檔案室崗位制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本崗位制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案資料，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度、工作流程和崗位職責(zé)。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。3.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作的統(tǒng)籌安排與監(jiān)督檢查。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。5.協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，確保檔案管理工作與公司各項業(yè)務(wù)工作的有效銜接。6.負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他相關(guān)工作任務(wù)。（二）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、收集和整理公司各部門形成的各類檔案資料，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲和保管，確保檔案存放有序、安全無損。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，做好借閱登記和歸還記錄。對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完好無損。5.協(xié)助檔案主管開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施銷毀，并做好銷毀記錄。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。7.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.完成檔案主管交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍公司檔案資料的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等；公司對外發(fā)布的各類公告、通知、函件等。2.人事管理類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)資料；員工檔案、勞動合同、薪酬福利記錄等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品圖紙、專利證書等。6.企業(yè)文化類：公司宣傳資料、活動策劃方案、影像資料、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖像、聲像資料應(yīng)清晰可辨、載體完好。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔。2.項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.其他特殊檔案應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔。（四）歸檔流程1.各部門收集齊全的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案資料移交至檔案室，檔案管理員對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和分類是否正確。3.審核無誤后，檔案管理員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，將檔案資料正式歸檔，并錄入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案的分類與編號（一）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法，具體如下：1.年度：以文件形成的年度為分類標(biāo)準(zhǔn)，按公元紀(jì)年標(biāo)識。2.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如行政管理、人事管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、企業(yè)文化等。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（二）編號規(guī)則1.檔案編號由全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、順序號組成。2.全宗號：暫定為[公司全宗號]。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.保管期限：“永久”用“Y”表示，“長期”用“C”表示，“短期”用“D”表示。5.機(jī)構(gòu)（問題）代碼：按照檔案分類類別，分別賦予不同的代碼，如行政管理類用“XZ”表示，人事管理類用“RS”表示等。6.順序號：按照檔案在該類別中的排列順序依次編號，從“001”開始。例如：一份2023年形成的行政管理類永久檔案，其編號為：[公司全宗號]2023YXZ001五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案存放安全、有序。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行編號，便于查找和管理。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序依次存放，不同保管期限、不同類別檔案應(yīng)分開存放。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)采取異地備份存儲的方式，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（四）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等是否與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報告，對清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)，并在檔案管理員的監(jiān)督下進(jìn)行。對于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案主管審批。2.檔案主管根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和必要性進(jìn)行審批，對于重要檔案的借閱，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理員應(yīng)在借閱登記表上詳細(xì)記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息，并將檔案交給借閱人員。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人員查詢。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外單位查閱或借閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，并提供單位介紹信、身份證明等相關(guān)材料。3.檔案管理員按照公司內(nèi)部查閱與借閱規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并在查閱或借閱過程中進(jìn)行全程監(jiān)督。4.外單位查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播公司檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司檔案主管批準(zhǔn)，并按照規(guī)定支付相關(guān)費用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定、確保安全”的原則，對檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性、價值性進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案主管擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.分析評估法：對檔案的整體情況進(jìn)行分析評估，綜合考慮檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單，由檔案管理員負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的