檔案材料文件制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案材料文件的管理，確保檔案材料文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案材料文件的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案材料文件形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案材料文件的統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案材料文件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理與公司/組織相關(guān)的各類檔案材料文件，保證檔案材料文件的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮公司/組織各項(xiàng)工作對檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案材料文件的分類與編號(hào)（一）分類1.行政文件類包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、函件等。2.人事檔案類員工個(gè)人檔案，涵蓋員工基本信息、招聘錄用材料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況、勞動(dòng)合同、離職手續(xù)等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)檔案類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案（客戶資料、銷售合同、訂單、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、采購業(yè)務(wù)檔案（供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告等）、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案（生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等）、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等）等。5.工程檔案類工程項(xiàng)目前期文件（項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等）、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、施工過程文件（施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等）、竣工驗(yàn)收文件（竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等）。6.合同檔案類各類合同文本，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等，以及合同履行過程中的相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等。7.資質(zhì)證書檔案類公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、許可證等文件的原件及相關(guān)申請、審批材料。8.其他檔案類除上述各類檔案外，公司/組織在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如宣傳資料、廣告策劃、市場調(diào)研分析報(bào)告、法律事務(wù)文件等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用分類編號(hào)法，對每一類檔案賦予一個(gè)固定的編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號(hào)。例如：行政文件類編號(hào)為XZ，人事檔案類編號(hào)為RS，財(cái)務(wù)檔案類編號(hào)為CW，業(yè)務(wù)檔案類編號(hào)為YW，工程檔案類編號(hào)為GC，合同檔案類編號(hào)為HT，資質(zhì)證書檔案類編號(hào)為ZZ，其他檔案類編號(hào)為QT。2.編號(hào)示例如行政文件類的第10份文件編號(hào)為XZ010；人事檔案類中員工張三的檔案編號(hào)為RS001（假設(shè)張三是該類檔案中的第一個(gè)）；財(cái)務(wù)檔案類的第5本賬簿編號(hào)為CW005等。三、檔案材料文件的形成與積累（一）文件形成要求1.公司/組織內(nèi)各部門及員工在開展各項(xiàng)工作過程中，應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料。文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門共同完成的工作項(xiàng)目，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)收集、整理項(xiàng)目過程中形成的各類文件材料，并確保文件材料的一致性和完整性。（二）文件積累職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的積累工作，對日常工作中產(chǎn)生的文件進(jìn)行及時(shí)收集、分類、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)積累項(xiàng)目相關(guān)文件材料，確保項(xiàng)目文件的齊全、完整。項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門。四、檔案材料文件的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門接收各部門移交的文件材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的整理。整理工作包括對文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。2.對于紙張破損、字跡模糊或易褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目清晰，便于查找和利用。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案材料進(jìn)行逐一核對，確保檔案內(nèi)容與移交清單一致。核對無誤后，按照檔案編號(hào)順序?qū)n案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息。同時(shí)，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等內(nèi)容，并將檔案目錄打印成冊，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)保存。2.將整理好的檔案移交至檔案庫房進(jìn)行存放，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行上架排列。五、檔案材料文件的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料文件，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重大項(xiàng)目立項(xiàng)及驗(yàn)收文件等。2.定期保管定期保管的檔案材料文件根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值，分為30年、10年兩種保管期限。保管期限為30年的檔案主要包括：涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有一定歷史價(jià)值的文件材料，如重要業(yè)務(wù)合同、中期財(cái)務(wù)報(bào)表、重要人事任免文件等。保管期限為10年的檔案主要包括：一般性業(yè)務(wù)文件、短期財(cái)務(wù)資料、一般性人事檔案等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案鑒定小組等組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案存毀意見。對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案材料文件的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案材料文件。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等原因，需要查閱公司/組織檔案材料文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱員工如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、題名、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，為員工提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案時(shí)，員工應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.內(nèi)部借閱員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的類別、編號(hào)、題名、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，為員工辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交付借閱人，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱時(shí)間、借閱人、檔案編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱與借閱查閱：外部單位因業(yè)務(wù)需要查閱公司/組織檔案材料文件的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱檔案的目的、范圍、內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。公司/組織檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人負(fù)責(zé)接待查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司/組織檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱：外部單位因特殊原因需要借閱公司/組織檔案材料文件的，應(yīng)按照上述外部查閱申請流程辦理申請手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí)，借閱單位應(yīng)與公司/組織簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，公司/組織應(yīng)安排專人對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案安全。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、范圍、效果等信息，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。2.加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案的行為，應(yīng)及時(shí)制止并按照規(guī)定進(jìn)行處理。對造成檔案損壞、丟失或泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案材料文件的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對敏感檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格審查利用人員的身份和利用目的，對涉及敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和監(jiān)督，確保信息安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備、電子檔案等的安全管理。定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對，