檔案保密制度主要一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、人員以及與公司/組織有檔案交接往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險。3.全程管控原則：對檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、檔案保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲等，確保檔案的安全與完整。3.對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審批和登記，監(jiān)督利用過程中的保密措施執(zhí)行情況。4.定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。5.負(fù)責(zé)對涉及檔案保密工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高保密意識和技能。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及敏感信息的檔案采取必要的保密措施。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案利用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案利用過程中，妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作，不得超越權(quán)限使用檔案。4.使用完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）保密監(jiān)督檢查部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司/組織檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展保密檢查工作。2.對發(fā)現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出整改意見和建議。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案保密工作的宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的保密意識。三、檔案保密范圍（一）商業(yè)秘密類檔案1.公司/組織未公開的產(chǎn)品研發(fā)資料，包括技術(shù)方案、工藝流程、實驗數(shù)據(jù)等。2.客戶信息檔案，如客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等。3.市場營銷策略檔案，包括市場調(diào)研報告、營銷計劃、促銷活動方案等。4.財務(wù)數(shù)據(jù)檔案，如財務(wù)報表、預(yù)算計劃、成本核算資料等。5.人力資源檔案中涉及員工個人隱私及公司/組織人力資源戰(zhàn)略的敏感信息，如薪資待遇、績效考核結(jié)果、人員招聘與調(diào)配計劃等。（二）內(nèi)部管理類檔案1.公司/組織的規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件檔案。2.內(nèi)部會議紀(jì)要、決策文件、重要工作安排等檔案，涉及公司/組織的運營決策和內(nèi)部管理機(jī)密。3.員工個人檔案中除公開信息外的其他內(nèi)容，如培訓(xùn)記錄、獎懲情況、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。（三）其他敏感類檔案1.涉及國家安全、公共安全、社會穩(wěn)定等方面的檔案信息，如相關(guān)應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。2.與合作伙伴簽訂的保密協(xié)議、合作合同等檔案，其中包含雙方約定的保密條款和敏感信息。3.尚未公開的重大項目進(jìn)展情況、投資計劃等檔案，可能對公司/組織的經(jīng)營和發(fā)展產(chǎn)生重大影響。四、檔案收集與整理保密要求（一）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.對于涉及保密內(nèi)容的文件材料，在收集過程中要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明文件名稱、密級、形成時間、來源等信息。3.收集人員應(yīng)具備保密意識，在收集過程中不得擅自翻閱、傳播涉及保密的文件內(nèi)容。（二）整理要求1.檔案管理人員在整理檔案時，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，對涉及保密的文件要單獨整理、存放。2.在文件分類、編號、編目等過程中，要注意保護(hù)文件的保密信息，不得因整理操作而導(dǎo)致信息泄露。3.對于密級較高的檔案，應(yīng)采用專門的整理工具和方法，確保整理過程的安全性。五、檔案存儲保密措施（一）存儲場所選擇1.檔案存儲場所應(yīng)具備安全保密條件，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮濕等可能對檔案造成損害的區(qū)域。2.存儲場所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)按照不同的類別、密級進(jìn)行分類存儲，采用專柜、專架或?qū)ｉT的存儲設(shè)備存放，避免相互混淆。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限。3.存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲環(huán)境管理1.保持檔案存儲場所的清潔、干燥、通風(fēng)良好，控制溫度和濕度在適宜范圍內(nèi)，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.定期對存儲場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保安全防護(hù)設(shè)施正常運行，存儲設(shè)備無故障。六、檔案查閱與借閱保密規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級和查閱內(nèi)容確定是否同意查閱，并告知查閱人員相關(guān)保密要求。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，確需摘抄、復(fù)制的，應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在查閱現(xiàn)場談?wù)摶騻鞑n案內(nèi)容，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.借閱人員應(yīng)按照審批后的期限及時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。七、檔案復(fù)制與傳輸保密要求（一）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，說明復(fù)制的目的、內(nèi)容、數(shù)量等信息，經(jīng)審批同意后方可進(jìn)行。2.復(fù)制檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，由檔案管理人員負(fù)責(zé)操作，復(fù)制過程中要嚴(yán)格控制復(fù)制范圍，不得超量復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有同等的保密要求，復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并按照原件的密級進(jìn)行管理。4.復(fù)制完成后，對復(fù)制設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行清理，防止殘留的檔案信息泄露。（二）傳輸要求1.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案時，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保傳輸過程中檔案信息的安全。2.如需將檔案傳輸給外部單位或個人，應(yīng)事先簽訂保密協(xié)議，并對傳輸?shù)臋n案進(jìn)行加密處理，明確傳輸?shù)姆秶陀猛尽?.在傳輸檔案前，應(yīng)對接收方的資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行評估，確保接收方具備安全接收和保管檔案的能力。4.傳輸過程中要對傳輸情況進(jìn)行記錄，包括傳輸時間、接收方信息、傳輸內(nèi)容等，以備查詢和追溯。八、檔案銷毀保密程序（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門定期對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.對涉及保密內(nèi)容的檔案，在鑒定過程中要嚴(yán)格審查，防止重要保密信息被誤銷毀。（二）銷毀審批1.檔案管理部門將擬銷毀的檔案清單及銷毀鑒定報告提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案的性質(zhì)、密級等情況進(jìn)行審核，批準(zhǔn)銷毀申請。（三）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，保存期限不少于規(guī)定年限。九、保密教育培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度保密教育培訓(xùn)計劃，針對不同崗位、不同層級的人員確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋檔案保密法律法規(guī)、公司/組織檔案保密制度、保密意識和技能等方面的內(nèi)容。（二）培訓(xùn)實施1.定期組織檔案保密知識培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用集中授課、專題講座、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，考核方式可采用考試、撰寫心得體會、實際操作等，確保培訓(xùn)人員掌握檔案保密知識和技能。（三）宣傳活動1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、郵件、微信群等多種渠道，宣傳檔案保密制度和保密知識，提高全體員工的保密意識。2.開展保密宣傳活動，如保密知識競賽、保密主題演講等，營造良好的保密工作氛圍。十、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或不定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查工作可采取自查、互查、專項檢查等方式進(jìn)行，確保檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理部門的日常管理工作是否符合保密制度要求，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案利用人員是否遵守檔案查閱、借閱、復(fù)制等保密規(guī)定。3.檔案存儲場所的安全防護(hù)設(shè)施是否正常運行，存儲環(huán)境是否符合要求。4.保密教育培訓(xùn)工作是否落實到位，員工的保密意識和技能是否提高。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定期限內(nèi)提交整改報告。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。十一、保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對于違反檔案保密制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重和造成的后果，確定相關(guān)責(zé)任人。2.責(zé)任人包括直接責(zé)任人、間接責(zé)任人以及負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員。（二）追究方式1.對違