高校檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強高校檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理標準，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，合理滿足利用者的查閱需求，提高檔案利用效率。二、檔案查閱范圍（一）教職工檔案查閱范圍1.個人基本信息檔案，包括入職登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料等。2.教學(xué)工作檔案，如教學(xué)任務(wù)安排、教學(xué)成果、學(xué)生評教等。3.科研工作檔案，涵蓋科研項目申報書、研究成果、學(xué)術(shù)論文發(fā)表等。4.考核與獎懲檔案，涉及年度考核、績效考核、各類獎勵與處分文件。5.人事變動檔案，如崗位調(diào)動、晉升、離職等相關(guān)材料。（二）學(xué)生檔案查閱范圍1.入學(xué)檔案，包含錄取通知書、個人基本信息表、高考成績等。2.學(xué)籍檔案，如學(xué)籍變動記錄、課程成績單、畢業(yè)資格審核材料等。3.獎懲檔案，包括校內(nèi)校外各類獎勵與處分文件。4.就業(yè)檔案，涉及就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、畢業(yè)生派遣材料等。（三）校外單位或個人檔案查閱范圍1.因合作辦學(xué)、聯(lián)合科研等工作需要，查閱與合作項目相關(guān)的檔案資料。2.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法依規(guī)查閱涉及案件調(diào)查、行政管理等方面的檔案。三、檔案查閱流程（一）校內(nèi)人員查閱流程1.提出申請教職工因工作需要查閱本人檔案，填寫《教職工檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。學(xué)生因個人原因查閱本人檔案，填寫《學(xué)生檔案查閱申請表》，經(jīng)輔導(dǎo)員簽字同意后，交檔案管理部門。2.審核受理檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行審核。審核通過的，予以受理，并告知查閱人查閱時間、地點及相關(guān)注意事項；審核不通過的，說明理由，退回申請。3.查閱檔案查閱人按照約定時間和地點，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。查閱過程中，查閱人應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.歸還檔案查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上記錄歸還情況。（二）校外單位或個人查閱流程1.來函申請校外單位或個人需查閱本校檔案，應(yīng)提前向本校檔案管理部門提交正式來函，說明查閱目的、內(nèi)容范圍、查閱時間等，并加蓋單位公章。2.學(xué)校審批檔案管理部門收到來函后，將申請材料提交學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的，通知校外單位或個人辦理查閱手續(xù)；審批不通過的，說明理由，向來函單位反饋。3.辦理手續(xù)校外單位或個人持學(xué)校審批同意的文件，到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫《校外單位或個人檔案查閱申請表》，并提交有效身份證明。4.查閱檔案檔案管理部門根據(jù)查閱申請，為校外單位或個人提供必要的查閱場所和檔案資料。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。5.歸還檔案查閱結(jié)束后，校外單位或個人應(yīng)將查閱的檔案資料完整歸還檔案管理部門，檔案管理人員檢查無誤后，在查閱登記表上簽字確認。四、檔案查閱規(guī)定（一）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，不允許將檔案帶出查閱場所。2.因特殊情況需要將檔案帶出查閱場所的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)愛護檔案資料，保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱人如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱涉及機密、絕密的檔案，應(yīng)嚴格遵守國家保密規(guī)定，查閱人必須履行保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱時間檔案查閱時間一般應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的工作安排確定，原則上每次查閱時間不超過[X]個工作日。如遇特殊情況需要延長查閱時間的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明并辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案管理人員職責（一）接待與咨詢熱情接待檔案查閱人員，解答查閱相關(guān)問題，提供必要的指導(dǎo)和幫助。（二）申請審核認真審核檔案查閱申請，確保申請內(nèi)容真實、合理，符合檔案查閱規(guī)定和流程。（三）檔案提供與監(jiān)督按照查閱流程，及時為查閱人員提供所需檔案資料，并在查閱過程中進行全程監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范，保障檔案安全。（四）檔案整理與歸位查閱結(jié)束后，及時對歸還的檔案進行整理、核對，確保檔案資料完整、有序歸位。（五）記錄與統(tǒng)計做好檔案查閱登記工作，詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果等信息，并定期進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校檔案管理部門定期對檔案查閱工作進行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案安全是否得到保障等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督接受學(xué)校紀檢監(jiān)察部門、上級教育主管部門以及相關(guān)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認真落實，不斷改進檔案查閱工作。七、違規(guī)處理（一）校內(nèi)人員違規(guī)處理1.對于違反檔案查閱規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，或泄露檔案機密信息的教職工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分，并責令其恢復(fù)檔案原狀或采取補救措施。2.學(xué)生違反檔案查閱規(guī)定的，取消其本次查閱資格，并根據(jù)學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定給予相應(yīng)的紀律處分。（二）校外單位或個人違規(guī)處理校外單位或個人在查閱檔案過程中違反本制度規(guī)定的，檔案管理部門有權(quán)終止其查閱，并向來函單位通