陵園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)陵園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在陵園建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、管理及文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理部門及所屬各部門、各崗位涉及檔案管理工作的人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）檔案定義本制度所指的陵園檔案是指在陵園規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)陵園具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：陵園檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映陵園各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理與陵園相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及陵園機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案信息予以保密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善陵園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)陵園各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案保管條件符合要求。?完善檔案信息安全防護(hù)措施，保障檔案信息安全。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提出檔案利用申請(qǐng)，配合做好檔案查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極開展檔案編研工作，為陵園各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。4.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，掌握檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保證檔案保管環(huán)境良好。6.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.陵園規(guī)劃建設(shè)類檔案：包括陵園總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、工程建設(shè)項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、施工合同、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收文件等。2.墓地管理類檔案：包括墓地銷售合同、墓位使用證存根、墓地維護(hù)記錄、墓地遷移記錄等。3.祭祀活動(dòng)類檔案：包括祭祀活動(dòng)方案、祭祀活動(dòng)照片、視頻資料、祭祀用品清單等。4.客戶信息類檔案：包括客戶基本信息、客戶祭掃記錄、客戶意見反饋等。5.財(cái)務(wù)管理類檔案：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.人力資源管理類檔案：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。7.行政管理類檔案：包括行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案：如陵園榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道資料、與陵園相關(guān)的歷史資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)合理，便于檢索和統(tǒng)計(jì)。檔案分類應(yīng)結(jié)合陵園實(shí)際情況，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料按照時(shí)間順序排列，依次編號(hào)、編目、裝訂，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝入檔案盒，編寫盒號(hào)和全宗號(hào)。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，將每個(gè)項(xiàng)目的文件材料按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行分類整理，編制項(xiàng)目檔案目錄，并建立項(xiàng)目檔案索引。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案整理：按照檔案分類方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的命名規(guī)范和元數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映陵園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)陵園有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如陵園總體規(guī)劃、重要的歷史資料、重大活動(dòng)記錄等。2.定期保管的檔案：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。如一般的業(yè)務(wù)文件、短期的工作計(jì)劃等。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出存毀意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的存毀意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可查閱相關(guān)檔案資料，聽取有關(guān)部門和人員的意見。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核通過的檔案鑒定審批表，報(bào)陵園主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對(duì)確定銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、盒號(hào)等信息。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還。歸還檔案時(shí)，要認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。4.對(duì)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備要定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保檔案保管環(huán)境的穩(wěn)定。六、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：為陵園管理部門及所屬各部門提供檔案信息支持，用于工作決策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、項(xiàng)目論證、歷史研究等。2.外部利用：為上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門、司法機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾等提供檔案查閱服務(wù)，滿足其對(duì)陵園檔案信息的需求。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門公章。（三）利用手續(xù)1.檔案利用者查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效身份證件，并填寫相關(guān)申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)包括利用者姓名、單位、聯(lián)系方式、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、利用目的等內(nèi)容。2.檔案管理部門對(duì)檔案利用者的申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)。3.檔案利用者查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需帶出檔案庫房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，按時(shí)歸還。4.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用日期、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立陵園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)陵園現(xiàn)有紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的多介質(zhì)存儲(chǔ)和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合陵園檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、編研等功能，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，要做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的安全保密規(guī)定，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等內(nèi)容，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，為檔案管理決策提供依據(jù)。同時(shí)，要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。移交檔案時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類、編目等工作，并將檔案妥善保管。3.對(duì)于因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員