標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理，確保檔案的時效性和有效性。5.負責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司/組織各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作活動中形成的各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，及時歸還檔案。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、設(shè)立批復(fù)、變更登記申請書、注銷證明等。2.公司/組織各項管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料。3.公司/組織的年度工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.公司/組織的會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。5.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等文件材料。6.公司/組織的財務(wù)文件材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司/組織的人事文件材料，包括員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、考核評價文件、薪酬福利文件等。8.公司/組織的科研、技術(shù)文件材料，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件等。9.公司/組織的工程建設(shè)文件材料，包括項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工方案、竣工驗收文件等。10.公司/組織的對外宣傳文件材料，包括宣傳冊、海報、新聞報道、廣告策劃等。11.公司/組織與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件材料。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進行分類整理。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，確保檔案的完整性和安全性。同時，應(yīng)做好電子文件的收集和備份工作，保證電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實有效，并保持文件材料之間的有機聯(lián)系。對于破損、褪色、字跡模糊等不符合保存要求的文件材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般按照黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、人事檔案等類別進行劃分。3.對每份文件材料進行編號、編目，編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.按照分類方案對文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.建立全宗卷，將在檔案管理過程中形成的有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等方面的材料集中保存，作為全宗歷史記錄的組成部分。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，確保檔案的安全保管。2.庫房面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，滿足檔案存放和管理的要求。庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），用于存放檔案。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于查找和取用檔案。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜報警裝置等，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序上架存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.上架檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。對于電子檔案，應(yīng)按照存儲介質(zhì)的類別進行分類存放，并建立電子檔案目錄索引，便于快速檢索。（三）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議記錄、重大決策文件、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如年度工作計劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、一般會議文件等。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為15年以下。如一般性的通知、簡報、報表等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中做好標(biāo)注。對于難以確定保管期限的檔案，應(yīng)及時向綜合管理部門咨詢。（四）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，查看檔案保管狀況是否良好，有無破損、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。2.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，根據(jù)季節(jié)變化和檔案保管要求，合理調(diào)節(jié)庫房溫濕度。一般庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.做好庫房清潔衛(wèi)生工作，并定期進行消毒處理，防止灰塵、害蟲等對檔案造成損害。4.加強庫房安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。5.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并向上級報告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負責(zé)對公司/組織檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對于雖未到保管期限，但已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、內(nèi)容虛假或無查考利用價值的文件等，也應(yīng)進行鑒定。3.鑒定檔案時，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和法律憑證作用等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）鑒定程序1.檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對擬鑒定的檔案進行初步篩選，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的存毀意見進行審核，通過查閱檔案內(nèi)容、聽取相關(guān)部門意見等方式，綜合評估檔案的價值，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的題名、文號、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案部門備查，一份報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門指定專人負責(zé)檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（四）銷毀記錄檔案銷毀工作完成后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》、監(jiān)銷記錄等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上做好記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員核對無誤后，在檔案查閱登記簿上注明歸還情況。（二）借閱制度1.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)提前向綜合管理部門提交書面申請，說明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱目的、歸還期限等信息，并加蓋單位公章。2.綜合管理部門對借閱申請進行審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、保密要求、違約責(zé)任等。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的約定，在檔案管理人員陪同下到指定地點查閱檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容與檔案查閱登記簿相同。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時向綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，在借閱登記簿上注明歸還情況，并解除借閱協(xié)議。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計等。統(tǒng)計報表應(yīng)定期編制，報送綜合管理部門負責(zé)人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、規(guī)范，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定定期向綜合管理部門移交檔案。移交檔案時，應(yīng)