集團(tuán)檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存放和有效利用，提高集團(tuán)整體管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本檔案分類制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理集團(tuán)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，使其形成有機(jī)的整體。4.實(shí)用性原則：分類方法應(yīng)便于檔案的管理、查找和利用，滿足集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際需求。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）分類依據(jù)根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)范圍和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類六大類。（二）具體分類1.行政管理類集團(tuán)文件：包括集團(tuán)發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等正式文件。會(huì)議文件：集團(tuán)及所屬各單位召開(kāi)的各類會(huì)議形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。工作計(jì)劃與總結(jié)：集團(tuán)及各部門年度、季度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)，專項(xiàng)工作規(guī)劃與總結(jié)等。行政事務(wù)：集團(tuán)辦公事務(wù)管理、公文處理、機(jī)要保密、信訪接待、印章管理等方面形成的文件材料。資質(zhì)證照：集團(tuán)及所屬單位獲得的各類資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照文件。外事活動(dòng)：集團(tuán)參與的外事訪問(wèn)、考察、合作等活動(dòng)形成的文件材料。2.經(jīng)營(yíng)管理類市場(chǎng)調(diào)研：集團(tuán)開(kāi)展的市場(chǎng)調(diào)研活動(dòng)形成的報(bào)告、數(shù)據(jù)資料等。市場(chǎng)營(yíng)銷：產(chǎn)品推廣、銷售策略、客戶關(guān)系管理等方面的文件材料，如營(yíng)銷方案、銷售合同、客戶信息等。企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃：集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等文件。投資管理：投資項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、投資協(xié)議、投資收益情況等文件材料。風(fēng)險(xiǎn)管理：集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等相關(guān)文件。合同管理：集團(tuán)各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類產(chǎn)品研發(fā)：新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告等文件材料。生產(chǎn)工藝：生產(chǎn)流程、操作規(guī)程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)改進(jìn)等方面的文件。質(zhì)量管理：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。設(shè)備管理：設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢處理等文件。安全環(huán)保：安全生產(chǎn)管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測(cè)報(bào)告等文件。工程建設(shè)：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類財(cái)務(wù)預(yù)算：集團(tuán)年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整等方面的文件材料。會(huì)計(jì)核算：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。資金管理：資金計(jì)劃、資金籌集、資金使用、資金結(jié)算等方面的文件。資產(chǎn)管理：資產(chǎn)清查報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、資產(chǎn)處置文件等。審計(jì)工作：內(nèi)部審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)整改記錄等文件材料。稅務(wù)管理：稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)籌劃方案、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.人力資源類人力資源規(guī)劃：集團(tuán)人力資源發(fā)展規(guī)劃、年度人力資源計(jì)劃等文件。招聘與配置：招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、面試評(píng)估表、員工入職手續(xù)等文件材料。培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、員工培訓(xùn)檔案等。績(jī)效管理：績(jī)效管理制度、績(jī)效指標(biāo)體系、績(jī)效考核記錄、績(jī)效反饋與改進(jìn)等文件。薪酬福利：薪酬體系文件、工資核算表、福利發(fā)放記錄等。員工關(guān)系：勞動(dòng)合同、員工離職手續(xù)、勞動(dòng)糾紛處理記錄等文件。6.黨群工作類黨組織建設(shè)：黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨組織活動(dòng)等方面的文件材料。紀(jì)檢監(jiān)察：黨風(fēng)廉政建設(shè)制度、紀(jì)檢監(jiān)察工作記錄、違紀(jì)案件處理文件等。工會(huì)工作：工會(huì)組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)記錄、職工權(quán)益維護(hù)等文件。共青團(tuán)工作：共青團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員發(fā)展、青年活動(dòng)記錄等文件。三、檔案編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。（二）編號(hào)說(shuō)明1.全宗號(hào)：集團(tuán)檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)集團(tuán)檔案全宗，保持唯一性。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)中的六大類，分別用一位大寫字母表示，即“A”代表行政管理類、“B”代表經(jīng)營(yíng)管理類、“C”代表生產(chǎn)技術(shù)類、“D”代表財(cái)務(wù)審計(jì)類、“E”代表人力資源類、“F”代表黨群工作類。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。5.流水號(hào)：按檔案形成時(shí)間順序，以四位數(shù)字依次編號(hào)，從“0001”開(kāi)始。例如：某份行政管理類檔案，全宗號(hào)為“01”，形成于2023年，其編號(hào)為“012023AY00XX”。四、檔案整理要求（一）文件材料收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋復(fù)制單位公章。（二）文件材料整理1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂，保持文件整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所集團(tuán)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并保持清潔、整齊。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)集團(tuán)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管：對(duì)集團(tuán)在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。（三）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否齊全、保管狀況是否良好、有無(wú)損壞或丟失等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入，確保檔案安全。3.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞集團(tuán)中心工作，為集團(tuán)決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等提供有力支持。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織集團(tuán)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面、科學(xué)的鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀清冊(cè)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后簽署銷毀意見(jiàn)。3.銷毀實(shí)施：檔案管理