檔案查閱制度表一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本檔案查閱制度表。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的檔案查閱權(quán)限，杜絕越權(quán)查閱行為。4.規(guī)范有序原則：檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進行，保證查閱工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案查閱的范圍（一）公司/組織文件檔案包括公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、各類報告等。（二）人事檔案員工個人基本信息、履歷、薪資待遇、考核評價、獎懲記錄等。（三）財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。（四）業(yè)務(wù)檔案合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、客戶信息等與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案。（五）其他檔案如知識產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案、固定資產(chǎn)檔案等。三、查閱權(quán)限與申請流程（一）內(nèi)部人員查閱權(quán)限與申請流程1.普通員工查閱權(quán)限普通員工因工作需要查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案，如本人崗位涉及的業(yè)務(wù)文檔、工作流程文件等。申請流程：員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、預(yù)計查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核申請信息無誤后，安排查閱，并在查閱記錄中詳細登記查閱情況。2.部門負(fù)責(zé)人查閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門的各類檔案，包括業(yè)務(wù)檔案、人事檔案（涉及本部門員工）等，以便全面了解部門工作進展和人員情況。申請流程：部門負(fù)責(zé)人直接向檔案管理部門提出查閱申請，填寫《檔案查閱申請表》，檔案管理部門審核通過后，即可安排查閱，并做好記錄。3.高層管理人員查閱權(quán)限高層管理人員有權(quán)查閱公司/組織的各類檔案，以掌握公司整體運營狀況、戰(zhàn)略決策依據(jù)等。申請流程：高層管理人員填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案管理部門安排查閱，并嚴(yán)格記錄查閱情況。（二）外部單位查閱權(quán)限與申請流程1.合作單位查閱權(quán)限與公司/組織有合作關(guān)系的單位，因合作項目需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案、合同協(xié)議等。申請流程：合作單位向公司/組織提出書面查閱申請，說明查閱目的、所需檔案內(nèi)容等，并加蓋單位公章。公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對申請進行審核，認(rèn)為確有必要查閱的，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案管理部門與合作單位聯(lián)系，安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱完畢后，合作單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。2.政府部門、司法機關(guān)查閱權(quán)限政府部門、司法機關(guān)因履行職責(zé)需要查閱公司/組織檔案的，按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。申請流程：政府部門、司法機關(guān)出具正式的查閱函，明確查閱目的、范圍和要求。公司/組織收到查閱函后，由檔案管理部門進行登記，并報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照查閱函要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)積極配合，確保查閱工作順利進行。四、查閱檔案的方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可到檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作的正常開展。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的程序申請復(fù)制。檔案管理部門對復(fù)制申請進行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照檔案原件的格式和內(nèi)容進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，確保其真實性和完整性。（二）查閱要求1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱場所的各項規(guī)章制度，保持安靜、整潔，不得在查閱場所吸煙、飲食、大聲喧嘩等。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得隨意涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。如因特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確歸還時間。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。4.查閱人員在查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問的，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，不得擅自處理。檔案管理部門應(yīng)及時核實情況，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案查閱的登記與記錄（一）登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱登記制度。每次查閱檔案時，應(yīng)詳細登記查閱日期、查閱人員姓名（或單位名稱）、查閱部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱時間、查閱方式（現(xiàn)場查閱或復(fù)制查閱）、復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)等信息。（二）記錄保存查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。查閱登記記錄可采用紙質(zhì)臺賬或電子文檔的形式進行記錄，以便于查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計部門人員等組成。監(jiān)督小組定期對檔案查閱情況進行檢查，重點檢查查閱申請審批流程是否規(guī)范、查閱人員是否遵守查閱要求、查閱登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促整改，并將檢查結(jié)果納入公司/組織內(nèi)部考核評價體系。（二）外部監(jiān)督對于涉及合作單位、政府部門、司法機關(guān)等外部單位查閱檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)主動接受外部監(jiān)督。如外部單位對查閱工作提出意見或建議的，應(yīng)認(rèn)真對待，及時改進工作。同時，應(yīng)積極配合外部單位的監(jiān)督檢查工作，提供必要的查閱記錄和相關(guān)資料。七、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任所有參與檔案查閱工作的人員，包括檔案管理部門工作人員、查閱人員等均負(fù)有保密責(zé)任。應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)以及公司/組織的保密制度，不得泄露檔案中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱場所進行必要的安全保密防護，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入查閱場所。2.查閱人員在查閱檔案過程中，不得將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。如需與他人討論檔案內(nèi)容，應(yīng)在檔案管理部門指定的范圍內(nèi)進行，并采取必要的保密措施。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案，檔案管理部門應(yīng)在查閱申請表中明確標(biāo)注，并要求查閱人員簽署保密承諾書。保密承諾書應(yīng)明確查閱人員的保密義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.超越查閱權(quán)限查閱檔案。3.違反查閱要求，如涂改、損壞檔案，擅自將檔案帶出查閱場所等。4.泄露檔案保密信息。5.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時向違規(guī)人員發(fā)出書面警告，要求其立即改正，并記錄在案。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司/組織將視情況給予違規(guī)人員相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、罰款、降職、辭退等。同時，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)因違規(guī)行為給公司/組織造成的經(jīng)濟損失。3.對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，公司