檔案風(fēng)險(xiǎn)防控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效防控檔案管理過(guò)程中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防控管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，采取有效措施預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。3.全程管控原則：對(duì)檔案從產(chǎn)生到銷(xiāo)毀的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)施動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在檔案風(fēng)險(xiǎn)防控中的職責(zé)，做到責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.檔案形成風(fēng)險(xiǎn)文件材料收集不齊全、不完整，導(dǎo)致重要信息缺失。業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄不及時(shí)、不準(zhǔn)確，影響檔案的真實(shí)性。2.檔案整理風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)不科學(xué)，難以實(shí)現(xiàn)快速檢索和利用。編號(hào)混亂，導(dǎo)致檔案查找困難。裝訂不規(guī)范，可能造成檔案損壞。3.檔案保管風(fēng)險(xiǎn)保管環(huán)境不符合要求，如溫濕度不適宜、防火防盜措施不足等，影響檔案壽命。存儲(chǔ)設(shè)備故障，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案管理人員變動(dòng)頻繁，交接不清，可能造成檔案丟失或損壞。4.檔案利用風(fēng)險(xiǎn)借閱手續(xù)不健全，存在檔案丟失、損壞或信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。利用范圍界定不清，可能導(dǎo)致檔案被不當(dāng)使用。利用過(guò)程中的審批流程不嚴(yán)格，無(wú)法有效控制檔案利用風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估：根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)、決策、權(quán)益等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定：綜合可能性和影響程度評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，需重點(diǎn)關(guān)注并采取針對(duì)性防控措施。三、檔案形成風(fēng)險(xiǎn)防控（一）文件材料收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.建立文件材料收集清單，定期核對(duì)收集情況，對(duì)于缺失的文件材料及時(shí)進(jìn)行查找和補(bǔ)充。3.加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)，提高其對(duì)文件材料重要性的認(rèn)識(shí)，確保收集工作的質(zhì)量。（二）業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄1.規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄流程，明確記錄的內(nèi)容、格式、時(shí)間要求等。2.加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員記錄工作的監(jiān)督檢查，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)。3.建立業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄審核機(jī)制，對(duì)重要記錄進(jìn)行審核把關(guān)，防止虛假記錄。四、檔案整理風(fēng)險(xiǎn)防控（一）分類(lèi)與編號(hào)1.依據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，制定科學(xué)合理的分類(lèi)方案。分類(lèi)應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和利用。2.按照分類(lèi)方案對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和連貫性。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)單，易于識(shí)別和記憶。3.定期對(duì)檔案分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整和糾正。（二）裝訂與編目1.規(guī)范檔案裝訂要求，確保裝訂牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。2.按照編目規(guī)則編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、完整。3.加強(qiáng)對(duì)檔案裝訂和編目工作的質(zhì)量控制，定期進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。五、檔案保管風(fēng)險(xiǎn)防控（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房溫濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（溫度14℃24℃，相對(duì)濕度45%60%）。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防塵等設(shè)施。安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備，設(shè)置防盜門(mén)窗、防蟲(chóng)網(wǎng)、防鼠板等。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）存儲(chǔ)設(shè)備1.選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立存儲(chǔ)設(shè)備備份制度，重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行異地備份或多介質(zhì)備份，防止因設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢測(cè)和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）人員交接1.檔案管理人員因工作變動(dòng)需要交接時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括檔案實(shí)體、檔案目錄、存儲(chǔ)設(shè)備、管理系統(tǒng)賬號(hào)密碼等。2.交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。交接過(guò)程應(yīng)有監(jiān)交人在場(chǎng)，確保交接工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)新接手的檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理工作流程和要求，盡快適應(yīng)工作崗位。六、檔案利用風(fēng)險(xiǎn)防控（一）借閱管理1.建立健全檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱流程、借閱期限等。借閱檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后方可借閱。2.嚴(yán)格控制借閱人數(shù)和借閱期限，借閱期限屆滿應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用范圍界定1.明確檔案利用范圍，根據(jù)檔案的密級(jí)和內(nèi)容，確定不同檔案的可利用對(duì)象和利用方式。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，采取加密、脫敏等措施，防止信息泄露。3.定期對(duì)檔案利用范圍進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保利用范圍符合公司實(shí)際情況和法律法規(guī)要求。（三）審批流程1.制定檔案利用審批流程，明確各級(jí)審批權(quán)限。一般檔案利用由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，重要檔案利用需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核借閱申請(qǐng)表，對(duì)利用目的、利用范圍、利用期限等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案利用符合規(guī)定要求。3.建立審批記錄檔案，對(duì)每次檔案利用審批情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和監(jiān)督。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等常見(jiàn)安全事件的模擬演練。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的應(yīng)急培訓(xùn)，提高其應(yīng)急處置能力和自我保護(hù)意識(shí)。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施控制事件發(fā)展，減少損失。對(duì)于火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害性事件，應(yīng)及時(shí)組織人員疏散檔案，進(jìn)行滅火、排水等搶險(xiǎn)工作。2.對(duì)于網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等信息安全事件，應(yīng)及時(shí)切斷網(wǎng)絡(luò)連接，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理。3.事件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，對(duì)事件原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案安全防控措施。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施落實(shí)情況。2.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案風(fēng)險(xiǎn)防控工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行情況、檔案利用效果等方面。根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，對(duì)檔案管理工作