檔案部臺賬制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案部臺賬工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司運營管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及臺賬的建立、使用、維護(hù)等相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：臺賬記錄應(yīng)如實反映檔案管理工作的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等，保證臺賬內(nèi)容完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確無誤，分類清晰合理，便于查詢和統(tǒng)計分析。4.及時性原則：及時記錄檔案管理工作中的各項信息，確保臺賬與實際工作同步更新。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。二、臺賬管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案部臺賬制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門建立健全本部門的檔案臺賬，確保臺賬符合公司整體要求。3.負(fù)責(zé)檔案部各類臺賬的建立、維護(hù)和更新，包括檔案收集臺賬、檔案整理臺賬、檔案歸檔臺賬、檔案保管臺賬、檔案利用臺賬等。4.定期對檔案部臺賬進(jìn)行審核和檢查，確保臺賬記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。5.負(fù)責(zé)檔案臺賬數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.負(fù)責(zé)檔案臺賬的安全管理，防止臺賬數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案臺賬的建立和維護(hù)，按照檔案部要求及時記錄本部門檔案管理工作情況。2.配合檔案部做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入本部門檔案臺賬。3.嚴(yán)格遵守檔案部臺賬制度，確保本部門臺賬記錄的真實性、完整性和及時性。4.定期對本部門檔案臺賬進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案部報告。三、臺賬分類及內(nèi)容（一）檔案收集臺賬1.記錄內(nèi)容：詳細(xì)記錄檔案收集的來源、時間、檔案名稱、數(shù)量、移交人等信息。2.來源分類：包括公司內(nèi)部各部門形成的文件、資料、報表等；外部單位發(fā)送的函件、合同、協(xié)議等；員工個人提交的工作成果、報告等。3.時間記錄：明確檔案收集的具體日期，精確到年、月、日。4.檔案標(biāo)識：對每份檔案進(jìn)行唯一標(biāo)識，便于查詢和管理。5.移交人信息：記錄檔案移交人的姓名、部門、職位等。（二）檔案整理臺賬1.整理階段記錄：按照檔案整理的流程，記錄每個階段的工作內(nèi)容、時間、整理人員等信息。2.分類標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行分類，如按照行政類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類等進(jìn)行一級分類，再在一級分類下細(xì)分二級、三級類目。3.編號規(guī)則：為每類檔案制定統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.裝訂情況：記錄檔案的裝訂方式、裝訂時間、裝訂人員等信息。5.編目信息：包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等編目內(nèi)容。（三）檔案歸檔臺賬1.歸檔時間：明確檔案歸檔的具體日期，與檔案整理臺賬中的整理完成時間相銜接。2.歸檔位置：記錄檔案存放的庫房編號、貨架位置、檔案盒編號等詳細(xì)信息，便于快速查找。3.關(guān)聯(lián)信息：注明與該檔案相關(guān)的其他檔案信息，如關(guān)聯(lián)檔案的編號、題名等，體現(xiàn)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。4.交接記錄：記錄檔案歸檔過程中的交接情況，包括交接時間、交接人、監(jiān)交人等信息，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。（四）檔案保管臺賬1.保管環(huán)境記錄：實時監(jiān)測檔案庫房的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件，記錄每天的環(huán)境數(shù)據(jù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.定期檢查記錄：按照規(guī)定的時間間隔對檔案進(jìn)行定期檢查，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。3.維護(hù)與修復(fù)記錄：當(dāng)檔案出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況時，記錄維護(hù)與修復(fù)的時間、人員、方法、修復(fù)前后的狀況等信息。4.安全防護(hù)記錄：記錄檔案庫房的安全防范措施執(zhí)行情況，如門禁系統(tǒng)使用記錄、監(jiān)控設(shè)備運行記錄、消防設(shè)施檢查記錄等。（五）檔案利用臺賬1.利用申請記錄：詳細(xì)記錄檔案利用申請的時間、申請人、申請部門、利用目的、所需檔案名稱及數(shù)量等信息。2.審批流程記錄：記錄檔案利用申請的審批過程，包括審批人、審批意見、審批時間等，確保檔案利用符合規(guī)定程序。3.利用情況記錄：跟蹤檔案利用的實際情況，記錄利用時間、利用地點、歸還時間、歸還人等信息，保證檔案及時歸還和安全使用。4.利用效果反饋：收集利用檔案后的效果反饋信息，如對工作的幫助、解決的問題等，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考。四、臺賬建立與更新（一）建立流程1.確定臺賬格式：根據(jù)不同類型的臺賬內(nèi)容和管理需求，設(shè)計統(tǒng)一規(guī)范的臺賬格式，包括表格形式、字段設(shè)置等。臺賬格式應(yīng)簡潔明了，便于記錄和查詢。2.明確記錄要求：制定詳細(xì)的臺賬記錄要求，明確各字段的填寫規(guī)范、數(shù)據(jù)來源、填寫方式等，確保臺賬記錄的一致性和準(zhǔn)確性。3.人員培訓(xùn)：對參與臺賬建立工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉臺賬制度和記錄要求，掌握臺賬建立的方法和技巧。4.信息錄入：按照臺賬記錄要求，由相關(guān)責(zé)任人將檔案管理工作中的各類信息及時、準(zhǔn)確地錄入臺賬系統(tǒng)。錄入過程中要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，確保信息無誤。5.審核與批準(zhǔn)：臺賬建立完成后，由檔案部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保臺賬內(nèi)容符合制度要求和實際工作情況。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可正式啟用。（二）更新頻率1.實時更新：對于檔案管理工作中的即時性信息，如檔案收集、利用申請等，應(yīng)在事件發(fā)生后及時更新臺賬。2.