房產(chǎn)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范房產(chǎn)檔案的查閱行為，保障房產(chǎn)檔案的安全與完整，維護房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱房產(chǎn)檔案的活動，以及外部單位或個人按照法定程序查閱房產(chǎn)檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：房產(chǎn)檔案查閱必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在查閱房產(chǎn)檔案過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護權(quán)利人隱私。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司業(yè)務(wù)開展和滿足工作需求為出發(fā)點，為查閱人員提供必要的支持與便利。二、房產(chǎn)檔案查閱的主體與權(quán)限（一）內(nèi)部工作人員1.業(yè)務(wù)部門工作人員因辦理房產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)登記、抵押登記、房屋征收等具體業(yè)務(wù)，確需查閱相關(guān)房產(chǎn)檔案的，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，可以查閱與業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。查閱范圍應(yīng)嚴格限定在與當前業(yè)務(wù)直接關(guān)聯(lián)的檔案內(nèi)容，不得隨意擴大查閱范圍。2.檔案管理部門工作人員負責(zé)房產(chǎn)檔案管理的工作人員可以根據(jù)工作需要查閱檔案，但應(yīng)遵循規(guī)定的查閱流程，不得利用工作之便擅自查閱非工作所需的檔案。在對檔案進行整理、核對、修復(fù)等日常管理操作時，應(yīng)按照既定的工作規(guī)范進行查閱，確保檔案管理工作的準確性和規(guī)范性。3.公司管理人員公司高層管理人員因工作決策、監(jiān)督檢查等需要查閱房產(chǎn)檔案的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以查閱相關(guān)檔案。查閱時應(yīng)明確查閱目的和范圍，查閱后應(yīng)及時歸還檔案，并對查閱情況進行記錄。（二）外部單位或個人1.司法機關(guān)人民法院、人民檢察院等司法機關(guān)因辦理案件需要查閱房產(chǎn)檔案的，應(yīng)出具協(xié)助查詢通知書、工作證等有效法律文書。司法機關(guān)查閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)按照法定程序進行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需復(fù)制相關(guān)檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.行政機關(guān)房地產(chǎn)管理部門、土地管理部門等行政機關(guān)因履行行政管理職責(zé)需要查閱房產(chǎn)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件。行政機關(guān)查閱房產(chǎn)檔案應(yīng)遵循相關(guān)行政程序，查閱范圍應(yīng)與行政管理事項相關(guān)，查閱后應(yīng)妥善保管檔案資料，不得泄露檔案信息。3.律師事務(wù)所律師因代理房產(chǎn)相關(guān)案件需要查閱房產(chǎn)檔案的，應(yīng)出具律師事務(wù)所介紹信、律師執(zhí)業(yè)證以及當事人授權(quán)委托書等材料。律師查閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)嚴格遵守律師職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律，不得利用查閱檔案之便損害當事人合法權(quán)益或泄露檔案信息。查閱范圍應(yīng)與代理案件相關(guān)，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。三、房產(chǎn)檔案查閱流程（一）申請1.內(nèi)部工作人員申請查閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個人申請查閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)按照不同主體的要求提交相應(yīng)的申請材料，如司法機關(guān)的協(xié)助查詢通知書、行政機關(guān)的單位介紹信、律師事務(wù)所的相關(guān)證明材料等，并填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請表》，明確查閱事項和范圍。申請材料經(jīng)檔案管理部門審核通過后，進入受理環(huán)節(jié)。（二）受理1.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)及時對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格是否符合要求、申請材料是否齊全有效、查閱目的是否合理合規(guī)等。2.對于審核通過的申請，檔案管理部門應(yīng)登記查閱申請信息，包括申請時間、申請主體、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并為查閱人員開具《房產(chǎn)檔案查閱受理單》，告知查閱人員查閱檔案的地點、時間等相關(guān)事宜。3.對于審核不通過的申請，檔案管理部門應(yīng)及時通知申請人員，說明原因，并要求其補充或更正申請材料。（三）查閱1.查閱人員應(yīng)按照《房產(chǎn)檔案查閱受理單》上指定的時間和地點，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)向查閱人員介紹檔案查閱的注意事項，如不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自將檔案帶出指定查閱場所等。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)完成查閱工作，如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.在查閱過程中，查閱人員如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)按照以下規(guī)定辦理：內(nèi)部工作人員摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。摘抄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與查閱目的相關(guān)，不得超出合理范圍。外部單位或個人摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，司法機關(guān)應(yīng)按照相關(guān)法律規(guī)定辦理審批手續(xù)；行政機關(guān)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并報本單位負責(zé)人批準；律師事務(wù)所應(yīng)經(jīng)當事人授權(quán)，并在檔案管理部門監(jiān)督下進行，復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與代理案件相關(guān)。（四）歸還1.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的房產(chǎn)檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確保檔案無缺失、損壞等情況。2.查閱人員在查閱過程中如有借閱檔案的情況，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)將歸還的檔案歸還原位，并對查閱過程中產(chǎn)生的記錄、摘抄、復(fù)制等資料進行整理歸檔，以備后續(xù)查詢。四、房產(chǎn)檔案查閱的安全與保密措施（一）查閱場所安全管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的房產(chǎn)檔案查閱場所，查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.查閱場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱人員的活動進行全程監(jiān)控，確保檔案安全。監(jiān)控資料應(yīng)按照規(guī)定保存一定期限，以備查閱。3.檔案管理人員應(yīng)定期對查閱場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保查閱場所的安全環(huán)境。（二）檔案信息保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露房產(chǎn)檔案信息。在查閱過程中，如涉及到權(quán)利人隱私等敏感信息，應(yīng)采取必要的保密措施。2.查閱人員應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾在查閱房產(chǎn)檔案過程中不泄露檔案信息，不得將檔案用于非工作目的。如違反保密承諾，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要房產(chǎn)檔案信息，應(yīng)按照國家相關(guān)保密規(guī)定進行管理，嚴格限制查閱范圍和查閱人員，確保信息安全。4.在檔案查閱過程中，如需對檔案進行數(shù)字化處理，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，保障數(shù)字化檔案信息的安全。五．房產(chǎn)檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對房產(chǎn)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱流程是否合規(guī)、查閱記錄是否完整、安全保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對房產(chǎn)檔案查閱工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.各部門負責(zé)人應(yīng)對本部門工作人員的房產(chǎn)檔案查閱行為進行監(jiān)督，確保其按照規(guī)定進行查閱，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時制止并報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供房產(chǎn)檔案查閱工作的相關(guān)資料和情況匯報，積極配合上級主管部門的監(jiān)督檢查工作。2.對于司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部單位提出的關(guān)于房產(chǎn)檔案查閱工作的意見和建議，應(yīng)認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)單位。六、責(zé)任追究（一）查閱人員責(zé)任1.查閱人員如違反本制度規(guī)定，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案信息、損壞檔案資料等，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因查閱人員違規(guī)行為給公司或房產(chǎn)權(quán)利人造成損失的，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，則依法追究其刑事責(zé)任。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員如未按照規(guī)定受理查閱申請、未履行監(jiān)督職責(zé)、泄露檔案信息等，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、調(diào)崗等處理。2.因檔案管理人員失職導(dǎo)致房產(chǎn)檔案丟失、損壞等嚴重后果的，檔案管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。（三）其他相關(guān)人員責(zé)任對于在房產(chǎn)檔案查閱過程中涉及