文書檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織文書檔案的管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，提高工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在處理公務(wù)活動中形成的文書檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文書檔案的利用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準的要求，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，為員工提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案實體安全。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用流程和管理制度，使檔案利用工作規(guī)范、有序進行。二、文書檔案的范圍與分類（一）文書檔案的范圍1.上級文件：包括上級機關(guān)下發(fā)的各類公文、指示、通知等。2.本公司/組織文件：公司/組織內(nèi)部形成的各類文件，如公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.部門文件：各部門在工作中產(chǎn)生的文件材料，如業(yè)務(wù)報告、項目資料、合同協(xié)議等。4.會議文件：各類會議形成的文件，包括會議通知、議程、報告、決議等。5.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲等檔案材料。6.財務(wù)檔案：公司/組織的財務(wù)報表、賬目、憑證等檔案資料。7.其他檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的其他具有保存價值的文件材料。（二）文書檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的文書檔案分為不同的年度類別，便于查找和管理。2.按組織機構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置，將檔案分為不同的組織機構(gòu)類別，明確各部門檔案的歸屬。3.按保管期限分類：文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的文件；長期保管的檔案是保管期限在16年至50年的文件；短期保管的檔案是保管期限在15年以下的文件。三、文書檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文書檔案的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文書檔案應(yīng)在形成后及時收集，不得積壓或散失。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時歸檔。3.收集的文件材料應(yīng)符合檔案管理的要求，字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。（二）整理方法1.分類：按照文書檔案的分類標(biāo)準，對收集到的文件材料進行分類。2.編號：為每一份文書檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年度+組織機構(gòu)代碼+順序號等。3.編目：對每份文書檔案進行編目，包括文件標(biāo)題、編號、日期、來源、保管期限等信息，編制目錄清單。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的文書檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進行裁剪或損壞。四、文書檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放文書檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管方式1.上架排列：文書檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時采取措施進行處理。檢查周期一般為每年一次。3.數(shù)字化管理：對重要的文書檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者信息的一致性。五、文書檔案的利用（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用文書檔案時，應(yīng)填寫《文書檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、編號、利用目的、利用時間等信息。2.《文書檔案利用申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）利用審批1.檔案管理部門收到《文書檔案利用申請表》后，應(yīng)進行認真審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用申請，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，為利用者提供相應(yīng)的檔案。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱文書檔案。查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。2.借閱：對于確需借出檔案的情況，利用者應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。借閱者應(yīng)對借出的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對文書檔案的利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、利用檔案名稱、利用目的、歸還時間等信息。2.利用登記應(yīng)及時、準確，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、文書檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強對檔案工作人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司/組織機密的文書檔案，應(yīng)嚴格限制查閱和使用范圍，實行專人專管。3.在檔案利用過程中，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時有人值守。2.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對文書檔案利用制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)加強對自身工作的監(jiān)督，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.將文書檔案利用制度的執(zhí)行情況納入公司/組織績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員進行考核評價。2.對于在檔案利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反制度規(guī)定的行為，視情節(jié)