檔案庫房借閱制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案庫房借閱檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案庫房管理（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾等。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架、檔案柜中，不得隨意堆放。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（三）庫房安全管理1.庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格遵守庫房的安全操作規(guī)程，如嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的合理性、借閱人身份及權(quán)限等。2.對于一般性檔案借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要檔案或涉及機密的檔案借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署意見，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。四、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容，詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理人員在完成借閱登記后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。2.《檔案借閱證》應(yīng)注明借閱人姓名、部門、借閱檔案范圍、有效期等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案交付1.借閱人憑《檔案借閱證》到檔案庫房領(lǐng)取所借閱的檔案。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表上的檔案名稱、數(shù)量等信息，準(zhǔn)確無誤地向借閱人交付檔案，并與借閱人共同核對檔案的完整性。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日；特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要檔案或涉及機密的檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況由檔案管理部門確定，最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等行為。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。4.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期，并收回《檔案借閱證》。六、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的場所使用所借閱的檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.借閱人在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。（二）保管要求1.在借閱期限內(nèi)借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。2.借閱人不得將檔案存放在不安全的地方，如潮濕、易燃、易腐蝕的環(huán)境中。3.如因特殊原因需要暫時保管檔案，借閱人應(yīng)與檔案管理部門協(xié)商確定保管方式和期限。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.本制度所涉及的檔案包括公司各類具有保密性質(zhì)的文件、資料、合同、協(xié)議、報表等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.借閱人應(yīng)對所借閱的保密檔案嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在使用保密檔案過程中，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸人員、使用加密設(shè)備等。3.如需對外提供保密檔案的部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審批，并按照規(guī)定簽訂保密協(xié)議。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因借閱人違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案借閱監(jiān)督機制，定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案借閱申請表的填寫是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全。2.檢查借閱登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，借閱期限是否符合規(guī)定。3.檢查歸還檔案的數(shù)量、完整性等情況，以及《檔案借閱證》的收回情況。4.檢查保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在檔案泄密現(xiàn)象。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或處罰。2.如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反檔案借閱