檔案核查流程制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，規(guī)范檔案核查工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各類檔案的核查工作，包括但不限于人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案核查工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.客觀公正原則：核查人員應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，如實反映檔案情況。3.全面細致原則：對檔案的各個方面進行全面、細致的審查，不放過任何疑點。4.保密性原則：在核查過程中，涉及到的敏感信息和機密內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案核查職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負責(zé)制定檔案核查計劃和方案。2.組織實施檔案核查工作，調(diào)配核查人員。3.對核查結(jié)果進行匯總分析，撰寫核查報告。4.負責(zé)檔案核查過程中的溝通協(xié)調(diào)工作。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.配合檔案管理部門開展檔案核查工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.對本部門產(chǎn)生的檔案進行自查自糾，確保檔案質(zhì)量。3.根據(jù)核查意見，對存在問題的檔案進行整改。（三）核查人員1.按照檔案核查計劃和方案，認真開展核查工作，做好核查記錄。2.對核查發(fā)現(xiàn)的問題進行深入調(diào)查，分析原因，提出處理建議。3.保守核查工作中的秘密，不得泄露相關(guān)信息。三、檔案核查內(nèi)容（一）檔案材料的完整性1.檢查檔案中應(yīng)有的各類文件、資料是否齊全，有無缺失。2.核對每份檔案材料的頁碼是否連續(xù)，有無缺頁、破損等情況。（二）檔案材料的真實性1.審查檔案材料的形成時間、內(nèi)容、簽字蓋章等是否真實，有無偽造、篡改跡象。2.核實檔案中涉及的事件、數(shù)據(jù)、人物等信息是否與實際情況相符。（三）檔案材料的準(zhǔn)確性1.檢查檔案材料中的文字表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計算是否正確。2.核對檔案中不同材料之間的信息是否一致，有無矛盾之處。（四）檔案整理的規(guī)范性1.查看檔案的分類是否合理，編號是否規(guī)范。2.檢查檔案的裝訂是否整齊，目錄與內(nèi)容是否對應(yīng)。四、檔案核查流程（一）準(zhǔn)備階段1.制定核查計劃檔案管理部門根據(jù)公司/組織的實際情況和工作需要，制定年度檔案核查計劃，明確核查的范圍、內(nèi)容、時間安排、人員分工等。2.組建核查小組根據(jù)核查計劃，挑選具備專業(yè)知識和經(jīng)驗的核查人員組成核查小組，明確小組組長和成員的職責(zé)。3.收集核查資料核查小組收集與核查檔案相關(guān)的政策法規(guī)、制度文件、業(yè)務(wù)資料等，為核查工作提供依據(jù)。（二）實施階段1.首次溝通核查小組與被核查部門或單位進行首次溝通，說明核查目的、范圍、流程和要求，要求其提供相關(guān)檔案資料，并做好準(zhǔn)備工作。2.資料審查核查人員按照分工，對檔案資料進行逐份審查，對照核查內(nèi)容，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題。3.實地核實對于存在疑問或需要進一步確認的問題，核查人員進行實地核實，與相關(guān)人員進行面談，查閱原始憑證、文件等資料。4.小組討論核查小組定期召開會議，對核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行討論分析，梳理問題線索，明確下一步核查方向。（三）總結(jié)階段1.撰寫核查報告核查小組根據(jù)核查情況，撰寫核查報告，報告內(nèi)容包括核查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、問題原因分析、處理建議等。2.反饋核查意見將核查報告反饋給被核查部門或單位，要求其對核查意見進行確認，并提出整改措施和期限。3.整改跟蹤檔案管理部門對被核查部門或單位的整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。五、檔案核查結(jié)果處理（一）對于核查合格的檔案予以存檔，并在檔案管理系統(tǒng)中做好記錄。（二）對于存在一般問題的檔案1.向被核查部門或單位發(fā)出整改通知，要求其在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。2.整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）對于存在嚴(yán)重問題的檔案1.視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、警告、記過等處理。2.責(zé)令被核查部門或單位對檔案進行全面整改，整改期間暫停相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。3.將核查結(jié)果及處理情況在公司/組織內(nèi)部進行通報，以起到警示作用。六、檔案核查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案核查工作監(jiān)督小組，負責(zé)對核查工作進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對核查工作的開展情況、核查結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.制定檔案核查工作考核指標(biāo)，包括核查計劃完成率、問題發(fā)現(xiàn)率、整改落實率等。2.對核查人員的工作表現(xiàn)進行考核評價，考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵核查人員認真履行職責(zé)。七、檔案核查工作的信息化管理（一）建立檔案核查信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立檔案核查信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案核查工作的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料錄入、核查記錄、問題跟蹤、報告生成等功能。（二）數(shù)據(jù)共享與利用將檔案核查信息系統(tǒng)與公司/組織內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為公司/組織的決策提供支持。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃定期組織檔案核查人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和核查能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、法律法規(guī)、核查技巧等。（二）宣傳工作通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、培訓(xùn)