檔案借閱制度制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要性、合理性原則，以滿足工作需要為前提，不得隨意借閱。3.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，建立健全檔案管理制度和檔案目錄體系。2.對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)工作需要確定是否批準(zhǔn)借閱，并負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)收回借閱的檔案。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱申請(qǐng)的提交，并確保借閱目的合理、正當(dāng)。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，愛護(hù)所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換、損壞檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因工作需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱部門或人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至檔案管理部門。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性以及借閱目的等進(jìn)行審核。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并注明借閱期限等相關(guān)信息。（三）借閱登記1.檔案管理部門根據(jù)審核通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。（四）檔案交付1.檔案管理部門根據(jù)借閱登記信息，將借閱的檔案交付給借閱人員，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息。2.借閱人員應(yīng)在檔案交付清單上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（五）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請(qǐng)。2.續(xù)借申請(qǐng)應(yīng)填寫《檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（六）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得有涂改、損壞等情況。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，在檔案借閱登記記錄上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、檔案借閱權(quán)限（一）普通檔案借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的普通檔案。2.普通檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）重要檔案借閱權(quán)限1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、重要決策等重要檔案的借閱，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請(qǐng)，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊檔案借閱權(quán)限1.對(duì)于一些特殊檔案，如歷史檔案、珍貴檔案等，其借閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況和公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.特殊檔案的借閱必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的雙重審批，并在專門的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得帶出檔案管理部門。五、檔案借閱要求（一）借閱人員要求1.借閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的工作資格和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案的使用方法和注意事項(xiàng)。2.借閱人員應(yīng)愛護(hù)所借閱的檔案，不得在檔案上隨意涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的借閱場(chǎng)所。（二）借閱場(chǎng)所要求1.一般檔案的借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，借閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定。2.重要檔案和特殊檔案的借閱應(yīng)在專門的查閱室進(jìn)行，查閱室應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，確保檔案的安全。（三）借閱期間保護(hù)要求1.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員在借閱期間如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。六、檔案保密規(guī)定（一）保密范圍1.本制度所涉及的檔案保密范圍包括公司各類文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶信息、技術(shù)資料等所有具有保密性的檔案。2.無(wú)論檔案的密級(jí)如何，借閱人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)，采取相應(yīng)的數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、訪問(wèn)控制等保密措施，確保檔案信息的安全。2.借閱人員在借閱檔案時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容予以保密。3.借閱人員在使用檔案過(guò)程中，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案內(nèi)容透露給無(wú)關(guān)人員。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容未被泄露，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案借閱申請(qǐng)的審核情況，是否符合規(guī)定的流程和權(quán)限。2.檢查檔案借閱登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，借閱期限是否符合規(guī)定。3.檢查檔案歸還情況，是否按時(shí)歸還，檔案是否完整無(wú)損。4.檢查檔案保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在泄密現(xiàn)象。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的借閱部門或人員，檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，并責(zé)令其采取措施挽回?fù)p失。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)