城建檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、市政設(shè)施維護(hù)、城市規(guī)劃編制等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展城建檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)城市建設(shè)和發(fā)展為宗旨，積極開(kāi)發(fā)利用城建檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)城建檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織的城建檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織形成的城建檔案。3.對(duì)本公司/組織各部門(mén)的城建檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.組織開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.參與城市建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在城市建設(shè)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，按照檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案資料。3.配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）其他部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)城建檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交相關(guān)檔案資料，積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃?rùn)n案包括城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等編制過(guò)程中形成的文件、圖紙、圖表等資料。2.工程建設(shè)檔案（1）項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。（2）設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等階段的圖紙、說(shuō)明、計(jì)算書(shū)等。（3）施工過(guò)程文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（4）監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。（5）竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等。3.市政設(shè)施檔案包括城市道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等市政設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、維護(hù)等方面形成的檔案資料。4.地下管線檔案包括城市地下各種管線的探測(cè)、普查、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)等過(guò)程中形成的檔案資料。5.其他與城市建設(shè)相關(guān)的檔案資料，如城市建設(shè)科研成果、城市建設(shè)歷史資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照項(xiàng)目或類別進(jìn)行分類，同一項(xiàng)目或類別的文件應(yīng)集中整理。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。4.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的城建檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。2.對(duì)檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息。2.將檔案盒（袋）存放在檔案柜或貨架上，排列整齊，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案目錄清單一致。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、泄密等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因城市建設(shè)、規(guī)劃、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)城建檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)城建檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法可查閱、借閱相關(guān)城建檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，查閱、借閱人員應(yīng)履行保密義務(wù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，對(duì)城建檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從城市建設(shè)和管理的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)城市建設(shè)、規(guī)劃、管理的參考作用，以及是否涉及歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)等方面。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定為銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（五）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，確保電子檔案信息徹底清除。（六）銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，記錄應(yīng)妥善保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和整理。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟和保障措施。2.組織開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的選型、開(kāi)發(fā)或定制，進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和上線運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。（四）運(yùn)行維護(hù)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和故障，保障檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)本公司/組織各部門(mén)的城建檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立城