工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工會檔案管理，確保工會檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會檔案由工會綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工會工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理工會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密規(guī)定，對涉及國家機密、工會秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為工會工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以工會主席為組長，副主席為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責審定工會檔案管理工作規(guī)劃、制度和標準，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為工會檔案管理的職能部門，具體負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工會檔案管理制度。2.負責組織、指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案的齊全完整。3.對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管、保護和保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施。6.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為工會工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。8.負責組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.按照工會檔案管理要求，負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的真實、完整、準確。2.定期將整理好的檔案移交綜合辦公室，并辦理交接手續(xù)。3.配合綜合辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.工會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議、主席辦公會議等各類會議文件、記錄、紀要。4.工會組織建設(shè)、會員發(fā)展、會員管理、會費收繳等方面的文件、資料。5.職工維權(quán)、勞動保護、勞動競賽、技能培訓(xùn)、文體活動等方面的文件、資料。6.工會財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案。7.工會固定資產(chǎn)管理檔案，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等文件。8.工會與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件。9.工會工作中形成的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。10.其他具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，定期移交綜合辦公室。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、剪裁、損毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、職工權(quán)益類、勞動競賽類、文體活動類、財務(wù)類、固定資產(chǎn)類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，以便快速檢索檔案。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜門窗等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫房的整潔有序。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行排列存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責和工作流程。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時采取措施處理。3.嚴格控制庫房的溫度、濕度，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。5.非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會綜合辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映工會主要職能活動和基本歷史面貌的，對工會工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可分別確定為30年或10年保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)工會檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時登記注銷，確保檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實際情況一致。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，及時準確地反映檔案管理工作的動態(tài)。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，不得虛報、瞞報、漏報。（二）利用工作1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。2.工會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室查閱。3.外單位人員查閱檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱重要檔案應(yīng)指定專人陪同，并嚴格遵守查閱規(guī)定。4.檔案一般不得外借，特殊情況需要外借的，須經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。5.檔案利用過程中，應(yīng)注意保護檔案的安全和保密，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。6.綜合辦公室應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等形式，為工會工作提供服務(wù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子文件收集齊全，按照檔案整理要求進行分類、編號、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)進行收集和整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等信息，以便更好地管理和利用電子檔案。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲管理制度，定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，保持溫度、濕度等條件符合要求。