公司檔案制度[公司名稱(chēng)]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱和利用等工作。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件資料。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.合同檔案：包括公司各類(lèi)合同、協(xié)議等。6.聲像檔案：包括公司各類(lèi)照片、錄音、錄像等。7.實(shí)物檔案：包括公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱(chēng)或類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如“KJ202301”表示2023年第1個(gè)科技項(xiàng)目檔案。3.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如“2023憑證001”。5.合同檔案編號(hào)：采用合同簽訂年份合同類(lèi)別流水號(hào)的方式，如“2023銷(xiāo)售合同001”。6.聲像檔案編號(hào)：按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如“SX20230501”表示2023年5月1日拍攝的聲像檔案。7.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)實(shí)物的類(lèi)別和獲得時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如“SW202301”表示2023年獲得的第1件實(shí)物檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等。3.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報(bào)告、總結(jié)等。4.公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。5.公司拍攝的照片、錄制的錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，然后依次編號(hào)、裝訂、編目。2.科技檔案整理：根據(jù)項(xiàng)目的階段和文件的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙等，然后進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目。3.人事檔案整理：按照檔案材料的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料等，然后進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的順序進(jìn)行整理，然后進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目。5.合同檔案整理：按照合同的類(lèi)別和簽訂時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，然后進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目。6.聲像檔案整理：按照拍攝或錄制時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，然后進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明、編目。7.實(shí)物檔案整理：對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、獲得時(shí)間等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案：當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案：?jiǎn)T工離職后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。5.合同檔案：合同履行完畢后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。6.聲像檔案：拍攝或錄制完成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔。7.實(shí)物檔案：獲得實(shí)物后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記歸檔。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)將整理好的檔案及時(shí)移交綜合管理部歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）保管期限1.文書(shū)檔案：分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文書(shū)檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策等文件；長(zhǎng)期保管的文書(shū)檔案保管期限為16年至50年；短期保管的文書(shū)檔案保管期限為5年以下。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目的重要性和保存價(jià)值確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或永久。3.人事檔案：永久保管。4.財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年、30年或永久。5.合同檔案：根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或永久。6.聲像檔案：根據(jù)其反映的內(nèi)容和保存價(jià)值確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或永久。7.實(shí)物檔案：根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和保存價(jià)值確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或永久。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：應(yīng)刻錄成光盤(pán)或存儲(chǔ)在硬盤(pán)上，并注明相關(guān)信息，妥善保管。4.實(shí)物檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的展示柜或倉(cāng)庫(kù)中，確保實(shí)物的安全和完整。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作等需要查閱檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審核。3.綜合管理部審核通過(guò)后，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還綜合管理部，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，但須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位因特殊情況需要借閱檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審核。3.綜合管理部審核通過(guò)后，與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，定期向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（二）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。八、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)失去保存價(jià)值的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.綜合管理部應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單存檔保存。九、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.綜合管理部應(yīng)建立公司檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描成電子文件，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。