檔案制度管理臺賬一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案制度管理臺賬。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，建立健全檔案管理臺賬。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作過程中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實、完整。2.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門檔案移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等六大類。1.行政管理檔案：包括公司文件、會議記錄、大事記、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理、行政事務(wù)處理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等方面的檔案。4.人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、工資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等方面的檔案。5.工程檔案：包括工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等方面的檔案。6.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護(hù)記錄、設(shè)備報廢處理等方面的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式進(jìn)行編制。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理檔案：代碼為“XZ”，如“XZ2023001”表示2023年第1份行政管理檔案。2.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別分別設(shè)定代碼，如市場營銷檔案代碼為“SC”，生產(chǎn)管理檔案代碼為“SC”等。例如“SC2023001”表示2023年第1份市場營銷業(yè)務(wù)檔案。3.財務(wù)檔案：代碼為“CW”，如“CW2023001”表示2023年第1份財務(wù)檔案。4.人事檔案：代碼為“RS”，如“RS2023001”表示2023年第1份人事檔案。5.工程檔案：代碼為“GC”，如“GC2023001”表示2023年第1份工程檔案。6.設(shè)備檔案：代碼為“SB”，如“SB2023001”表示2023年第份設(shè)備檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期將本部門在工作過程中形成的各類檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.對于重要文件、合同等檔案，應(yīng)在形成后及時收集，確保檔案的時效性。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案全部移交綜合管理部門。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確。3.對檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，按照檔案排列順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由綜合管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、人事部門等相關(guān)人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將申請表歸檔保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上做好記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人信息、借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向綜合管理部門繳納一定數(shù)額的押金，并簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案借閱規(guī)定，按時歸還檔案。3.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，為借閱人員提供必要的檔案借閱服務(wù)，并在檔案借閱登記簿上做好記錄。4.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.借閱人員歸還檔案時，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。借閱人員歸還檔案后，綜合管理部門應(yīng)退還押金。八、檔案統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后上報公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案利用1.綜合管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展等提供參考依據(jù)。2.定期對檔案利用情況進(jìn)