答檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的工作實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，確保檔案不被泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門及員工在工作過程中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案利用服務(wù)：為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案信息。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息共享。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的檔案類目。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.客戶資料類：客戶信息、業(yè)務(wù)往來文件等。7.其他類：不屬于以上類別的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”等。2.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用五位數(shù)字表示，從“00001”開始編號(hào)。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，流水號(hào)為00123，則其編號(hào)為“XZ202300123”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等收集齊全，移交檔案管理部門。2.收集時(shí)間：各類檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的收集工作。3.收集要求：檔案收集應(yīng)確保文件材料的齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，編目時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和快速檢索。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.建筑要求：檔案庫房應(yīng)具備良好的密封性、保溫性和防潮性，地面應(yīng)采用防潮、耐磨材料，墻面應(yīng)進(jìn)行防潮處理，門窗應(yīng)安裝防盜、防火設(shè)施。3.設(shè)備配備：檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案保管措施1.上架存放：檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在4五十%60%之間。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位或個(gè)人查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱手續(xù)：內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位或個(gè)人借閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須重新辦理審批手續(xù)。3.歸還手續(xù)：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用限制1.保密限制：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，查閱、借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用范圍限制：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或?qū)n案用于其他非工作目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.鑒定程序：檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿或已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案銷毀意見經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量等，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化應(yīng)用1.檔案檢索利用：?jiǎn)T工可以通過檔案管理信息系統(tǒng)快速檢索所需檔案