團(tuán)委會(huì)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)委會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)委會(huì)各部門及下屬團(tuán)組織在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)委會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)委會(huì)的工作實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門團(tuán)委會(huì)設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)團(tuán)委會(huì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定團(tuán)委會(huì)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管團(tuán)委會(huì)的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.對(duì)下屬團(tuán)組織的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為團(tuán)委會(huì)工作提供參考依據(jù)和決策支持。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的與團(tuán)委會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.團(tuán)委會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。3.團(tuán)委會(huì)組織的各類會(huì)議、活動(dòng)的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、照片、錄像等。4.團(tuán)委會(huì)各部門形成的工作文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、調(diào)研材料等。5.團(tuán)員青年的入團(tuán)、入黨申請(qǐng)書、登記表、思想?yún)R報(bào)、獎(jiǎng)懲材料等。6.團(tuán)委會(huì)開展的各類競(jìng)賽、評(píng)比活動(dòng)的文件材料，包括活動(dòng)方案、參賽人員名單、成績(jī)記錄等。7.團(tuán)委會(huì)與其他單位、組織的往來文件、信函、協(xié)議、合同等。8.需要?dú)w檔保存的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并報(bào)送檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂和上架。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、團(tuán)務(wù)工作類、活動(dòng)類、宣傳教育類、組織建設(shè)類、青年工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。4.裝訂：對(duì)零散的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映團(tuán)委會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)團(tuán)委會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映團(tuán)委會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)委會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映團(tuán)委會(huì)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)委會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊有序，便于查找和利用。（三）檔案的保管期限變更檔案的保管期限確定后，一般不得隨意變更。如因特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和審批。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.清點(diǎn)和核對(duì)工作應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和團(tuán)委會(huì)的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞團(tuán)委會(huì)的中心工作，為團(tuán)委會(huì)決策和各項(xiàng)工作提供支持。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便利用者查閱檔案。（二）利用范圍1.團(tuán)委會(huì)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)團(tuán)組織、有關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱團(tuán)委會(huì)檔案。3.團(tuán)員青年因個(gè)人需要查閱本人的檔案材料。（三）利用手續(xù)1.團(tuán)委會(huì)內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級(jí)團(tuán)組織、有關(guān)部門及其他單位查閱團(tuán)委會(huì)檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)團(tuán)委會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.團(tuán)員青年查閱本人檔案材料，需持本人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)團(tuán)委會(huì)組織部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，需經(jīng)團(tuán)委會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、期限等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等因素。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.慎重決定原則：鑒定結(jié)果應(yīng)經(jīng)集體研究決定，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織團(tuán)委會(huì)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法與程序1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.初步篩選：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。3.詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐卷逐件分析檔案的保存價(jià)值，確定是否需要銷毀。4.形成鑒定報(bào)告：鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，提出銷毀意見和保留意見。5.審批：檔案鑒定報(bào)告經(jīng)團(tuán)委會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。3.銷毀記錄：銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)及銷毀記錄歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立團(tuán)委會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)團(tuán)委會(huì)的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理：各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集整理后報(bào)送檔案管理部門，檔案管理部門按照紙質(zhì)檔案的整理方法進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等。2.電子檔案的存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上