檔案遠程利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案遠程利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，提高檔案服務(wù)效率，滿足公司/組織各部門及相關(guān)人員對檔案的遠程查閱、借閱等需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位（在符合相關(guān)法律法規(guī)及本制度規(guī)定的前提下），涉及通過網(wǎng)絡(luò)等遠程方式利用公司/組織檔案的活動。（三）基本原則1.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的技術(shù)和管理措施，確保檔案在遠程利用過程中的信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.合法合規(guī)原則檔案遠程利用活動必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求，不得從事任何違法違規(guī)的檔案利用行為。3.規(guī)范有序原則明確檔案遠程利用的流程、權(quán)限和責(zé)任，確保利用活動規(guī)范、有序進行，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。4.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點，在確保安全保密的前提下，為利用者提供便捷、高效的檔案遠程利用服務(wù)。二、檔案遠程利用的范圍與方式（一）利用范圍1.各類紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、財務(wù)報表、人事檔案等。2.經(jīng)過整理和分類的電子檔案，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等。（二）利用方式1.遠程查閱利用者通過公司/組織指定的檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺，遠程在線查閱檔案數(shù)字化副本或電子檔案。2.遠程借閱對于確有必要借閱檔案原件的情況，在符合相關(guān)規(guī)定和審批流程后，利用者可通過遠程方式借閱檔案原件，并按照規(guī)定的時間和要求歸還。借閱過程中，檔案管理部門可采用快遞等方式傳遞檔案原件。三、檔案遠程利用的流程（一）申請1.公司/組織內(nèi)部人員如需遠程利用檔案，應(yīng)填寫《檔案遠程利用申請表》，詳細說明利用目的、所需檔案的名稱、數(shù)量、利用時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人審核。2.外部單位申請檔案遠程利用時，應(yīng)提供單位介紹信、利用目的說明等相關(guān)材料，并按照公司/組織規(guī)定的流程進行申請。申請材料需加蓋單位公章。（二）審批1.部門負責(zé)人對內(nèi)部人員的申請進行審核，重點審查利用目的的合理性、必要性以及利用時間等，簽署審核意見后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行進一步審查，核實檔案的可利用性以及利用方式的合規(guī)性。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位的申請由檔案管理部門初審后，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后通知外部單位辦理相關(guān)手續(xù)。（三）授權(quán)1.經(jīng)審批通過的申請，檔案管理部門根據(jù)利用者的權(quán)限和申請內(nèi)容，為利用者授予相應(yīng)的檔案遠程利用權(quán)限。利用權(quán)限包括查閱范圍、下載權(quán)限、打印權(quán)限等。2.對于遠程借閱檔案原件的申請，檔案管理部門在授權(quán)時應(yīng)明確借閱期限、歸還方式等要求，并告知利用者檔案原件的保管責(zé)任和相關(guān)風(fēng)險。（四）利用1.利用者在獲得授權(quán)后，通過指定的檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺登錄個人賬號，按照授權(quán)范圍進行檔案遠程利用操作。2.在遠程查閱檔案過程中，利用者應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，不得對檔案內(nèi)容進行惡意修改、刪除或傳播。如需下載檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行下載，并妥善保存。3.對于遠程借閱的檔案原件，利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。如遇檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）歸還（針對借閱原件情況）1.利用者應(yīng)在借閱期限屆滿前，將檔案原件歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案原件進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案原件有損壞、涂改等情況，檔案管理部門應(yīng)及時查明原因，并要求利用者承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)或賠償責(zé)任。（六）記錄與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案遠程利用活動進行詳細記錄，包括申請時間、申請人、利用目的、審批情況、授權(quán)內(nèi)容、利用時間、歸還情況等信息。2.定期對檔案遠程利用記錄進行整理和分析，跟蹤利用活動的合規(guī)性和效果，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。四、檔案遠程利用的安全保障措施（一）技術(shù)安全措施1.采用先進的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問和攻擊，保障檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。2.對檔案管理系統(tǒng)進行定期安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)軟件的安全性和穩(wěn)定性。...3.對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地存儲設(shè)備上，并采用加密存儲方式，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）管理安全措施1.建立嚴格的用戶賬號管理制度，對檔案遠程利用系統(tǒng)的用戶賬號進行統(tǒng)一管理。用戶賬號應(yīng)設(shè)置強密碼，并定期更換密碼。2.明確檔案管理部門及相關(guān)人員在檔案遠程利用過程中的安全職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高安全意識。3.制定檔案遠程利用安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。（三）權(quán)限管理措施1.根據(jù)利用者的工作需要和崗位職責(zé)，嚴格設(shè)定檔案遠程利用的權(quán)限范圍，確保利用者只能訪問和操作其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對利用者的權(quán)限進行審查和調(diào)整，對于人員崗位變動或不再需要遠程利用檔案的情況，及時撤銷或變更其權(quán)限。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案遠程利用活動進行自查，檢查利用流程的執(zhí)行情況、安全保障措施的落實情況以及利用記錄的完整性等。2.公司/組織內(nèi)部審計部門不定期對檔案遠程利用情況進行審計，重點審查利用活動的合規(guī)性、安全性以及對業(yè)務(wù)工作的支持效果等。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案行政管理部門以及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案遠程利用情況的資料和信息。...2.對于外部單位在檔案遠程利用過程中存在的違規(guī)行為，及時進行糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自進行檔案遠程利用。2.超越授權(quán)范圍查閱、下載、借閱檔案。3.對檔案內(nèi)容進行惡意修改、刪除、傳播或泄露。4.未按照規(guī)定的時間和要求歸還檔案原件（如涉及借閱）。5.違反檔案遠程利用安全保障措施，導(dǎo)致檔案信息安全事故。（二）處理措施1.對于內(nèi)部人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、扣發(fā)績效獎金、解除勞動合同等處理。2.對于外部單位的違規(guī)行為，除按照合同約定追究違約責(zé)任外，暫停其檔案遠程利用權(quán)限，并視情節(jié)嚴重程度向相關(guān)部門通報。3.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他嚴重后果的