檔案資料涉密制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案資料的保密管理，確保公司/組織的商業(yè)秘密、敏感信息等不被泄露，維護公司/組織的合法權(quán)益和正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案資料管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、使用人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準中關(guān)于保密的規(guī)定，確保檔案資料管理活動合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴格限定知悉檔案資料涉密內(nèi)容的人員范圍，僅允許因工作需要知悉的人員接觸相關(guān)資料。3.全程管控原則：對檔案資料從形成、傳遞、存儲、使用到銷毀的全過程進行保密管理和監(jiān)督。4.可追溯原則：對檔案資料的流轉(zhuǎn)、使用等情況進行詳細記錄，以便在需要時能夠追溯和查詢。二、涉密檔案資料的定義與范圍（一）商業(yè)秘密1.公司/組織的產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、技術(shù)訣竅、研發(fā)計劃等技術(shù)信息。2.客戶名單、銷售渠道、市場策略、定價政策等經(jīng)營信息。3.未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、成本核算等財務(wù)信息。（二）敏感信息1.涉及公司/組織內(nèi)部人事任免、薪酬福利、績效考核等人力資源信息。2.尚未對外公布的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、項目計劃等公司/組織重要決策信息。3.與合作伙伴簽訂的保密協(xié)議、合作合同等包含保密條款的文件。（三）其他涉密檔案資料1.上級主管部門或政府機關(guān)要求保密的文件、資料。2.涉及國家安全、公共安全等特殊領(lǐng)域的相關(guān)檔案資料。三、檔案資料的分類與標識（一）分類1.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：如市場營銷檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源檔案等。2.按保密級別分類：分為絕密、機密、秘密三個級別。（二）標識1.在檔案資料的封面、首頁及存儲介質(zhì)顯著位置標注保密級別，如“絕密”“機密”“秘密”字樣。2.對于電子檔案，在文件名、文件夾名稱中體現(xiàn)保密級別和業(yè)務(wù)領(lǐng)域等關(guān)鍵信息。四、檔案資料的形成與收集（一）起草與審批1.文件起草人員應(yīng)根據(jù)工作需要準確、清晰地撰寫文件內(nèi)容，對涉及涉密信息的部分，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密、屏蔽等。2.文件起草完成后，按照公司/組織內(nèi)部審批流程進行審批，審批人員應(yīng)嚴格審查文件內(nèi)容，確保涉密信息的安全性和準確性。對于涉及重要涉密信息的文件，應(yīng)實行雙人或多人審批制度。（二）收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件資料及時、完整地收集上來。2.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類標準進行初步整理，剔除無關(guān)文件，確保資料的真實性和完整性。五、檔案資料的傳遞與存儲（一）傳遞1.涉密檔案資料的傳遞應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部規(guī)定的渠道進行，如專人遞送、加密網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取澜ㄟ^普通郵件、即時通訊工具等不安全方式傳遞。2.在傳遞過程中，應(yīng)采取必要的防護措施，如封裝、加密等，確保檔案資料不被泄露或篡改。傳遞人員應(yīng)嚴格履行交接手續(xù)，記錄傳遞時間、地點、人員等信息。（二）存儲1.涉密檔案資料應(yīng)存儲在專門的保密場所，如檔案室、保險柜等。保密場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，并安裝監(jiān)控設(shè)備。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在加密存儲設(shè)備或服務(wù)器上，并設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案資料的使用與借閱（一）使用1.因工作需要使用涉密檔案資料的人員，應(yīng)事先填寫《涉密檔案資料使用申請表》，詳細說明使用目的、使用期限、使用范圍等信息。2.使用人員應(yīng)在指定的保密場所使用檔案資料，不得擅自將資料帶出。使用過程中應(yīng)妥善保管，不得擅自復制、摘錄、傳播涉密內(nèi)容。3.使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案資料，并由檔案管理人員進行核對和簽收。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱公司/組織涉密檔案資料的，應(yīng)提前提交正式的借閱申請，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準。2.借閱申請應(yīng)明確借閱目的、借閱期限、歸還方式等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)簽訂《涉密檔案資料借閱承諾書》，承諾遵守公司/組織的保密制度，妥善保管借閱的檔案資料，不得泄露或擅自轉(zhuǎn)借他人。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人、歸還時間等信息，并定期進行檢查和催還。七、檔案資料的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立保密管理部門或指定專人負責檔案資料保密工作的監(jiān)督檢查，定期對各部門的檔案資料管理情況進行巡查。2.各部門應(yīng)設(shè)立兼職保密員，負責本部門檔案資料保密工作的日常監(jiān)督和自查，并及時向公司/組織保密管理部門報告發(fā)現(xiàn)的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的分類、標識是否準確規(guī)范。2.檔案資料的形成、收集、傳遞、存儲、使用、借閱等環(huán)節(jié)是否符合保密制度要求。3.保密場所的安全設(shè)施是否完好，存儲設(shè)備的訪問權(quán)限是否合理。4.人員對保密制度的知曉程度和執(zhí)行情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給保密管理部門。3.對于違反保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。八、檔案資料的解密與銷毀（一）解密1.檔案資料的保密期限屆滿或因工作需要不再保密的，由原確定保密級別的部門或人員提出解密申請。2.解密申請應(yīng)詳細說明解密原因、解密范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準的解密申請，對相關(guān)檔案資料進行解密處理，并重新確定其保管期限和管理方式。（二）銷毀1.對于已解密或不再需要保存的涉密檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.銷毀涉密檔案資料應(yīng)填寫《涉密檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準。3.銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、人員、方式等信息。記錄應(yīng)保存[具體期限]，以備查考。4.嚴禁將涉密檔案資料出售或贈送他人，不得隨意丟棄。九、培訓與教育（一）培訓計劃1.公司/組織應(yīng)制定年度保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間等安排。2.培訓內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案資料保密知識與技能等。（二）培訓實施1.根據(jù)培訓計劃，定期組織開展保密培訓活動，可采用集中授課、在線學習、案例分析等多種形式。2.培訓對象應(yīng)覆蓋公司/組織內(nèi)所有涉及檔案資料管理的人員，確保每位員工都能掌握必要的保密知識和技能。（三）教育宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案資料保密工作的重要性和相關(guān)制度要求，提高員工的保密意識。2.定期發(fā)布保密工作動態(tài)和典型案例