小學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各班級及全體教職員工。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門、各年級組、各班級應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案，采取有效措施進(jìn)行保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本部門或本班級檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類：主要包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的檔案。2.行政管理類：主要包括學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面形成的檔案。3.教育教學(xué)類：主要包括學(xué)校教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材、教案、教學(xué)研究、學(xué)生學(xué)籍管理、考試成績等方面形成的檔案。4.學(xué)生管理類：主要包括學(xué)生德育工作、心理健康教育、課外活動、獎懲情況等方面形成的檔案。5.教師業(yè)務(wù)類：主要包括教師個人業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修等方面形成的檔案。6.基建檔案類：主要包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等過程中形成的檔案。7.設(shè)備檔案類：主要包括學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、生活設(shè)備等購置、使用、維修等過程中形成的檔案。8.聲像檔案類：主要包括學(xué)校在教育教學(xué)活動、重大事件、校園文化建設(shè)等方面形成的照片、錄音、錄像等檔案。9.榮譽(yù)檔案類：主要包括學(xué)校獲得的各級各類榮譽(yù)稱號、表彰獎勵等方面形成的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)，如“2023黨群001”。2.年度：為檔案形成的年份，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3.類別：按照檔案分類的類別，用漢字表示。4.順序號：為同一類別檔案的流水號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各年級組、各班級在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.學(xué)校教職員工個人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的具有保存價值的材料。3.學(xué)校與上級主管部門、其他單位及社會各界往來的文件、信函、協(xié)議、合同等材料。4.學(xué)校在招生、畢業(yè)、校慶等重大活動中形成的材料。5.學(xué)校在基本建設(shè)、設(shè)備購置、維修改造等工作中形成的材料。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門、各年級組、各班級應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本年級組、本班級形成的檔案材料，并定期移交綜合檔案室。2.教職員工應(yīng)在工作結(jié)束后，及時將個人形成的檔案材料整理好，移交所在部門或綜合檔案室。3.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.編目：對每卷檔案進(jìn)行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，以便于識別。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞、字跡是否清晰等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案的數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。3.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等工作。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各年級組、各班級及教職員工因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位及社會各界因工作需要查閱學(xué)校檔案。3.學(xué)生及家長因個人需要查閱學(xué)生檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.校外人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案時，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等。2.檔案利用登記應(yīng)長期保存，以便于統(tǒng)計和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的價值。2.比較分析法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價值差異。3.效益分析法：從檔案對學(xué)校工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。