檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全存儲(chǔ)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。7.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。4.工程檔案：涉及工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.合同檔案：包括各類合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、合同變更記錄等。6.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動(dòng)和事件的聲像資料。7.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政檔案用“XZ”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開(kāi)始遞增。例如，2023年形成的第一份行政檔案編號(hào)為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料、記錄等整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)未按時(shí)移交或移交不完整的部門進(jìn)行催辦。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小一致，便于裝訂和保管。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。5.整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，劃分不同的檔案存放區(qū)域，便于檔案的分類存放和查找。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次上架存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)或制作電子相冊(cè)，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在電子設(shè)備上，并做好標(biāo)識(shí)和說(shuō)明。4.對(duì)珍貴、易損的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，一般包括公司/組織的重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要是一般性的文件材料和臨時(shí)性的記錄等。5.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價(jià)值，確定其保管期限，并在檔案整理時(shí)進(jìn)行標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行記錄，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)檔案保管工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案保管措施，提高檔案保管質(zhì)量。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，形成檔案銷毀清冊(cè)，永久保存。七、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案管理部門印章。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，將檔案資料借給借閱人員，并在檔案借閱登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記，注明借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱、借閱期限等信息以及歸還日期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行檢查和催還，對(duì)逾期未還的借閱人員進(jìn)行催辦，確保檔案資料按時(shí)歸還。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足公司/組織檔案管理工作的需要。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。4.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將形成的電子文件資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)將收集到的電子檔案資料按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、命名準(zhǔn)確、存儲(chǔ)有序。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，詳細(xì)記錄檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容摘要、保管期限等信息，便于電子檔案的檢索和利用。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。2.備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。（四）電子檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案資料，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，授予相應(yīng)的查閱、借閱、下載、打印等權(quán)限。3.查閱、借閱電子檔案時(shí)