檔案銷毀規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理與銷毀過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全性原則：在檔案銷毀過程中，要采取必要措施確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，保障公司信息安全。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確識(shí)別需要銷毀的檔案，避免誤銷重要檔案。4.可追溯性原則：對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便日后查詢和追溯。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.對(duì)于超過保管期限、已失去保存價(jià)值或無(wú)需繼續(xù)留存的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定銷毀。具體判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：文件資料類：已完成歷史使命、無(wú)查考利用價(jià)值的政策性文件、會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等；重復(fù)文件、內(nèi)容已被新文件替代且無(wú)特殊保存意義的；已解密且無(wú)留存必要的保密文件等。業(yè)務(wù)檔案類：已結(jié)清的合同協(xié)議、已處理完畢的項(xiàng)目文件、已核銷的財(cái)務(wù)憑證等；超過規(guī)定保管期限且無(wú)后續(xù)審計(jì)、法律糾紛等需要的業(yè)務(wù)檔案。人事檔案類：已離職人員且超過規(guī)定保管期限的個(gè)人檔案材料（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）；已失效的人事任免文件、考核記錄等。其他類：已報(bào)廢的設(shè)備檔案、已拆除的建筑物檔案等。（三）鑒定程序1.每年定期由檔案管理部門對(duì)各類檔案進(jìn)行清查，列出可能需要銷毀的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定小組，鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查。3.鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)部門等方式，綜合判斷檔案是否符合銷毀標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于存在疑問的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，必要時(shí)可征求外部專家意見。4.經(jīng)鑒定小組審核通過的檔案，確定為待銷毀檔案，并編制《檔案銷毀清冊(cè)》。三、檔案銷毀審批（一）審批流程1.《檔案銷毀清冊(cè)》編制完成后，需依次提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批：對(duì)本部門待銷毀檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案銷毀的必要性和準(zhǔn)確性，并簽署意見。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司整體情況和檔案管理政策，對(duì)《檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行最終審批。（二）審批權(quán)限1.保管期限為短期的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批后即可實(shí)施銷毀。2.保管期限為長(zhǎng)期的檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.保管期限為永久的檔案，以及涉及公司重大機(jī)密、重要業(yè)務(wù)或可能存在法律糾紛的檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。四、檔案銷毀實(shí)施（一）銷毀方式選擇根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量和保密要求，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括：1.焚燒：對(duì)于紙質(zhì)檔案等，可采用焚燒的方式進(jìn)行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保檔案完全燃燒，不留任何痕跡。2.粉碎：通過專業(yè)的粉碎設(shè)備，將紙質(zhì)檔案、電子存儲(chǔ)介質(zhì)等粉碎成細(xì)小顆粒，使其無(wú)法恢復(fù)原有信息。粉碎后的顆粒應(yīng)達(dá)到規(guī)定的粒度要求。3.數(shù)據(jù)擦除：對(duì)于電子檔案，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法被恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行物理銷毀或繼續(xù)用于其他合法用途。4.外包銷毀：對(duì)于數(shù)量較大、銷毀要求較高的檔案，可委托具有資質(zhì)的專業(yè)檔案銷毀公司進(jìn)行處理。在選擇外包公司時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查其資質(zhì)、信譽(yù)和服務(wù)能力，并簽訂詳細(xì)的外包合同。（二）銷毀實(shí)施過程1.內(nèi)部銷毀若采用焚燒或粉碎方式進(jìn)行內(nèi)部銷毀，應(yīng)在公司指定的安全區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。銷毀過程中，需安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定流程進(jìn)行。對(duì)于電子檔案的數(shù)據(jù)擦除，應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員操作，并使用經(jīng)認(rèn)證的擦除軟件。擦除過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括擦除時(shí)間、擦除軟件名稱、擦除次數(shù)等。2.外包銷毀與外包公司簽訂合同后，應(yīng)將待銷毀檔案按照合同要求進(jìn)行整理、包裝，并與外包公司辦理交接手續(xù)。交接過程中，需詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息。要求外包公司提供銷毀過程的視頻或照片等證明材料，以確保檔案已被徹底銷毀。公司應(yīng)定期對(duì)外包公司的銷毀工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。五、檔案銷毀記錄（一）記錄內(nèi)容檔案銷毀過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄以下信息：1.檔案基本信息：包括檔案名稱、類別、保管期限、形成部門等。2.銷毀時(shí)間：明確檔案銷毀的具體日期。3.銷毀方式：記錄采用的銷毀方式，如焚燒、粉碎、數(shù)據(jù)擦除或外包銷毀等。4.實(shí)施人員：參與檔案銷毀工作的人員姓名。5.審批情況：注明檔案銷毀的審批流程及審批結(jié)果，包括各級(jí)審批人員的簽字和日期。6.銷毀證明材料：如外包銷毀的合同、銷毀過程的視頻或照片、數(shù)據(jù)擦除記錄等。（二）記錄保存檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與原檔案的保管期限一致。記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存，保存地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，便于查詢和追溯。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案銷毀監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢部門人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷毀記錄進(jìn)行自查，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.監(jiān)督小組每年至少對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案鑒定的準(zhǔn)確性、審批流程的合規(guī)性、銷毀實(shí)施過程的規(guī)范性以及銷毀記錄的保存情況等。（三）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改。整改完成后，監(jiān)督小組進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對(duì)違反檔案銷毀規(guī)章制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則