學(xué)校文件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各班級及全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文件檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門、各年級組、各班級應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的收集、整理和移交工作。2.完整準(zhǔn)確原則：文件檔案的形成、積累和整理應(yīng)確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映學(xué)校各項工作的真實情況。3.便于利用原則：文件檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保文件檔案的安全。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校文件檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管學(xué)校各部門、各年級組、各班級及全體教職工形成的各類文件檔案。3.對學(xué)校文件檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全文件檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)學(xué)校文件檔案的鑒定、銷毀工作，確保文件檔案的質(zhì)量。5.提供文件檔案查閱、借閱服務(wù)，做好文件檔案利用登記工作。6.定期對學(xué)校文件檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。7.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。8.對學(xué)校各部門、各年級組、各班級的文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門、各年級組、各班級職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本年級組、本班級文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校文件檔案管理制度的要求，定期將本部門、本年級組、本班級的文件材料移交學(xué)校綜合檔案室。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門、本年級組、本班級文件檔案的管理工作，做好文件檔案的收集、整理、保管和利用工作。4.配合學(xué)校綜合檔案室做好文件檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）教職工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守學(xué)校文件檔案管理制度，及時將個人在工作中形成的文件材料移交所在部門或年級組。2.積極配合學(xué)校各部門、各年級組及綜合檔案室做好文件檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造學(xué)校文件檔案。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.學(xué)校各部門、各年級組、各班級及全體教職工在各項工作活動中應(yīng)及時形成真實、準(zhǔn)確、完整的文件材料。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡工整、清晰，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水書寫。3.文件材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，紙張應(yīng)符合質(zhì)量要求。（二）文件材料的收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.學(xué)校召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.學(xué)校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.學(xué)校組織的各類教學(xué)、科研、管理等活動形成的文件材料，如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、試卷、科研項目申報書、研究報告等。6.學(xué)校教職工的各類人事檔案材料，如履歷表、工資表、考核表、獎懲材料等。7.學(xué)校財務(wù)工作形成的文件材料，如財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿等。8.學(xué)校基本建設(shè)、設(shè)備購置等方面形成的文件材料，如項目申報書、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、招投標(biāo)文件等。9.學(xué)校對外宣傳、交流活動形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、交流材料等。10.其他與學(xué)校工作有關(guān)的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門、各年級組、各班級應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要文件。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件。4.及時將收集到的文件材料移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一管理。四、文件檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.根據(jù)文件的數(shù)量和保管期限，采用科學(xué)合理的整理方法。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.學(xué)校文件檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)工作、科學(xué)研究、學(xué)生工作、財務(wù)管理六個一級類目。2.每個一級類目下根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容分為若干個二級類目，如黨群工作類下分為組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作等二級類目。3.二級類目下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容分為若干個三級類目，如組織工作類下分為黨員發(fā)展、黨組織建設(shè)等三級類目。（三）編號方法1.學(xué)校文件檔案采用年度保管期限分類號的編號方法。2.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的文件檔案。3.保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。4.分類號按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，如黨群工作類的分類號為“1”，行政管理類的分類號為“2”等。5.編號示例：2023永久1001，表示2023年形成的永久保管的黨群工作類第1份文件。（四）編目要求1.編制文件檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)與文件標(biāo)題一致。3.日期應(yīng)填寫文件的形成日期。4.責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個人。5.保管期限應(yīng)按照規(guī)定填寫永久、長期或短期。6.目錄應(yīng)打印或抄寫清楚，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)存放。（五）裝訂方法1.歸檔文件應(yīng)采用線裝或不銹鋼夾裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整。五、文件檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保文件檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.學(xué)校文件檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.確定保管期限的原則：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的文件檔案，列為永久保管。凡是在相當(dāng)長時期內(nèi)學(xué)校需要查考的文件檔案，列為長期保管。凡是在較短時期內(nèi)學(xué)校需要查考的文件檔案，列為短期保管。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、文件檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱重要文件檔案或涉及機(jī)密的文件檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱學(xué)校文件檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.需要復(fù)印或摘錄文件檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將文件檔案歸還綜合檔案室，并在《文件檔案查閱登記表》上簽字。（三）借閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要文件檔案或涉及機(jī)密的文件檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。5.借閱人員應(yīng)按時歸還借閱的文件檔案，如發(fā)現(xiàn)文件檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校文件檔案管理制度為依據(jù)，對文件檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定文件檔案的價值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、公正性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織1.成立學(xué)校文件檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和鑒定方案，組織實施鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份文件檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合分析鑒定法：結(jié)合文件檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合分析確定其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文件檔案，應(yīng)編制《文件檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者