退役軍人檔案制度一、總則（一）目的為了加強退役軍人檔案管理，維護退役軍人合法權(quán)益，確保退役軍人檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收、保管、查閱、利用退役軍人檔案的各項活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于退役軍人檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證退役軍人檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映退役軍人的服役經(jīng)歷、獎懲情況等信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保退役軍人檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用效率，為退役軍人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案接收（一）接收主體本公司/組織負(fù)責(zé)接收退役軍人移交的檔案，接收范圍包括退役軍人在服役期間形成的各類檔案材料。（二）接收要求1.退役軍人應(yīng)按照規(guī)定的時間和程序，將檔案移交至本公司/組織。移交時，需填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時通知退役軍人補充或更正。3.接收人員應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案內(nèi)容與移交清單一致。核對無誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。（三）檔案整理1.接收后的退役軍人檔案應(yīng)及時進行整理。整理工作包括對檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等。2.按照檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為入伍材料、服役材料、退役材料等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細(xì)分，如入伍材料可分為應(yīng)征公民入伍登記表、政治審查表等。3.對檔案材料進行排序，確保同一類別的材料按照時間順序排列。編目工作應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。4.裝訂檔案時，應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。三、檔案保管（一）保管場所1.本公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲鼠、防盜等設(shè)施，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等順序進行存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的接收、整理、保管、查閱、利用等情況。定期對檔案保管情況進行檢查，確保檔案安全。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點。定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案保管場所。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案保管業(yè)務(wù)，掌握檔案安全知識，確保檔案保管工作規(guī)范有序。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對退役軍人檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.對于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，報經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。四、檔案查閱（一）查閱主體1.退役軍人本人有權(quán)查閱自己的檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.因工作需要，本公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門及人員可按照規(guī)定查閱退役軍人檔案。查閱時，需經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案查閱審批表。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱退役軍人檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）查閱要求1.檔案查閱應(yīng)在指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄檔案查閱的時間、地點、查閱人員、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.檔案查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。五、檔案利用（一）利用范圍1.退役軍人檔案可用于為退役軍人提供政策咨詢、權(quán)益保障等服務(wù)。2.根據(jù)退役軍人的需求，檔案信息可用于就業(yè)推薦、職業(yè)培訓(xùn)、學(xué)歷教育等方面的參考。3.在符合法律法規(guī)和政策規(guī)定的前提下，檔案信息可用于相關(guān)部門開展退役軍人統(tǒng)計、分析等工作。（二）利用方式1.本公司/組織應(yīng)積極拓展退役軍人檔案利用渠道，通過舉辦政策解讀會、就業(yè)招聘會等活動，為退役軍人提供檔案利用服務(wù)。2.利用檔案信息為退役軍人出具相關(guān)證明材料時，應(yīng)確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的格式和程序進行出具。（三）利用監(jiān)督1.加強對退役軍人檔案利用工作的監(jiān)督，確保檔案利用符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，保護退役軍人的合法權(quán)益。2.定期對檔案利用情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在問題，不斷提高檔案利用工作水平。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立退役軍人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為退役軍人提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入編輯、查詢統(tǒng)計、借閱管理、安全保密等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。3.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，便于長期保存和查閱利用。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案信息化數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的有效性。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書，具備較強的責(zé)任心和保密意識。（二）檔案管理人員主要職責(zé)1.負(fù)責(zé)退役軍人檔案的接收、整理、保管、查閱、利用等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出處理建議。3.