檔案管理制度鄉(xiāng)總則目的為加強(qiáng)本鄉(xiāng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱利用，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)機(jī)關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位及各村（居）委會(huì)形成的各類檔案?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由鄉(xiāng)綜合檔案室負(fù)責(zé)全鄉(xiāng)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本鄉(xiāng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理本鄉(xiāng)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取特殊的保密措施。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案工作計(jì)劃、規(guī)章制度；協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題；監(jiān)督檢查檔案工作的執(zhí)行情況。綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.集中統(tǒng)一管理全鄉(xiāng)各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門和村（居）委會(huì)的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案工作情況。各部門及村（居）委會(huì)檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門（村、居）檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門（村、居）檔案的日常保管和維護(hù)，確保檔案安全。4.積極配合綜合檔案室開展檔案查閱利用工作，提供必要的協(xié)助和服務(wù)。檔案的收集與整理收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本鄉(xiāng)形成的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案等。3.本鄉(xiāng)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的技術(shù)資料、科研成果、項(xiàng)目檔案、聲像檔案等。4.本鄉(xiāng)在對(duì)外交往中形成的外事文件、協(xié)議、信函等。5.本鄉(xiāng)所屬各部門和村（居）委會(huì)報(bào)送的各類文件、資料、報(bào)表等。收集要求1.各部門和村（居）委會(huì)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集及時(shí)、完整。2.對(duì)本鄉(xiāng)形成的各類文件材料，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，不得積壓。3.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按要求進(jìn)行傳閱、辦理和歸檔。4.對(duì)本鄉(xiāng)開展的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等，應(yīng)同步收集相關(guān)檔案資料，確保檔案與工作進(jìn)程相匹配。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷宗。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類整理，編制目錄和說明。檔案的保管檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案安全。2.庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，滿足檔案存放和管理的要求。3.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。檔案保管條件1.庫房溫度應(yīng)控制在1４℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房溫濕度。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。檔案存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案裝具應(yīng)按照順序編號(hào)，便于查找和管理。3.檔案排列應(yīng)遵循從左到右、從上到下的原則，保持整齊有序。檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全設(shè)施等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檢查臺(tái)賬，對(duì)存在的問題要分析原因，制定整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.在確保檔案安全的前提下，最大限度地保留有價(jià)值的檔案，避免檔案資源的浪費(fèi)。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見。鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，確定其是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)涉及重要事項(xiàng)、重大決策、歷史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案移交1.本鄉(xiāng)所屬各部門和村（居）委會(huì)應(yīng)按照規(guī)定定期向綜合檔案室移交檔案，一般每年移交一次。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案移交手續(xù)齊全、檔案內(nèi)容完整。檔案的利用利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定和檔案利用審批程序，確保檔案信息安全。3.優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。利用范圍1.本鄉(xiāng)機(jī)關(guān)各部門因工作需要查閱檔案的。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案的。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，經(jīng)本鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的。利用程序1.檔案利用者應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.申請(qǐng)表提交至綜合檔案室，由檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)利用者需求提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、利用者姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.檔案利用者如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作提供高效的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本鄉(xiāng)檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)軟件，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡(jiǎn)便、安全可靠。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計(jì)，涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理1.對(duì)電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍，確保電子檔案信息安全。檔案信息安全保障1