檔案局各種制度一、總則（一）目的為加強檔案局的管理，規(guī)范各項工作流程，提高工作效率，確保檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本局實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映歷史事實。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本局工作活動、具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.本局形成的各類會議文件、決議、紀要、記錄等。3.本局制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。5.本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)進行備份或數(shù)字化處理，以防止原件丟失或損壞。4.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準進行初步整理，便于后續(xù)的整理和保管。（三）收集流程1.各部門在工作過程中形成的檔案材料，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案材料進行核對、登記，確保檔案材料的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。3.對于不符合收集要求的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，要求其補充或完善。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（二）分類標(biāo)準1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類。2.機構(gòu)分類法：按照本局內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置進行分類。3.問題分類法：按照文件的內(nèi)容所反映的問題進行分類。（三）整理流程1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.分類：按照分類標(biāo)準對檔案進行分類，確定檔案的類別和保管期限。3.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好編目的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案清點1.定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案鑒定制度（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)、準確的鑒定。2.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和長遠利用價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定標(biāo)準1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.價值鑒定：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。（四）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組審查：鑒定小組對需要鑒定的檔案進行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準確定檔案的保管期限和價值。3.結(jié)果公示：對鑒定結(jié)果進行公示，廣泛征求意見，確保鑒定結(jié)果的公正、合理。4.銷毀審批：對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀審批，經(jīng)批準后予以銷毀。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本局檔案，需經(jīng)本局相關(guān)部門批準。3.社會公眾因特殊原因需要查閱、利用本局檔案，需按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，并填寫相關(guān)的查閱、借閱登記表。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（三）利用流程1.申請：利用者填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)利用者的申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進行審批。3.查閱、借閱：經(jīng)審批同意后，利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱、借閱檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的服務(wù)，并做好記錄。4.歸還：利用者查閱、借閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究利用者的責(zé)任。七、檔案數(shù)字化管理制度（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要保存價值、利用頻率較高的檔案進行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對紙質(zhì)檔案中難以長期保存、易損壞的檔案進行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、編目、檢索等管理。2.定期對數(shù)字化檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.嚴格控制數(shù)字化檔案的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案。2.尚未公開的檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.加強對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識。2.對檔案庫房、辦公場所等進行安全保密管理，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)施。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案實行專人專管。4.對檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全進行嚴格管理，采取加密存儲、訪問控制等措施。（三）保密責(zé)任1.檔案工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對違反保密規(guī)定的行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.對因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)檔案管理部門的全面工作，制定檔案工作計劃和管理制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作，確保檔案工作的順利開展。3.協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他部門之間的關(guān)系，為檔案工作提供必要的支持和保障。4.負責(zé)檔案工作人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。2.按照檔案利用制度，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.負責(zé)檔案數(shù)字化工作的組織和實施，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。4.定期對檔案進行清點和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，做好鑒定記錄和相關(guān)資料的整理。（三）檔案收集人員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、準確收集。2.對收集的檔案材料進行初步整理，按照規(guī)定的分類標(biāo)準進行分類和編號。3.將整理好的檔案材料及時移交至檔案管理