法院檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范法院檔案的移交工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在案件辦理過程中形成的各類檔案材料的移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案移交工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案移交過程合法合規(guī)。2.完整準確原則移交的檔案應保持其形成時的原始狀態(tài)，內容完整、準確，能夠全面反映案件辦理的全過程。3.及時高效原則各部門應按照規(guī)定的時間和程序及時移交檔案，提高檔案移交工作的效率，確保檔案能夠及時得到整理和保管。4.安全保密原則在檔案移交過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障當事人的合法權益和司法工作的安全。二、檔案移交的范圍（一）訴訟檔案1.刑事訴訟檔案包括刑事案件的立案、偵查、起訴、審判等各個環(huán)節(jié)形成的材料，如起訴書、證據材料、庭審筆錄、判決書等。2.民事訴訟檔案涵蓋各類民事案件的受理、審理、執(zhí)行過程中產生的文件，如起訴狀、答辯狀、調解書、裁定書、執(zhí)行裁定書等。3.行政訴訟檔案涉及行政案件的立案、審理、裁判等方面的檔案，如行政起訴狀、行政答辯狀、行政判決書等。（二）非訴訟檔案1.執(zhí)行工作檔案包括執(zhí)行案件的立案、執(zhí)行措施實施、執(zhí)行結案等過程中形成的材料，如執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書、執(zhí)行和解協(xié)議等。2.信訪檔案記錄當事人來信來訪反映問題及處理情況的檔案，如信訪信件、來訪登記、處理意見等。3.司法行政檔案涉及法院行政管理工作的各類檔案，如人事檔案、財務檔案、物資設備檔案、基建檔案等。三、檔案移交的主體與職責（一）移交部門1.案件承辦部門負責將本部門辦理案件過程中形成的檔案材料進行收集、整理、裝訂，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.具體承辦人是檔案整理和移交的直接責任人，應確保所移交檔案材料的真實性、完整性和準確性。在檔案移交前，應對檔案進行認真核對，填寫檔案移交清單，并簽字確認。（二）檔案管理部門1.負責接收各部門移交的檔案，對移交的檔案進行審核、登記、編號、上架等管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則、保管期限等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。3.為檔案的查閱、利用提供服務，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，保障檔案的安全和合理利用。四、檔案移交的程序（一）整理歸檔1.案件承辦部門在案件辦結后，應及時對案件材料進行整理。按照檔案管理的要求，將各類文件材料進行分類、排序、編目、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。2.整理過程中，應剔除重復、無效的材料，對破損、褪色的文件進行修復或復制，保證檔案的質量。3.編制檔案目錄，目錄應詳細反映檔案的內容和排列順序，便于查找和利用。（二）自查自糾1.整理完畢后，案件承辦部門應對檔案進行自查。檢查檔案材料是否齊全、完整，文件之間的邏輯關系是否合理，整理質量是否符合要求。2.對自查中發(fā)現的問題及時進行整改，補充缺失的材料，糾正錯誤的編目，確保檔案質量達到標準。（三）移交申請1.案件承辦部門完成檔案整理和自查后，填寫《檔案移交申請表》，注明案件名稱、案號、移交檔案的類別、數量等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對移交申請進行審核，確認檔案整理符合要求后，簽字同意移交，并將申請表報送檔案管理部門。（四）接收審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，安排專人對移交的檔案進行接收審核。2.審核內容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。核對檔案目錄與實際檔案是否一致，檢查檔案的裝訂、編目是否符合要求，文件材料是否齊全、完整。3.對審核中發(fā)現的問題，及時與案件承辦部門溝通，要求其限期整改。整改合格后，重新提交審核。（五）辦理移交手續(xù)1.經審核合格的檔案，檔案管理部門與案件承辦部門辦理正式移交手續(xù)。雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，清單一式兩份，分別由移交部門和檔案管理部門留存。2.移交清單應詳細記錄檔案的名稱、數量、類別、移交時間等信息，確保檔案移交的準確性和可追溯性。五、檔案移交的時間要求（一）一般案件1.刑事、民事、行政訴訟案件在案件審結后[X]個工作日內完成檔案整理和移交工作。2.執(zhí)行案件在執(zhí)行結案后[X]個工作日內移交檔案。（二）特殊案件1.對于重大、復雜、疑難案件，案件承辦部門應在案件辦結后及時與檔案管理部門溝通，根據實際情況確定檔案移交時間，但最長不得超過[X]個工作日。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等需要保密的案件，在保密期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進行檔案移交。六、檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應按照檔案保管期限的要求，對接收的檔案進行分類存放和保管。2.提供適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案不受潮、防蟲、防火、防盜等。定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份存儲，確保電子檔案的安全和可恢復性。建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)。（二）利用規(guī)定1.本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.外單位因工作需要查閱檔案的，應按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經本院分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。4.涉及案件當事人查閱檔案的，應按照法律規(guī)定和本院的相關程序辦理，保障當事人的合法權益。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.本院紀檢監(jiān)察部門負責對檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門檔案移交工作進行抽查。2.對違反檔案移交制度的行為，及時進行糾正，并按照有關規(guī)定追究相關人員的責任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級法院和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導，積極配合其對