完畢并移交檔案管理部門。一般案件應(yīng)在結(jié)案后[X]個工作日內(nèi)完成移交，重大復(fù)雜案件可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個工作日。2.日常工作中形成的電子文件，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。四、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.根據(jù)電子檔案的形成規(guī)律和特點進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.遵循便于保管和利用的原則，按照案件類別、年度、保管期限等進行分類整理。（二）分類方法1.按照案件性質(zhì)分類，可分為刑事、民事、行政、執(zhí)行等類別。2.在每個案件類別下，按照年度進行細分，如20XX年度刑事案件、20XX年度民事案件等。3.根據(jù)保管期限，將電子檔案分為永久、長期、短期三類。永久保存的檔案主要是具有重要歷史價值和法律意義的文件；長期保存期限一般為[X]年，短期保存期限一般為[X]年。（三）編號規(guī)則1.為便于電子檔案的管理和查詢，對每一份電子檔案賦予唯一的編號。編號應(yīng)包含案件類別代碼、年度代碼、保管期限代碼、流水號等信息。2.案件類別代碼采用大寫字母表示，如“X”代表刑事、“M”代表民事、“XZ”代表行政、“Z”代表執(zhí)行等。3.年度代碼采用四位數(shù)字表示，如“2020”代表2020年。4.保管期限代碼采用一位大寫字母表示，“Y”代表永久、“C”代表長期、“D”代表短期。5.流水號為五位數(shù)字，從00001開始依次編號。例如，2020年度民事案件中一份永久保存的電子檔案編號為：M2020Y00001。（四）存儲結(jié)構(gòu)1.電子檔案應(yīng)按照分類編號規(guī)則進行存儲，形成層次分明的存儲結(jié)構(gòu)。2.在存儲過程中，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將不同類別的電子檔案分別存儲在對應(yīng)的文件夾中。文件夾名稱應(yīng)清晰反映檔案的類別、年度等信息。3.對于同一案件的電子檔案，應(yīng)按照文件形成的先后順序進行排列，并建立相應(yīng)的子文件夾進行存放。五、電子檔案的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.電子檔案的歸檔應(yīng)在整理完成后及時進行，確保歸檔的準確性和完整性。2.歸檔時應(yīng)填寫電子檔案歸檔登記表，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對歸檔的電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和維護。（二）存儲方式1.本院采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等多種存儲設(shè)備相結(jié)合的方式進行電子檔案的存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.對于重要的電子檔案，應(yīng)進行異地備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對存儲設(shè)備進行清理和維護，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，確保存儲設(shè)備的存儲空間充足和性能良好。（三）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲場所應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，溫度、濕度應(yīng)保持在規(guī)定的范圍內(nèi)，一般溫度為[X]℃[X]℃，濕度為[X]%[X]%。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全存儲。3.配備必要的監(jiān)控設(shè)備和報警裝置，對存儲場所進行實時監(jiān)控，防止發(fā)生安全事故。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按案件編號檢索、按年度檢索、按保管期限檢索等。2.定期更新電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫，確保檢索信息的準確性和及時性。3.為檢索系統(tǒng)配備專業(yè)的管理人員，負責(zé)系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理檢索過程中出現(xiàn)的問題。（二）利用權(quán)限1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)。審批流程如下：申請人填寫電子檔案查閱/借閱申請表，注明查閱/借閱的檔案編號、題名、用途等信息。所在部門負責(zé)人審核簽字。檔案管理部門負責(zé)人審批簽字。涉及保密內(nèi)容的電子檔案，還需經(jīng)保密管理部門審批。2.查閱電子檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱電子檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.非本院工作人員查閱、借閱電子檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）利用記錄1.對電子檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查閱/借閱日期、申請人姓名、所在部門、檔案編號、題名、用途、歸還日期等。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與電子檔案的保管期限相同，以便日后查詢和統(tǒng)計。七、電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對電子檔案存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全防護措施，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取有效措施，減少損失。（二）保密措施1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案進行嚴格保密。2.對電子檔案的訪問進行權(quán)限控制，根據(jù)工作人員的崗位職責(zé)和工作需要，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，嚴禁越權(quán)訪問。3.在電子檔案的傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)進行加密傳輸，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.將電子檔案存儲設(shè)備存放在安全保密的場所，限制無關(guān)人員進入。對存儲設(shè)備的使用和操作進行嚴格登記和管理。（三）人員管理1.加強對電子檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.與電子檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及電子檔案管理的工作人員進行定期審查，發(fā)現(xiàn)有違反安全保密規(guī)定的行為，及時進行處理。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本院實際情況，制定科學(xué)合理的電子檔案鑒定標準和方法。2.堅持全面審查、客觀公正的原則，對電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進行綜合分析和判斷。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表、技術(shù)人員等。2.鑒定工作小組負責(zé)對電子檔案進行定期鑒定，一般每年進行一次全面鑒定，對到期檔案進行重點鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的歷史價值和現(xiàn)實用途。2.參考檔案的形成背景、保管期限規(guī)定等相關(guān)資料。3.征求業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的意見，綜合評估檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案銷毀申請表，報檔案管理部門負責(zé)人審核。2.檔案管理部門負責(zé)