定期更新：檔案整理臺賬、歸檔臺賬、保管臺賬等應(yīng)按照規(guī)定的時間周期進(jìn)行更新，如每月、每季度或每年更新一次，確保臺賬信息與檔案管理工作實際進(jìn)展同步。3.動態(tài)更新：根據(jù)檔案管理工作的變化情況，如檔案保管環(huán)境調(diào)整、利用政策變更等，及時對相關(guān)臺賬進(jìn)行動態(tài)更新，保證臺賬信息的時效性和準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)備份1.備份方式：采用多種數(shù)據(jù)備份方式，包括定期全量備份和實時增量備份。全量備份每周進(jìn)行一次，將臺賬系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)備份到外部存儲設(shè)備，如磁帶、硬盤等；增量備份每天進(jìn)行，只備份自上次全量備份或增量備份以來發(fā)生變化的數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，與原數(shù)據(jù)分開存放。2.備份存儲：備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。同時，將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.恢復(fù)測試：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。測試過程應(yīng)模擬真實的數(shù)據(jù)丟失場景，按照預(yù)定的數(shù)據(jù)恢復(fù)流程進(jìn)行操作，確保在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)臺賬數(shù)據(jù)。五、臺賬查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.檔案部人員：檔案部工作人員因工作需要可查閱本部門負(fù)責(zé)管理的各類臺賬，但應(yīng)遵守查閱審批制度，填寫查閱申請表，經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播臺賬信息。2.其他部門人員：其他部門人員因工作需要查閱檔案臺賬時，需填寫查閱申請表，注明查閱目的、所需臺賬類型及內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案部根據(jù)審批意見提供相應(yīng)的臺賬查閱服務(wù)，并對查閱行為進(jìn)行登記。3.外部單位人員：外部單位人員查閱公司檔案臺賬需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，說明查閱的必要性和用途，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案部安排專人陪同查閱，并對查閱范圍和查閱方式進(jìn)行嚴(yán)格限制。查閱過程中，外部單位人員不得擅自摘抄、復(fù)印或帶走臺賬資料。（二）使用規(guī)范1.查閱登記：無論是檔案部人員還是其他有權(quán)查閱臺賬的人員，在查閱臺賬時都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。登記信息應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。2.禁止篡改：查閱人員不得擅自修改、刪除臺賬中的任何信息。如發(fā)現(xiàn)臺賬記錄存在錯誤或疑問，應(yīng)及時向檔案部反饋，由檔案部核實后進(jìn)行更正。3.用途限制：臺賬查閱應(yīng)嚴(yán)格限于工作需要，不得用于其他非正當(dāng)目的。查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的臺賬資料，不得泄露給無關(guān)人員。4.歸還要求：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的臺賬資料歸還檔案部，并確保資料完好無損。檔案部工作人員應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、臺賬安全與保密（一）安全管理1.物理安全：檔案部臺賬存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的場所，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。定期檢查存儲設(shè)備的運行狀況，確保設(shè)備正常工作。2.網(wǎng)絡(luò)安全：臺賬系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對臺賬系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評估，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全隱患。3.數(shù)據(jù)安全：對臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對臺賬數(shù)據(jù)的訪問，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（二）保密措施1.人員管理：加強對涉及臺賬管理工作相關(guān)人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對離職人員進(jìn)行臺賬資料交接和保密提醒，確保公司檔案信息安全。2.信息保密：嚴(yán)格控制臺賬信息的傳播范圍，除經(jīng)批準(zhǔn)的查閱和使用外，不得向任何無關(guān)人員透露臺賬內(nèi)容。對涉及公司機密的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。3.保密監(jiān)督：檔案部定期對臺賬保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案部定期對各部門檔案臺賬的建立、使用和維護(hù)情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，以及臺賬管理制度的執(zhí)行情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.外部審計：公司定期聘請外部審計機構(gòu)對檔案部臺賬管理工作進(jìn)行審計，審計范圍包括臺賬制度的合規(guī)性、臺賬數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性、檔案管理流程的規(guī)范性等。審計機構(gòu)出具審計報告，提出審計意見和建議，公司根據(jù)審計結(jié)果進(jìn)行整改和完善。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定檔案部臺賬管理工作考核指標(biāo)體系，包括臺賬記錄準(zhǔn)確率、臺賬更新及時率、檔案查閱合規(guī)率、保密制度執(zhí)行情況等指標(biāo)。各項指標(biāo)應(yīng)明確具體的考核標(biāo)準(zhǔn)和計算方法。?2.考核周期：考核周期為每年一次，于次年年初進(jìn)行上一年度的考核工作。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對考核成績優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對考核不達(dá)標(biāo)的部門和個人進(jìn)行通報批評，并責(zé)令限期整改。連續(xù)兩年考核不達(dá)標(biāo)的部門和個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處