檔案到期銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，規(guī)范檔案到期銷毀工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。本制度旨在明確檔案銷毀的范圍、程序、責(zé)任等，保障公司檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄、圖紙、音像資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和信息安全。3.集中管理原則：檔案到期銷毀工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門配合。4.全程監(jiān)督原則：檔案銷毀過(guò)程要進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作真實(shí)、徹底、規(guī)范。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干及法務(wù)人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件類：已過(guò)保管期限，且內(nèi)容無(wú)查考利用價(jià)值的一般性文件、臨時(shí)性文件等；重復(fù)文件且無(wú)留存必要的；經(jīng)確認(rèn)已失效或無(wú)需繼續(xù)保存的文件。2.合同類：已履行完畢，且后續(xù)無(wú)法律糾紛、無(wú)查閱需求的合同；合同主體已注銷，且相關(guān)權(quán)利義務(wù)已終止的合同。3.報(bào)表類：超過(guò)規(guī)定保管期限，且已不再具有統(tǒng)計(jì)分析、財(cái)務(wù)審計(jì)等參考價(jià)值的報(bào)表。4.記錄類：已過(guò)保存期限，且對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等無(wú)重要參考意義的記錄；因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已失去使用價(jià)值的記錄。5.圖紙類：已停止使用，且不再有更新、維護(hù)需求的圖紙；已被新的圖紙?zhí)娲以瓐D紙無(wú)特殊保存價(jià)值的。6.音像資料類：內(nèi)容已過(guò)時(shí)，且無(wú)歷史文化、教育宣傳等利用價(jià)值的音像資料；重復(fù)錄制且無(wú)留存必要的音像資料。（三）鑒定程序1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門到期檔案進(jìn)行初步梳理，填寫《檔案鑒定申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、存毀建議等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案鑒定申請(qǐng)表》后，匯總整理，提交給檔案鑒定小組。3.檔案鑒定小組定期召開鑒定會(huì)議，對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行逐一審查。根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的存毀價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，形成鑒定意見。4.對(duì)于鑒定為銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并形成《檔案鑒定報(bào)告》。三、銷毀審批（一）審批流程1.《檔案鑒定報(bào)告》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《檔案鑒定報(bào)告》進(jìn)行審核，簽署審批意見。對(duì)于同意銷毀的檔案，明確銷毀時(shí)間、方式等要求；對(duì)于不同意銷毀的檔案，說(shuō)明理由，并退回檔案管理部門重新鑒定。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的《檔案鑒定報(bào)告》，由檔案管理部門留存?zhèn)浒?，并按照審批意見組織實(shí)施檔案銷毀工作。（二）審批責(zé)任1.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的存毀價(jià)值進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的鑒定，確保鑒定意見合理、合規(guī)。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真履行審批職責(zé)，對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。四、銷毀實(shí)施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.數(shù)據(jù)擦除：對(duì)于電子檔案，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。3.其他方式：對(duì)于音像資料等特殊載體檔案，可根據(jù)實(shí)際情況采用消磁、銷毀存儲(chǔ)設(shè)備等方式進(jìn)行處理。（二）銷毀場(chǎng)所檔案銷毀工作應(yīng)在符合安全保密要求的指定場(chǎng)所進(jìn)行。場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，配備必要的銷毀設(shè)備和防護(hù)設(shè)施。（三）銷毀人員檔案銷毀工作由檔案管理部門組織實(shí)施，可委托專業(yè)的檔案銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。銷毀人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案銷毀流程和安全保密規(guī)定，具備良好的職業(yè)道德。（四）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，制定《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案按照《檔案銷毀清單》進(jìn)行分類整理，確保與清單內(nèi)容一致。3.檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要全程監(jiān)督檔案銷毀過(guò)程，確保銷毀工作真實(shí)、徹底。4.在檔案銷毀過(guò)程中，銷毀人員要對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員要對(duì)銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，確保無(wú)殘留檔案信息。同時(shí)，將《檔案銷毀清單》、銷毀記錄等資料整理歸檔，保存期限不少于規(guī)定年限。五、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)檔案到期銷毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案鑒定、審批、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案銷毀記錄是否完整、真實(shí)。2.檔案管理部門要定期對(duì)本部門檔案銷毀工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷完善檔案銷毀工作流程。（二）外部監(jiān)督積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)于提出的意見和建議，要認(rèn)真整改落實(shí)，不斷提高公司檔案管理水平。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案管理人員未按規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行梳理、鑒定，導(dǎo)致檔案銷毀不準(zhǔn)確、不及時(shí)的，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案鑒定小組成員因工作失誤、主觀故意等原因，出具錯(cuò)誤鑒定意見，造成檔案信息泄露或重要檔案未按規(guī)定銷毀的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)在檔案銷毀審批過(guò)程中，未盡審核把關(guān)職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)銷毀檔案的，由分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.銷毀人員未按照規(guī)定的銷毀方式、流程進(jìn)行操作，造成檔案信息未徹底銷毀或泄露的，由銷毀人員承擔(dān)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案到期銷毀制度的相關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)