檔案換屆交接制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案在換屆交接過程中的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，規(guī)范檔案交接行為，保障檔案信息的安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及檔案換屆交接的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：交接的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保持檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏、篡改或隱匿重要信息。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案交接工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和程序進(jìn)行，確保交接信息準(zhǔn)確無誤，避免因延誤或差錯(cuò)影響工作的正常開展。4.責(zé)任明確原則：明確檔案交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)的問題能夠得到及時(shí)追溯和妥善處理。二、檔案交接的范圍與內(nèi)容（一）檔案范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告、合同協(xié)議等。2.人事檔案：員工的個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型而定，如銷售合同檔案、采購訂單檔案、項(xiàng)目文檔、客戶資料檔案等。5.科技檔案：涉及公司/組織技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理等方面的圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。6.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類檔案，包括辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫文件、圖像音頻視頻資料等。（二）交接內(nèi)容1.檔案實(shí)體：包括紙質(zhì)檔案、電子存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤、光盤、U盤等）、實(shí)物檔案（如印章、證書、獎(jiǎng)杯等）。2.檔案目錄：詳細(xì)記錄檔案的類別、名稱、編號、日期、保管期限等信息的目錄清單，確保交接雙方對檔案內(nèi)容一目了然。3.檔案管理系統(tǒng)信息：如檔案管理軟件中的檔案錄入信息、權(quán)限設(shè)置情況、檢索記錄等，保證電子檔案管理系統(tǒng)的連貫性和準(zhǔn)確性。4.檔案管理制度與流程：交接現(xiàn)行有效的檔案管理制度、操作流程、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等文件，使接手人員能夠迅速熟悉檔案管理要求。5.檔案利用情況記錄：包括檔案借閱登記、查閱申請審批記錄、利用效果反饋等，為后續(xù)檔案利用工作提供參考。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接時(shí)間：根據(jù)公司/組織換屆工作的整體安排，提前確定檔案交接的具體日期和時(shí)間段，確保交接工作有序進(jìn)行。交接時(shí)間應(yīng)盡量選擇在工作日的正常工作時(shí)間內(nèi)，避免影響正常業(yè)務(wù)開展。2.組建交接小組：由即將離任的檔案管理人員、接任的檔案管理人員以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成交接小組。明確小組成員的職責(zé)分工，確保交接工作的順利推進(jìn)。3.整理檔案資料：離任檔案管理人員在交接前應(yīng)對所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行全面梳理和清查，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類整理，核對檔案目錄與實(shí)體是否一致，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行備份，并檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的可讀性和數(shù)據(jù)的完整性。4.準(zhǔn)備交接文件：編制《檔案交接清單》，詳細(xì)列出交接檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息；準(zhǔn)備檔案管理制度、操作流程、利用記錄等相關(guān)文件資料；整理檔案管理系統(tǒng)的操作手冊、權(quán)限設(shè)置清單等。（二）現(xiàn)場交接1.召開交接會(huì)議：交接小組召開專門的交接會(huì)議，由離任檔案管理人員介紹檔案管理工作的基本情況、檔案交接的范圍和內(nèi)容、檔案管理系統(tǒng)的操作要點(diǎn)以及需要特別注意的事項(xiàng)等。接任檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真聽取介紹，并就關(guān)心的問題進(jìn)行提問和溝通。2.核對檔案清單：按照《檔案交接清單》，雙方逐一核對檔案實(shí)體、檔案目錄以及檔案管理系統(tǒng)信息。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)逐冊清點(diǎn)；對于電子檔案，應(yīng)檢查存儲(chǔ)介質(zhì)和數(shù)據(jù)的完整性。在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因，確保交接檔案的準(zhǔn)確無誤。3.交接檔案實(shí)體：根據(jù)核對結(jié)果，進(jìn)行檔案實(shí)體的交接。交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場對檔案的數(shù)量、完整性等進(jìn)行確認(rèn)，并在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。對于重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)交接，并記錄交接過程和相關(guān)情況。4.交接檔案管理系統(tǒng)信息：由離任檔案管理人員向接任檔案管理人員詳細(xì)介紹檔案管理系統(tǒng)的操作方法、權(quán)限設(shè)置以及數(shù)據(jù)備份等情況，并協(xié)助接任人員進(jìn)行系統(tǒng)操作的初步培訓(xùn)。接任人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行系統(tǒng)登錄和數(shù)據(jù)查詢等操作，驗(yàn)證系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性和完整性。