文字檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織文字檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門形成的各類文字檔案，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、技術資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的文字檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的文字檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密制度進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂文字檔案管理制度，確保制度的科學性和有效性。2.檔案收集與整理：負責接收、收集公司/組織各部門形成的文字檔案，按照規(guī)定的分類標準和方法進行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施和設備，確保檔案的安全存放，防止檔案的損壞、丟失和變質(zhì)。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。5.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案查閱與利用服務：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用。7.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化進程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。8.指導與監(jiān)督：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合制度要求。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門職責1.各部門應明確專人負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.在各項工作活動中，承辦人員應將辦理完畢的文件材料及時收集齊全，按照檔案管理要求進行初步整理，定期移交本部門檔案管理人員。3.各部門檔案管理人員應定期對本部門形成的檔案進行檢查和核對，并向檔案管理部門移交。（二）檔案收集范圍1.上級文件：包括上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復等。2.公司/組織文件：公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要、決議、決定等。3.部門文件：各部門形成的工作文件、業(yè)務資料、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、項目文檔等。4.會議文件：各類會議的通知、議程、報告、發(fā)言材料、會議記錄、決議等。5.人事檔案：員工的入職登記表、履歷表、考核材料、任免文件、工資待遇材料、獎懲材料等。6.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務制度等。7.業(yè)務檔案：市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)等業(yè)務活動中形成的各類文件和資料。8.其他檔案：與公司/組織有關的其他文字材料，如榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等。（三）檔案收集要求1.及時性：檔案形成部門應在文件材料辦理完畢后及時收集，不得積壓或拖延。2.完整性：收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.準確性：檔案內(nèi)容應真實準確，不得有虛假、錯誤或遺漏信息。4.規(guī)范性：文件材料應符合格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.組織機構分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構設置，將檔案分為不同的類別，如行政部檔案、財務部檔案、業(yè)務一部檔案等。3.問題分類法：按照文件反映的問題進行分類，如人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照確定的分類標準，將檔案分為不同的類別，并進行編號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、保管期限、機構（問題）等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存放。（二）保管設備1.檔案架：用于存放檔案盒，應堅固耐用，便于分類存放和查找。2.溫濕度控制設備：安裝空調(diào)、除濕機等設備，保持庫房內(nèi)適宜的溫度和濕度。3.防火設備：配備滅火器、消防栓等消防器材，確保庫房消防安全。4.防蟲設備：放置防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀。5.防盜設備：安裝防盜門、防盜窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設施，保障檔案安全。6.檔案裝具：選用符合標準的檔案盒、檔案袋等裝具，確保檔案的妥善保管。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.安全防護：加強庫房的安全管理，嚴格控制庫房人員出入，確保檔案的安全。3.環(huán)境維護：保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。4.電子檔案保管：對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.文件內(nèi)容：是否反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌，是否對公司/組織有查考利用價值。2.文件形成時間：是否超過保管期限，是否已失去保存意義。3.文件完整性：文件是否齊全完整，是否有重要信息缺失。4.文件準確性：文件內(nèi)容是否真實準確，是否存在虛假、錯誤信息。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步審查，提出初步鑒定意見。2.小組審議：檔案鑒定小組對初步審查意見進行審議，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。3.編制鑒定報告：檔案鑒定小組編制檔案鑒定報告，詳細記錄鑒定工作的過程和結(jié)果。（四）銷毀程序1.造冊登記：對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。2.審批簽字：銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織主管領導審批簽字后，方可進行銷毀。3.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄：監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式、時間、地點等信息，銷毀清冊應永久保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或個人查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領導審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。（二）查閱程序1.申請：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、檔號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人或公司/組織主管領導審批簽字后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案，查閱人員應在指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。4.登記：檔案管理部門對查閱情況進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。（三）利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.復印：查閱人員如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的收費標準支付復印費用。復印的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.摘錄：查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在摘錄內(nèi)容上注明出處。摘錄的內(nèi)容應與原件一致，不得擅自修改或增減。（四）利用限制1.查閱和利用檔案應遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍和利用方式。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報送檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領導。（二）檔案移交1.內(nèi)部移交：公司