扶貧辦檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于扶貧辦機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)扶貧工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧辦檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理扶貧工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本單位的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理工作，對(duì)歸檔文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保歸檔文件符合要求。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為扶貧工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案庫(kù)房的安全和適宜的保管環(huán)境。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.按照檔案管理要求，定期向綜合檔案室移交檔案，并協(xié)助綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定等工作。3.遵守檔案管理制度，嚴(yán)格保密檔案信息，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.配合綜合檔案室開展檔案利用工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與扶貧工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.扶貧辦制定的各類政策文件、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。4.扶貧資金管理方面的文件、賬目、報(bào)表等。5.扶貧工作調(diào)研、考察、會(huì)議等活動(dòng)中形成的文件、記錄、紀(jì)要等。6.與扶貧對(duì)象相關(guān)的信息資料，如貧困戶檔案、幫扶記錄等。7.其他與扶貧工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得隨意涂改、損壞。對(duì)于破損或褪色的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政工作類、扶貧項(xiàng)目類、資金管理類、人事檔案類等。具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字相結(jié)合的編號(hào)方式。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，并具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、消防器材、溫濕度控制設(shè)備等。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到蟲害、鼠害等侵害。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放地點(diǎn)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防磁等條件。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合扶貧工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案是否具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、時(shí)效性和利用價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合扶貧工作的發(fā)展變化，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整。3.征求各部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的意見，對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)扶貧辦領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為扶貧辦內(nèi)部各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，支持政策制定、項(xiàng)目實(shí)施、工作決策等。2.為上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)部門及社會(huì)各界提供檔案信息咨詢服務(wù)，滿足對(duì)扶貧工作情況的了解需求。3.開展檔案編研工作，編寫扶貧工作大事記、專題資料匯編等，為扶貧工作研究和宣傳提供資料支持。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到綜合檔案室填寫檔案查閱登記表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意后，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。2.借閱外單位人員因工作需要借閱檔案，須持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限，經(jīng)扶貧辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.檔案編研綜合檔案室應(yīng)根據(jù)扶貧工作需要，積極開展檔案編研工作。編研成果應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核后，方可對(duì)外提供使用。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立扶貧辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用格式，便于管理和利用。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化處理后的電子文件按照檔案分類編號(hào)順序錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的準(zhǔn)確完整。同時(shí)，為電子檔案建立索引，便于快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入和批量導(dǎo)入，支持對(duì)檔案的基本信息、文件內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)錄入。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和登記功能，對(duì)借閱檔案的人員、時(shí)間、期限等進(jìn)行全程管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)