銀行檔案室制度一、總則（一）目的為加強銀行檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高銀行運營管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機構(gòu)檔案室的管理工作，涵蓋各類業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等所有銀行檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行檔案室對全行各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與規(guī)范。2.真實性與完整性原則檔案內(nèi)容必須真實反映銀行業(yè)務(wù)活動和管理過程，保證檔案資料的完整無缺。3.安全保密原則加強檔案安全防護，嚴格保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的價值，為銀行決策、業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部管理等提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全行各類檔案，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全行檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案和行政檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案利用規(guī)定，申請和使用檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為銀行各項工作提供服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案各類存貸款業(yè)務(wù)檔案，包括客戶資料、合同協(xié)議、審批文件等。信用卡業(yè)務(wù)檔案，如申請表、信用評估資料、交易記錄等。國際業(yè)務(wù)檔案，涵蓋外匯交易、貿(mào)易融資等相關(guān)文件。風(fēng)險管理檔案，如風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)控記錄等。2.行政檔案銀行組織架構(gòu)、人員編制、任免文件等。會議紀(jì)要、決議、工作計劃與總結(jié)等。規(guī)章制度、辦法、細則等文件。3.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。資金管理、預(yù)算編制等相關(guān)文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成過程中的原始性和完整性。2.業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，應(yīng)及時收集、整理，不得積壓或丟失。3.對于重要業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)實行雙套制或多套制備份，分別存儲于不同介質(zhì)和地點。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、業(yè)務(wù)類別、重要程度等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.去除檔案中的金屬物（如訂書釘、回形針等），對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別和編號。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成。2.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)銀行的業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案保存價值，確定檔案的保管期限。3.保管期限分為永久、定期（如3年、5年、10年、15年等）。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。（二）保管期限劃分1.永久保管檔案銀行章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要法律文件。年度財務(wù)決算報表、審計報告等重要財務(wù)資料。涉及銀行重大權(quán)益、重大案件的檔案。2.定期保管檔案一般業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等，保管期限為315年不等。行政文件、一般性會議紀(jì)要等，保管期限為310年。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.采用先進的檔案存儲設(shè)備，如密集架、光盤庫、磁帶庫等，提高檔案存儲效率。3.對電子檔案進行定期備份，存儲于不同介質(zhì)和地點，并建立異地容災(zāi)備份機制。4.建立檔案出入庫登記制度，嚴格檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為銀行內(nèi)部各部門提供業(yè)務(wù)參考、決策支持等服務(wù)。2.滿足外部監(jiān)管機構(gòu)、審計部門等對檔案資料的查閱需求。3.在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，為司法機關(guān)、客戶等提供檔案查詢服務(wù)。（二）借閱流程1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外部機構(gòu)查閱檔案，應(yīng)出具正式函件，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案室對借閱申請進行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放檔案，并登記借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及銀行商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得對外提供。2.檔案原件一般不得外借，確需外借的，應(yīng)經(jīng)嚴格審批，并采取必要的保護措施。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照監(jiān)管要求，及時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）編研工作1.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.對重要業(yè)務(wù)檔案進行專題研究，形成研究報告，為銀行發(fā)展提供參考。3.利用檔案信息資源，開發(fā)具有銀行特色的文化產(chǎn)品，提升銀行形象。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已過保管期限且確無保存價值的檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4