人員管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司人員管理檔案工作，確保人員檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司人員檔案的建立、保管、查閱、借閱等流程，為公司人力資源管理提供有力支持，保障公司和員工的合法權(quán)益，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實性原則：人員檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，不得虛假記載或隱瞞重要信息。2.完整性原則：全面收集員工在工作期間形成的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，對員工檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、崗位調(diào)整、績效考核等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人員管理檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.履歷材料：包括員工的個人簡歷，詳細記錄其教育背景、工作經(jīng)歷、培訓經(jīng)歷等。2.身份證明：身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、職業(yè)資格證書復印件等。3.入職材料：入職申請表、勞動合同、入職體檢報告等。（二）工作經(jīng)歷與業(yè)績1.工作經(jīng)歷記錄：詳細記錄員工在公司內(nèi)的工作崗位變動情況、工作職責、工作成果等。2.績效考核材料：年度、季度績效考核表，考核結(jié)果反饋記錄等。3.獎勵與處罰記錄：公司內(nèi)部的表彰決定、獎勵證書、處罰通知等。（三）培訓與發(fā)展1.培訓記錄：參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的培訓證書、培訓總結(jié)報告等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書，以及與上級領(lǐng)導溝通確認的記錄。（四）薪酬福利1.薪資調(diào)整記錄：薪資調(diào)整申請表、薪資調(diào)整通知等。2.福利享受情況：社保繳納記錄、公積金繳納記錄、福利待遇領(lǐng)取記錄等。（五）勞動合同管理1.勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除記錄：勞動合同文本、續(xù)簽協(xié)議、解除勞動合同證明等。2.勞動糾紛處理記錄：涉及勞動糾紛的處理過程記錄、仲裁或訴訟結(jié)果等。（六）其他重要信息1.健康狀況記錄：員工定期體檢報告、病假記錄等。2.個人獎懲情況：社會榮譽、個人違紀情況等。3.員工異動記錄：晉升、降職、調(diào)崗、離職等相關(guān)手續(xù)及記錄。三、人員管理檔案的建立與收集（一）檔案建立流程1.新員工入職時：人力資源部門負責向新員工發(fā)放入職資料清單，指導其填寫入職申請表，并收集相關(guān)身份證明、學歷證書等復印件。2.員工入職后：所在部門負責人應及時向人力資源部門提供員工的崗位信息、工作職責等，并協(xié)助人力資源部門建立員工的工作經(jīng)歷與業(yè)績檔案。3.定期更新：人力資源部門定期（每季度）收集員工的績效考核材料、培訓記錄等，確保檔案內(nèi)容的及時更新。（二）檔案收集要求1.資料真實有效：所有檔案資料必須為原件或經(jīng)員工本人簽字確認的復印件，確保資料真實可靠。2.格式規(guī)范統(tǒng)一：各類資料應按照公司規(guī)定的格式進行整理和填寫，保證檔案的規(guī)范性和一致性。3.及時歸檔：各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將收集到的員工檔案資料移交至人力資源部門，人力資源部門應及時進行整理、歸檔。四、人員管理檔案的保管（一）保管部門公司人員管理檔案由人力資源部門指定專人負責保管，設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放安全、有序。（二）保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能：配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.檔案架應分類存放檔案：按照檔案類別、員工姓名等進行有序排列，便于查找和管理。（三）保管期限1.員工在職期間：其檔案應持續(xù)保管，確保隨時可查閱相關(guān)信息。2.員工離職后：其檔案應繼續(xù)保管一定期限，具體保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下保存[X]年，涉及勞動糾紛等特殊情況的檔案應延長至糾紛處理完畢后[X]年。（四）檔案整理與清查1.定期整理：人力資源部門每年對人員管理檔案進行一次全面整理，核對檔案內(nèi)容的完整性和準確性，對破損、褪色等檔案進行修復或更換。2.清查核對：每兩年對檔案進行一次清查核對，確保檔案數(shù)量與登記記錄一致，檔案存放位置準確無誤。五、人員管理檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：可查閱公司全體員工的檔案，用于人力資源管理工作，如員工信息查詢、績效考核、崗位調(diào)整等。2.員工所在部門負責人：在工作需要時，經(jīng)人力資源部門同意，可查閱本部門員工的檔案，了解員工工作情況，進行合理的工作安排和指導。3.公司高層管理人員：因工作決策需要，經(jīng)人力資源部門審核，公司總經(jīng)理或董事長可查閱相關(guān)員工檔案，但應嚴格遵守保密規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人需填寫《人員管理檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人簽字同意。2.審批：申請表提交至人力資源部門，由檔案管理人員進行審核，報部門負責人審批。審批通過后，方可進行查閱。3.查閱登記：查閱人在檔案保管室進行查閱時，檔案管理人員應進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱限制：查閱人應在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管室，不得在檔案上涂改、標記或損壞。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印登記。六、人員管理檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.因工作需要，外單位人員確需借閱公司人員管理檔案的：需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并由人力資源部門指定專人陪同查閱。2.公司內(nèi)部員工一般不得借閱本人檔案：如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（二）借閱流程1.借閱申請：借閱人填寫《人員管理檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，并提交所在部門負責人簽字。2.審批：申請表提交至人力資源部門，經(jīng)檔案管理人員審核后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記：檔案管理人員與借閱人辦理檔案交接手續(xù)，填寫《人員管理檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、預計歸還時間等信息。4.歸還提醒：在借閱期限屆滿前，檔案管理人員應提前[X]天向借閱人發(fā)出歸還提醒通知。5.歸還驗收：借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、人員管理檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度：不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得私自復制、傳播檔案信息。2.查閱和借閱檔案時：查閱人、借閱人應遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大查閱范圍或向他人透露檔案內(nèi)容。3.對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案：應采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范工作：定期檢查消防器材、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施的運行情況，確保其正常使用。2.制定檔案安全應急預案：針對火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，明確應急處置流程和責任分工，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。3.對檔案管理人員進行安全培訓：提高其安全意識和應急處理能力，防止因人為疏忽導致檔案安全事故的發(fā)生。八、人員管理檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司人員管理檔案信息化系統(tǒng)：將員工檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案查閱、檢索、統(tǒng)計等工作的效率。2.信息化系統(tǒng)應具備權(quán)限管理功能：根據(jù)不同人員的查閱、借閱權(quán)限，設(shè)置相應的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對信息化系統(tǒng)進行維護和升級：保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的準確性，及時更新系統(tǒng)功能，滿足公司人員管理檔案工作的需要。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復1.定期對人員管理檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份：備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止因本地災害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復計劃：定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)，保證公司人員管理工作的正常開展。九、人員管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：且已無保存價值的人員管理檔案，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的檔案：如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、已失去真實性等，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：由檔案管理人員填寫《人員管理檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并提交所在部門負責人審核。2.審批：申請表經(jīng)人力資源部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對檔案進行銷毀。銷毀過程應進