財務檔案專柜制度一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的財務檔案管理。（三）定義財務檔案是指公司在財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計資料，以及與財務相關(guān)的其他文件、合同、協(xié)議等資料。（四）管理原則財務檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管、安全保密的原則。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及相關(guān)附表、附注等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務預算、財務分析報告、審計報告、驗資報告、評估報告、經(jīng)濟合同、協(xié)議等。（二）編號財務檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.會計憑證類：按照年度、月份、憑證種類、憑證號順序編號，如“20XX年X月記字第X號”。2.會計賬簿類：總賬編號為“1”，明細賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，輔助賬簿編號為“5”等，然后按照年度、賬簿名稱、頁碼順序編號，如“20XX年總賬第X頁”。3.財務報告類：按照年度、報告種類、報告期順序編號，如“20XX年度資產(chǎn)負債表第X期”。4.其他類：按照資料類別、年度、資料名稱順序編號，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表”。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期收集本部門及所屬各分支機構(gòu)的財務檔案，確保檔案的完整性和及時性。2.財務檔案的收集范圍應包括本制度第二條規(guī)定的各類檔案。3.對于電子財務檔案，應定期進行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。（二）整理1.財務檔案收集后，應按照分類和編號要求進行整理。2.會計憑證應按照記賬憑證順序號排列，附件齊全，并折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊。3.會計賬簿應按照頁碼順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊。4.財務報告應按照報告種類和報告期順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊。5.其他類財務檔案應按照資料類別和年度順序排列，分類整理。四、財務檔案的保管（一）保管期限財務檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類財務檔案的保管期限詳見《財務檔案保管期限表》。（二）保管地點1.公司應設立專門的財務檔案專柜，用于存放財務檔案。財務檔案專柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.財務檔案專柜應指定專人負責管理，管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉財務檔案管理業(yè)務。（三）保管要求1.財務檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.財務檔案應保持清潔，定期進行檢查和清理，防止檔案損壞、變質(zhì)。3.對于電子財務檔案，應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.財務檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露財務檔案的內(nèi)容。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱財務檔案時，應在財務檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將財務檔案帶出財務檔案專柜。3.查閱財務檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。（二）借閱1.公司外部單位或個人查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可查閱。2.借閱財務檔案時，應填寫《財務檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)財務檔案管理人員和借閱人簽字確認。3.借閱財務檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的財務檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播等。借閱期滿后，應及時歸還財務檔案。六、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件財務檔案保管期滿，需要銷毀時，應由財務部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，編造《財務檔案銷毀清冊》，報公司總經(jīng)理批準后銷毀。（二）銷毀程序1.財務部門應將擬銷毀的財務檔案整理造冊，填寫《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《財務檔案銷毀清冊》應經(jīng)財務部門負責人、檔案管理部門負責人、公司總經(jīng)理簽字確認。3.銷毀財務檔案時，應由財務部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀的財務檔案與《財務檔案銷毀清冊》是否一致，并在銷毀清冊