5.交接檔案管理制度與流程：離任檔案管理人員將現(xiàn)行有效的檔案管理制度、操作流程、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等文件資料移交給接任人員，并對重要條款和關(guān)鍵流程進(jìn)行解釋說明。接任人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和了解相關(guān)制度和流程，確保能夠按照要求開展檔案管理工作。6.交接檔案利用情況記錄：交接雙方對檔案利用情況記錄進(jìn)行核對和交接，包括檔案借閱登記、查閱申請審批記錄、利用效果反饋等。接任人員應(yīng)了解檔案利用的歷史情況，以便更好地為公司/組織提供檔案服務(wù)。（三）交接確認(rèn)1.簽署交接文件：交接工作完成后，交接雙方應(yīng)在《檔案交接清單》以及相關(guān)交接文件上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)?！稒n案交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。2.辦理交接手續(xù)：交接雙方按照公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)的交接手續(xù)，如工作交接單的填寫、辦公設(shè)備和用品的移交等。涉及財(cái)務(wù)檔案交接的，還應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的要求進(jìn)行專項(xiàng)交接，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.形成交接報(bào)告：交接小組應(yīng)在交接工作結(jié)束后形成書面的交接報(bào)告，總結(jié)交接工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。交接報(bào)告應(yīng)提交給公司/組織的管理層，作為檔案管理工作交接的重要依據(jù)。四、檔案交接的責(zé)任劃分（一）離任檔案管理人員責(zé)任1.在檔案交接前，負(fù)責(zé)對所管理的檔案進(jìn)行全面清查和整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的流程和要求，與接任檔案管理人員進(jìn)行檔案交接，如實(shí)提供檔案相關(guān)信息和資料，協(xié)助接任人員熟悉檔案管理工作。3.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時(shí)進(jìn)行處理或說明情況，確保交接工作順利進(jìn)行。4.在交接手續(xù)辦理完畢后，不得擅自修改、刪除或銷毀已交接的檔案信息，如有特殊情況需要查閱或處理已交接檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。（二）接任檔案管理人員責(zé)任1.在交接過程中，認(rèn)真核對檔案清單和檔案實(shí)體，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出疑問并要求離任人員進(jìn)行解釋和處理。2.接收交接的檔案資料后，負(fù)責(zé)妥善保管和管理，按照檔案管理制度的要求開展檔案工作，確保檔案信息的安全與有效利用。3.及時(shí)熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作方法和權(quán)限設(shè)置，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。4.對交接后的檔案管理工作負(fù)責(zé)，如因自身原因?qū)е聶n案管理出現(xiàn)問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）相關(guān)部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)檔案交接工作，確保交接小組的有效運(yùn)作和交接工作的順利進(jìn)行。2.對交接過程中涉及的重要事項(xiàng)進(jìn)行審核和決策，保障檔案交接工作符合公司/組織的整體利益和要求。3.監(jiān)督交接雙方履行各自的責(zé)任和義務(wù)，對交接工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案換屆交接工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保交接過程合法合規(guī)、公正透明。2.定期對檔案交接工作進(jìn)行抽查，檢查交接手續(xù)是否齊全、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、交接責(zé)任是否明確落實(shí)等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，必要時(shí)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查。2.積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案交接等相關(guān)資料和信息，對提出的問題認(rèn)真整改落實(shí)，不斷提高檔案管理工作水平。六、檔案交接中的保密與安全（一）保密要求1.檔案交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)以及公司/組織的保密制度，對在交接過程中知悉的檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，在交接過程中應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息安全。如對電子存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密處理、對紙質(zhì)檔案進(jìn)行密封包裝等。3.交接人員在交接期間不得私自復(fù)制、傳播或使用交接檔案中的保密信息，如有特殊需要，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。（二）安全保障1.確保檔案交接過程中的實(shí)體安全，避免檔案在搬運(yùn)、存儲(chǔ)過程中發(fā)生損壞丟失等情況。對于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取專門的保護(hù)措施，如使用專用存儲(chǔ)設(shè)備、進(jìn)行異地備份等。2.加強(qiáng)對電子檔案交接過程中的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。在交接電子檔案時(shí)，應(yīng)對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行病毒檢測和數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證，確